V današnjem hitrem poslovnem okolju se organizacije soočajo z izzivom upravljanja ogromne količine informacij in dokumentov. Ročno ravnanje z dokumenti, neučinkoviti delovni tokovi in nepovezani viri informacij ovirajo produktivnost in preprečujejo poslovno rast. Pri reševanju teh izzivov se vse več podjetij opira na sisteme za upravljanje dokumentih procesov, s katerimi poenostavijo, digitalizirajo in avtomatizirajo delovne postopke in posledično povečajo učinkovitost.

Poglejmo si ključne prednosti in zmožnosti procesnega dokumentnega sistema, kot je denimo e-GenDoc, ter kako lahko z njim ustvarite preskok v produktivnosti vaše organizacije.

   1. Racionalizacija shranjevanja in iskanja dokumentov

e-GenDoc služi kot centralizirano skladišče za vse vrste dokumentov, s čimer odpravlja potrebo po fizičnih fasciklih, arhivskih omarah in številnih lokalnih kopijah dokumentov. Enako kot za papirne velja tudi za digitalne dokumente, ki jih zdaj hranite v mapah na skupnih diskih, v sistemih e-pošte in za deljenje datotek, v spletnih portalih ali v računalnikih posameznih zaposlenih. Ste vedeli, da se v povprečnem slovenskem srednje velikem podjetju posamezen dokument bodisi v papirni bodisi v digitalni obliki nahaja tudi v nekaj deset kopijah? V tem procesnem dokumentnem sistemu pa je vsak dokument shranjen samo enkrat. Dokumente iščete po različnih podatkih ter do njih hitro dostopate neposredno iz delovnega postopka, ki ga izvajate. Ne glede na to, ali gre za pogodbe, račune ali projektno dokumentacijo, e-GenDoc zagotavlja, da so dokumenti organizirani, varno shranjeni in enostavno dostopni – celo preko mobilnega telefona! Zaposleni za iskanje in manipulacijo z dokumenti porabijo minimalno časa in se lahko osredotočijo na naloge z večjo dodano vrednostjo.

2. Učinkovito sodelovanje in avtomatizacija delovnih tokov

Procesni dokumentni sistem olajša sodelovanje med člani ekipe, ki se nahajajo na različnih lokacijah, morda celo v različnih državah. S tem sistemom lahko več uporabnikov naenkrat dostopa do dokumentov, dodaja podatke in komentarje, kar odpravlja potrebo po okornih izmenjavah po e-pošti. V primeru, da gre za dokumente, ki se spreminjajo skozi proces, zagotavlja tudi vodenje različic in popolno revizijsko sled. Poleg tega e-GenDoc omogoča avtomatizacijo delovnih tokov z opredelitvijo postopkov usmerjanja in odobritve dokumentov. S tem se ne samo prihrani čas, temveč tudi zagotovi, da dokumenti sledijo ustreznim korakom pregleda in odobritve. To dodatno poveča učinkovitost in zmanjša število napak, hkrati pa izboljša usklajenost postopkov s sistematizacijo delovnih mest.

 3. Izboljšana varnost dokumentov

e-GenDoc zagotavlja napredne varnostne funkcije, kot so nadzor in omejevanje dostopa glede na organizacijsko varnostno shemo. Hkrati omogoča uvedbo močnejših varnostnih ukrepov, kot so več nivojsko overjanje uporabnikov, šifriranje podatkov ter zaklepanje podatkov revizijske sledi. Dostop je mogoče omejiti na pooblaščene osebe, dovoljenja pa podrobno razdeliti na podlagi vlog oziroma pravic in odgovornosti. Poleg tega ohranja podrobno revizijsko sled dejavnostim v povezavi z dokumenti, vključno s tem, kdo je dostopal do dokumenta in kaj je z njim počel. Hkrati sledi spremembam pri pooblastilih, kar preprečuje obhajanje organizacijskih pravil. Ker lahko sistem postavite ločeno od drugih informacijskih rešitev v podjetju ali celo v oblaku, zmanjšate možnost napada z izsiljevalskimi virusi ter s tem odtekanja in izgube občutljivih podatkov.

4. Nadzor različic in zgodovina dokumentov

Zaposleni pogosto ne vedo, katera je zadnja različica dokumenta – na primer organizacijskega predpisa ali osnutka prodajne pogodbe. e-GenDoc reši tudi to dilemo. Sistem samodejno sledi različicam dokumentov in jih upravlja, s čimer zagotavlja, da je najnovejša različica vedno dostopna pravim osebam. Uporabniki se lahko sklicujejo na prejšnje različice in si ogledajo zgodovino revizij dokumenta, kar omogoča boljše sodelovanje in zmanjšuje zmedo, ki jo povzroča več različic dokumentov. Ta funkcija zagotavlja, da vsi delajo z najnovejšimi informacijami, kar preprečuje napake in neskladja.

 5. Izboljšana skladnost s predpisi

e-GenDoc pomaga doseči skladnost z zakonodajo z izvajanjem ukrepov za nadzor dokumentov, zagotavljanjem upoštevanja pravilnikov o hrambi in uničevanju dokumentov ter z zagotavljanjem celovite revizijske sledi. Poleg tega že ima vgrajeno podporo za upravljanje dokumentov z osebnimi podatki po GDPR. Zahteve za skladnost je mogoče avtomatizirati v samem jedru sistema, kar zmanjšuje tveganje neskladnosti in morebitnih kazni. Tako lahko organizacije v primeru poslovnih revizij ali inšpekcijskih pregledov zlahka dokažejo upoštevanje zakonskih zahtev in standardov.

6. Mobilni dostop in delo na daljavo

Procesni dokumentni sistem podpira varno oddaljeno delo in vključuje zaposlene samo takrat, ko je to res potrebno. Poleg tega ponuja prilagojene mobilne rešitve, ki zaposlenim omogočajo zaščiten dostop, pregledovanje in sodelovanje pri obdelavi dokumentov s pametnimi telefoni ali tabličnimi računalniki. To omogoča delavcem na daljavo, prodajnim ekipam, vodjem pri delu izven pisarn ali na poslovnih poteh, da ostanejo povezani in produktivni, tudi ko niso za svojo delovno mizo. Mobilni dostop zagotavlja, da imajo zaposleni takojšen dostop do ključnih dokumentov, kar olajša sprejemanje odločitev in izboljša splošno produktivnost, saj se procesi zaradi odsotnosti sodelavcev z delovnega mesta ne ustavijo.

 7. Integracija je temelj digitalizacije

Digitalna transformacija poslovanja je možna samo ob tesnem povezovanju različnih virov podatkov, dokumentov in postopkov v enovite digitalne poslovne procese. E-GenDoc se brez težav integrira z večino standardnih poslovnih informacijskih sistemov, vključno s SAP, Microsoft ter Infor/Baan, kakor tudi z različnimi lokalnimi informacijskimi sistemi, s storitvami elektronske izmenjave ter različnimi komunikacijskimi rešitvami. Integracija zagotavlja enostavno pridobivanje dokumentov neposredno iz virov ter istočasno prenašanje obdelanih dokumentov oziroma podatkov v nadaljnje postopke. Poleg tega lahko uporabniki do dokumentov dostopajo neposredno iz drugih rešitev, na primer do slik računa neposredno iz glavne knjige ali do prodajne pogodbe iz sistema CRM.

Kaj smo se naučili

V dobi, ko je preobremenjenost z informacijami stalnica, je uvedba procesnega dokumentnega sistema bistvenega pomena za podjetja, ki želijo ostati konkurenčna. Z racionalizacijo shranjevanja in iskanja dokumentov, izboljšanjem sodelovanja in avtomatizacijo delovnih procesov ter z zagotavljanjem varnosti dokumentov in omogočanjem mobilnega dostopa e-GenDoc organizacijam omogoča, da optimizirajo svoje procese upravljanja dokumentov in povečajo produktivnost. S funkcijami, kot so nadzor različic, podpora skladnosti z zakonodajo in brezhibna integracija z obstoječimi sistemi, e-GenDoc ponuja celovito rešitev za potrebe upravljanja dokumentov. Uvedba tega sistema pomeni zmanjšanje ročnih opravil, odpravo nepovezanih virov podatkov in ročnega prepisovanja podatkov ter spodbujanje učinkovitega sodelovanja. Vse to vodi k večji produktivnosti ter poenostavljenemu in agilnemu poslovnemu okolju.

Želite narediti korak naprej? Izkoristite moč informacijske rešitve e-GenDoc in dvignite produktivnost svoje organizacije. Vas zanima, kako lahko konkretno izboljšamo vaše poslovanje?

Kontaktirajte nas!