Tekoče delovanje poslovnih procesov je neposredno povezano z učinkovitostjo upravljanja s sredstvi in storitvami.

Storitve so v organizacijah ena najbolj informacijsko podhranjenih dejavnosti, čeprav v veliki meri odločajo o učinkovitosti poslovanja. Zakaj? Glede na to, da je poslovanje postalo odvisno od delovanja informacijksega sistema so recimo storitve informacijske podpore ključne za nemoteno izvajanje poslovnih procesov. In to ne glede na to, ali gre za delovanje strežnika, omrežja osebnega računalnika, določenega računalniškega progama oziroma storitve ali naprav, kot so tiskalniki, optični čitalniki, registratorji delovnega časa, kontrolniki pristopa, varnostni sistemi… Da ne govorimo o informacijsko-komunikacijski tehnologiji, ki je potrebna za delovanje proizvodnje. Na drugi strani so za delovanje osnovne dejavnosti ključne storitve vzdrževanja, ki odločajo o razpoložljivosti strojev in naprav ter s tem o skupni učinkovitosti proizvodnje. Seveda je ob tem še cel kup storitev, ki vplivajo na delo, od električne in toplotne energije ter hlajenja, do razsvetljave in vode.

Povečajte kakovost storitev

Pravzaprav vsako sredstvo, ki ga organizacija uporablja, zahteva čim boljšo raven oskrbe, da lahko zagotavlja tisto kakovost, ki jo potrebujejo njegovi uporabniki. Obvladovanje storitvenih zahtevkov je prvi korak k pametnemu upravljanju s sredstvi in storitvami. Procesni dokumentni sistem, kot je e-GenDoc je izredno učinkovita rešitev, predvsem zaradi enostavnosti in prilagodljivosti, saj po eni strani ne zahteva vnašanja velike količine podatkov, po drugi strani pa ponuja popoln pregled nad izvajanjem storitvenih zahtevkov na ravni celotnega podjetja, ne glede na to, ali jih izvajajo notranje ali zunanje ekipe.

Poglejmo si nekaj prednosti in koristi upravljanja s storitvenimi zahtevki v procesnem dokumentnem sistemu e-GenDoc. Ta storitvam namenja več modulov, glavni pa je e-Podpora, ki skupaj s šifrantov sredstev in lokacij ter organizacijsko shemo sestavlja osnovno podporo za spremljanje storitvenih zahtevkov:

– enostaven vnos storitvenega zahtevka prek spletne aplikacije od kjer koli in kadar koli;
– dodajanje fotografij, zapisnikov in drugih dokumentov;
– delotok obravnave zahtevka glede na shemo pooblastil in odgovornosti;
– spremljanje izvajanja zahtevka (po fazah izvedbe, vsebinsko, kronološko, po izvajalcu …);
– obveščanje uporabnika o rešitvi zahtevka;
– hitro iskanje po vsebini (baza znanja);
– enostavna priprav pregledov in poročil;
– vpogled v zgodovino reševanja zahtevkov po različnih kriterijih;
– spremljanje zgodovine aktivnosti v povezavi s posameznim sredstvom;
– revizijska sledljivost zapisom in dokumentom;
– povezava zahtevkov in sredstev s pogodbami, naročilnicami, računi ter drugimi dokumenti v sistemu e-GenDoc.

Poslovna vrednost vpogleda v izvajanje storitev

Pregled nad časom, kakovostjo in stroški izvedbe storitev vodjem posameznim tehničnih področjih ter poslovodstvu zagotavlja informacije za odločanje tako o izvajalcih kot o lastništvu sredstev ter novih naložbah. Poleg tega, da se vzpostavi spremljanje izvajanja storitvenih zahtevkov, kar prispeva k hitrejšemu in boljšemu reševanju, e-GenDoc prispeva tudi k izboljšanju dobičkonosnosti sredstev oziroma k optimizaciji stroškov lastništva. To pa pomeni, da se z upravljanjem storitvenih zahtevkov ne poveča samo produktivnost ampak da se hkrati zniža tudi stroške. Pod črto, gre za enostaven korak ki ima velik vpliv na poslovno uspešnost.

Za več informacij ali dogovor o brezplačni predstavitvi pišite na: prodaja@genis.si.