Ste vedeli, da recimo kar 46 odstotkov zaposlenih meni, da je iskanje dokumentov dolgotrajno in težavno ter da 25 odstotkov slabo vloženih dokumentov ne bo najdenih nikoli?

Vsi se srečujemo s težavami pri administrativnih nalogah, kot je delo z dokumenti. Iskanje, shranjevanje, razvrščanje, prepošiljanje, preverjanje pri sodelavcih pa spet iskanje … Največkrat gre za opravila, ki nimajo posebne dodane vrednosti, ampak nas spravljajo v obup, ker porabljajo naš čas in energijo. Eno takih opravil je na primer razvrščanje in shranjevanje dokumentov, ki nastajajo pri poslovanju.

Pomanjkljivo urejena dokumentacija v podjetjih ustvarja velike probleme. Zaradi težav z dokumenti podjetja izgubijo do 21 odstotkov dnevne produktivnosti in kar 85 odstotkov zaposlenih je v stresu zaradi težav s pisarniškimi datotekami. Še večjo obremenitev sodelavcem ustvarjajo napake oziroma slabo opravljeno delo. Zaposleni namreč več kot 40 odstotkov dokumentov neustrezno označijo in napačno shranijo! Posledica je nenehno iskanje dokumentacije, ki predstavlja v povprečju do 30 odstotkov delovnega časa zaposlenih v pisarnah.

Tako rekoč vsakodnevno prihaja do številnih napak, zamud, izgub in slabe klime v kolektivu. In posledično se verjetno tudi v vašem kolektivu že srečujete s preobremenjenostjo, stresom, izgorelostjo, absentizmom in odhajanjem najboljših zaposlenih.

Prelepo, da bi bilo res?

Vsi vemo, da je izboljšanje učinkovitosti najbolj poceni in hkrati najhitrejša rešitev, ko gre za preobremenjenost in z njo povezane težave zaposlenih in kolektiva. Vendar slednje običajno zahteva spremembe v načinu dela, kar predstavlja zaposlenim velikokrat samo še dodaten stres. Kako torej uvesti spremembe, ki bi jih zaposleni vzeli za svoje z odprtimi rokami?

Zaposleni potrebujejo rešitev, ki bi jim sprostila čas, hkrati pa ne bi predstavljala bistvenih sprememb pri njihovem delu. To se sliši kar nemogoče, kaj ne? Vendar je možno. Uporaba orodij umetne inteligence namreč omogoča, da določena rutinska opravila prevzame stroj. V Genisu in Agendi so za pomoč pri obvladovanju dokumentacije razvili umetnointeligenčno rešitev Business Buddy. Gre za pravega poslovnega prijatelja, ki namesto človeka poskrbi, da so dokumenti vedno shranjeni na pravo mesto in opremljeni s pravimi podatki. Poleg tega ima vgrajen enostaven dokumentni sistem, ki organizacijam omogoča rešitev problemov s shranjevanjem, razdeljevanjem, iskanjem in uporabo dokumentov.

Kako Business Buddy prispeva k urejenosti poslovne dokumentacije?

Business Buddy je pameten sistem za prepoznavanje in urejanje dokumentov, ki z uporabo umetne inteligence avtomatizira opravila, ki jih sedaj z odporom in vsakodnevno izvajajo zaposleni. Poglejmo si, kako pridobite popolnoma urejene dokumente ter informacije na pravih mestih. In to res enostavno.

1. Osrednji zajem in razvrščanje dohodnih dokumentov. V Business Buddy naložite ali usmerite različne vire dokumentov, od e-pošte do elektronske izmenjave in skeniranja. Umetnointeligenčni stroj dokumente ne glede na vrsto datoteke obdela, prepozna, izlušči ustrezne podatke ter dokument shrani na ustrezno mesto. To je lahko vdelan dokumentni sistem, mapa na trdem disku v lokalnem omrežju in poslovne aplikacije, vključno s storitvami v oblaku.

2. Razvrščanje dokumentov, ki nastajajo pri poslovanju. Zaposleni lahko svoje dokumente shranjujejo samo še na eno mesto – v Business Buddy. Ta bo poskrbel, da bodo dokumenti pravilno razvrščeni glede na poslovna pravila oziroma klasifikacijski načrt, ne glede na to, ali se morajo shraniti na lokalni disk, na omrežni disk v skupni rabi, v dokumentni sistem ali v katero koli drugo aplikacijo, kot so sistemi ERP, CRM, HRM in ostali.

3. Razvrščanje dokumentov v oblaku. V oblačnih storitvah za deljenje vsebin običajno vlada precejšnja zmeda. Razlog je v tem, da tem storitvam primanjkuje zmožnosti za razvrščanje dokumentov glede na opisne podatke. Po drugi strani zaposleni niso kaj prida disciplinirani glede shranjevanja. Tako postajajo storitve, kot so OneDrive ali Teams bolj nekakšno odlagališče dokumentov, kjer je vsak uporabnik prepuščen svoji iznajdljivosti. Business Buddy uredi tudi še tako razmetano oblačno podstrešje. Poleg tega vsebino sproti pospravlja, kar pomeni, da uporabnikom zagotavlja ohranjanje vse udobnosti oblačnih storitev za skupinsko delo.

4. Razdeljevanje dokumentov. Na Business Buddy se lahko zanesete tudi, da bo dokumente dostavil ne samo na pravo mesto, ampak tudi pravemu uporabniku. To je ena od osnov urejenosti. Storitev z uporabo vgrajene dokumentne shrambe in sistema obveščanja vaše zaposlene samodejno opomni na nove dokumente. Dokumenti so pri tem shranjeni glede na njihove lastnosti. Uporabniki do svojih dokumentov hitro dostopajo, tudi če nimajo namenskih rešitev za upravljanje z dokumenti.

Najbolj prijazen poslovni pomočnik

Business Buddy je robot. Zato vedno enako dobro opravi svojo nalogo. Še več, z vsakim novim dokumentom se uči in izboljšuje. In prav to potrebujemo pri izvajanju rutinskih opravil pri poslovanju, kjer stremimo k čim manjšim postopkovnim napakam.

Marsikdo pri omembi orodij umetne inteligence sicer še vedno dvigne obrv. Vendar je ta storitev dober primer, kako vašim zaposlenim naredite uslugo in jih razbremenite opravil, ki jih ne marajo. V isti sapi jim zagotovite, da dokumente tudi hitro najdejo. Tako jim priskrbite delovno okolje, ki podpira njihovo ustvarjalnost in produktivnost ter prispeva k izboljšanju delovne klime.