Povezovanje z ostalimi procesnimi rešitvami (e-Pisarna®,...)

Prejem računov

V e-Predalu se zbirajo naslednje vrste dokumentov: – strukturirani račun (e-Slog/XML) vsebuje podatke o računu, ki se presenejo na vnos, – nestrukturirani (PDF/TIF) elektronski račun prihrani čas s skeniranjem, saj je slika računa že v elektronski obliki, – paketno skeniranje papirnih računov z uporabo barkod omogoča skeniranje večjega števila papirnih računov naenkrat

Vnos glavnih podatkov

Zajema se od stroškovnih mest, povezave na pogodbo/naročilo do nivoja posameznega konta. Za ponavljajoče račune je omogočen hitri vnos istih podatkov, ki so odvisni ali vezani na posamezno organizacijo enoto.

Odobravanje (likvidacija) računa

Rešitev e-Računi združuje dva načina obvladovanja postopka odobravanja prejetih računov.

1. Statični delovni tokovi

Rešitev omogoča uporabniško nastavljanje delovnih tokov za posamezne skupine računov z vnaprej določenimi fazami postopka, uporabniškimi skupinami ter posameznimi pregledovalci in podpisniki. Z uporabo enostavnega konfiguratorja delovnega toka skrbniki procesov preprosto in povsem brez znanja programiranja ustvarjajo nove delovne tokove za posamezne skupine računov, jih optimizirajo, usklajujejo s spremembami ter izklapljajo oziroma arhivirajo po prenehanju uporabe. Konfigurator omogoča oblikovanje enostavnih in kompleksnih delovnih tokov, glede na specifične potrebe organizacije. Vse dejavnosti v povezavi z upravljanjem delovnih tokov so revizijsko sledljive, kar vzpostavlja visoko raven varnosti informacij in nadzora ter poenostavlja skladnost.

2. Dinamični delovni tokovi

Proces odobravanja računov se izvaja na osnovi pooblastil in odgovornosti v osrednji varnostno-organizacijski shemi. Modul e-OrgShema omogoča dodeljevanje podpisnikov in pregledovalcev glede na podjetje (pri več podjetniški uporabi), glede na organizacijsko enoto, vrsto stroška in tip računa, vključno z nastavljanjem nivojev in omejitvami zneskov za podpisovanje. Pri tem je možno, da ima en uporabnik več vlog, kar povečuje varnost in zaupnost podatkov, predvsem v več podjetniških okoljih. Delovni tok se samodejno ustvari glede na podatke na računu ter pravila v e-OrgShemi, uporabniki pa lahko dostopajo le do dokumentov in podatkov, za katere imajo ustrezne pravice. Podprt je tudi scenarij za hitro odobravanje računov, brez usmerjanja računov v postopke oddelčnega potrjevanja, ter hitro opremljanje računov z meta podatki na osnovi predlog. V obeh načinih je na vsaki stopnji potrjevanja možno dodajati priloge in opombe, izvesti zavrnitev ter poslati račun v pregled dodatnim osebam. Podpisovalci lahko pregledane račune tudi paketno odobrijo.

Pregled Moji računi

Poseben pregled »Moji računi« je namenjen lažjemu pregledu računov uporabnikom v  vlogi pregledovalca in podpisnika.

Pregledi nad računi

Pri pregledih je možna nastavitev individualnih pregledov za vsakega uporabnika, dodajanje dodatnih pregledov glede na različne podatke računa ter izvoz v PDF ali Excel obliko za nadaljnjo obravnavo.

Obveščanje posameznikov

V kolikor je potrebno, se lahko obveščanje za posamezen račun sproži takoj ali pa se poveča intenzivnost obveščanja o prejetih računih na večkrat dnevno (v času zaključevanja mesečnih poročil).

Pooblastila posameznikov

V posebnem modulu e-OrgShema so možne različne nastavitve odobravanja v skladu z limiti podpisovanja, vrstami stroškov, stroškovnih mest, več organizacijskih enot ter nivojev odobravanja.

Integracija z ERP sistemom

Integracija vedno poteka dvosmerno in zajema črpanje šifrantov, začetni prenos glave računa, prenos podatkov odobritve, knjiženja in spremembe statusov. Iz ERP pa uporabniki lahko pregledujejo sliko računa.

Informacijska varnost

e-OrgShema je eden od glavnih gradnikov sistema e- GenDoc, kjer so zapisani vsi uporabniki s svojimi pravicami in pooblastili ter dodatne kontrole in zapisi z vidika GDPR-ja, kjer je zagotovljeno beleženje kronologije dostopov. V izogib nepotrebnih napak so med izvajanjem odobravanja omogočene tudi formalne in logične kontrole.

Nadomeščanje

Z določitvijo nadomeščanca, bo sistem sam preusmeril prejeti račun k njemu ter mu za čas nadomeščanja omogočil pregledovanje in odobravanje. Po koncu nadomeščanja bo uporabnik prejel obvestilo o aktivnostih, ki so se izvajale v njegovi odsotnosti.

Mobilni dostop

Modul omogoča pregled in izvajanje vseh glavnih akcijskih gumbov pregledovalcev in podpisnikov (potrjevanje, pošiljanje, vračanje, zavrnitev ter vpis opomb) ter pogled slike računa in porazdelitev.