Informacijska rešitev e-PotniNalogi poveča preglednost službenih poti in zniža stroške vodenja, obračunavanja ter knjiženja potnih nalogov.

Uporabniki

Rešitev je namenjena vsem zaposlenim v organizaciji za spremljanje stroškov ter dokumentacije za službene poti. Na enem mestu hrani vse obračunske podatke in dokumente, kar zmanjša število napak in nepravilnosti pri službenih poteh. Z vgrajenim postopkom odobravanja službenih poti organizacije, si organizacije zagotovijo nadzor nad upravičenostjo službenih poti, kar jim omogoča dodatno znižanje stroškov poslovanja.

Glavne funkcionalnosti

Celovita obravnava potnih nalogov

Uporabnikom omogoča napoved službene poti, elektronsko potrjevanje ter poročanje na enem mestu.

Elektronska distribucija in odobravanje

Po pripravljenem vnosnem obrazcu potnega naloga potrjevanje poteka elektronsko po vnaprej določenih pravilih oz. po dogovoru.

Enostavno iskanje ter pregledovanje

Uporabnikom se omogoča iskanje po vseh meta podatkih potnega naloga.

Knjiženje akontacije/obračuna stroškov

V primeru potrebe se pripravi integracija z ERP zalednim sistemom, ki skupaj z reštvijo tvorita celoto s knjiženjem, da se postopki poenostavijo.

Priprava in izdelava dokumentov

Rešitev omogoča pripravo in izdelavo dokumentov, ki so povezani s postopkom obdelave predračuna potnega naloga in postopkom obračuna potnega naloga.

Povezovanje z ostalimi rešitvami (e-Pisarna® in e-Računi®,...)

Rešitev se povezuje z e-Pisarno z možnostjo povezovanja dokumentov na potni nalog ter z e-Računi, kjer se prejeti računi dodelijo na potni nalog (primer računa za letalsko karto).

Pregled potnih nalogov

Pregledi so možni po različnih kriterijih (interna številka, dobavitelji, datumi, …) ter statusih računov (vnos, obravnava, zavrnitve, …).

Obveščanje

Obveščanje o potnem nalogu za potrditev se vrši preko obstoječega poštnega strežnika. Uporabnik prejme povezavo do potnega naloga, ki ga vodi v rešitev.

Informacijska varnost

Varnost je zagotovljena preko enotne prijave s povezavo na AD sistem in varnostne sheme e-OrgShema.

Nadomeščanje

Za vsakega uporabnika je omogočen modul nadomeščanja, ki se ga lahko uporabi na dan odsotnosti ali napove vnaprej.

Mobilni dostop

Z uporabo platforme mGenDoc ima rešitev e-PotniNalogi za uporabnike pripravljen samostojni modul mPotniNalogi.

Integracije z zalednimi sistemi

Enovit poslovni ekosistem

Integracija z zalednimi sistemi poteka preko spletnih servisov ali izmenjevalnih tabel. Pri tem se črpajo šifranti za uporabo rešitve, uporabniki zapisani v aktivnem imeniku (AD) ter po potrebi integracija z zalednim sistemom, ki omogoča dvosmerno komunikacijo in pošiljanje podatkov za potrebe knjiženja potnih nalogov.