Celovito upravljanje življenjskega cikla pogodb od osnutka do arhiviranja. Popolna rešitev za digitalizacijo pogodbenih procesov, ki se začne s pripravo osnutka in zaključi z arhiviranjem pogodbe po preteku veljavnosti – vključno z notranjim in zunanjim usklajevanjem, potrjevanjem, podpisovanjem in spremljanjem realizacije.

Uporabniki

Procesni modul e-Pogodbe prinaša odprto zasnovo za digitalizacijo delovnih postopkov in spremljanje vseh vrst pogodb za organizacije vseh velikosti in dejavnosti. Pravnim službam, odgovornim za pogodbe v različnih poslovnih funkcijah in odločevalcem omogoča popoln pregled nad pogodbenim portfeljem v vsaki fazi pogodbe – v skladu z njihovimi pooblastili. Modul poenostavlja vodenje, saj so uporabniki v različnih fazah pogodbe, od priprave osnutka, usklajevanja in podpisovanja do uporabe pri poslovanju, samodejno obveščeni o vseh spremembah in opravilih, ki so jim dodeljena. Prav tako so o vsem dogajanju v povezavi s pogodbami in aneksi obveščeni njihovi vsebinski in tehnični skrbniki ter podpisniki. Uporabniki na različnih ravneh in poslovnih področjih imajo takojšen vpogled v pogodbene dokumente in stanje posamezne pogodbe oziroma aneksa, od njene vrednosti do poslovnih pogojev in veljavnosti.

Glavne funkcionalnosti

Vsi delovni postopki na enem mestu

Ključna prednost modula e-Pogodbe je digitalna izvedba celotnega procesa od upravljanja predlog in priprave novih pogodb do usklajevanja, podpisovanja in uporabe pogodb ter na koncu arhiviranja preteklih pogodb.

Prilagodljivi delovni tokovi

Z modulom e-Pogodbe samostojno vzpostavitve prilagojene delovne tokove priprave pogodb brez potrebe po programiranju. Delovne tokove lahko poljubno spreminjate glede na spremembe v organizaciji.

Popolna preglednost priprave

Vse uporabniške aktivnosti, od priprave osnutka do podpisovanja in hrambe so revizijsko sledljive. Hkrati so sledljive tudi vse spremembe predlog pogodb in samih delovnih tokov, kar zagotavlja popolno transparentnost in skladnost.

Obravnava in potrjevanje pogodb

Naloge za posamezno fazo delovnega toka lahko določite poimensko, glede na poslovne vloge ali skupinsko. Tudi samo potrjevanje oziroma podpisovanje lahko poteka na več načinov, na primer zaporedno ali vzporedno.

Integracija z Microsoft Office

Osnutek pogodbe enostavno odprete in urejate v Wordu, pri čemer se vse spremembe samodejno shranijo. Poleg upravljanja različic lahko s pomočjo Worda pregledujete spremembe dokumentov ter preverjate razlike med posameznimi verzijami.

Digitalno podpisovanje

Popolno digitalizacijo upravljanja pogodb zagotavlja več možnosti za digitalno podpisovanje, od podpisovanja z digitalnimi certifikati v računalniku do storitev oddaljenega podpisovanja, ki se lahko izvaja tudi mobilno.

Zajem pogodbenih dokumentov

Modul e-Pogodbe omogoča enostaven zajem vseh pogodb, ne glede na to, kako pridejo v podjetje, na primer po navadni ali e-pošti, iz storitev za oddaljeno podpisovanje ali pa jih preprosto prenesete iz poljubnega spletnega mesta in naložite z diska.

Pošiljanje pogodb

Pogodbene dokumente partnerjem enostavno razpošljete po e-pošti. Elektronsko lahko razpošljete pogodbe več partnerjem naenkrat in nato na enem mestu spremljate odzive – takšna poenostavitev je še posebej aktualna za pošiljanje in podpisovanje aneksov ob spremembah pogodb.

Osrednji register pogodb in aneksov

Vzpostavite sistem varne osrednje hrambe vseh pogodbenih dokumentov, vključno z aneksi in finančnimi zavarovanji. V e-Pogodbah dostopate do veljavne pogodbe oziroma aneksov kot tudi do arhiva pretečenih pogodb in pripadajočih aneksov.

Zaupnost in varnost

Uporabniki do pogodb dostopajo v skladu s krovno varnostno organizacijsko shemo, glede na posamezna pooblastila in odgovornosti ter shemo SPV (skupina, področje, vrsta). Vse aktivnosti so sledljive, kar zmanjšuje tveganja za kršitve varnosti in zaupnosti.

Upravljanje s pogodbami

Modul e-Pogodbe samodejno obvešča uporabnike o nalogah, ki so jim dodeljene za posamezno pogodbo. Prav tako odgovorne za pogodbe obvešča o pomembnih mejnikih, recimo pred iztekom pogodbe ali o finančnem stanju.

Povezovanje z drugimi dokumenti

Vaše pogodbe lahko standardno povežete s prejetimi računi in nabavnimi naročili (e-Računi in e-Naročila) ter z izdanimi računi (i-Računi). Lahko pa jih poveže tudi z drugimi dokumenti v modulu e-Pisarna za vhodno-izhodno pošto ter interne dokumente.

Integracije z zalednimi sistemi

Enovit poslovni ekosistem

Integracija z zalednimi sistemi poteka preko spletnih servisov ali izmenjevalnih tabel. Pri rešitvi e-Pogodbe se črpajo šifranti za uporabo rešitve kot so dobavitelji in kupci ter uporabniki zapisani v aktivnem imeniku (AD). Ostale integracije se izvedejo na podlagi vnaprej dogovorjenih elementov projekta uvedbe.