V procesnem dokumentnem sistemu so podjetjem na voljo številne informacije, ki so odločevalcem na vseh ravneh v pomoč pri spremljanju poslovanja v realnem času, in to še preden jih zaznajo osrednji poslovni informacijski sistemi.

Podjetja pospešeno vlagajo v različne vrste informacijskih rešitev, s katerimi merijo svojo uspešnost in prikazujejo stanje poslovanja. Seveda gre največkrat za rešitve, ki temeljijo na zgodovinskih podatkih. Z uvajanjem napovedne analitike sicer lahko odstrejo zastore prihodnosti, vendar je prehod od uspešne preteklosti v svetlo prihodnost odvisen od trenutnega izvajanja poslovnih procesov in delovnih postopkov.

Večina optimizacije poslovanja se ne skriva samo v zmanjševanju porabe ključnih virov, ampak v postopnem izboljšanju vseh gradnikov poslovanja. Vse te gradnike pa povezujejo delovni postopki. Podjetja vseh velikosti in dejavnosti odkrivajo, da je pravzaprav od njih najbolj odvisno, kako bodo izkoristili svoje vire, kot so čas, denar, ljudje in tehnologija.

Zakaj so pomembni urejeni in pregledni delovni postopki?

V podjetjih je poleg osnovne dejavnosti še veliko drugih procesov in delovnih postopkov, brez katerih ta dejavnost ne bi mogla delovati. Poleg tega lahko ti procesi prispevajo k povečanju ali zmanjšanju dodane vrednosti, ki jo ustvarja podjetje.

Urejeni in pregledni delovni postopki, ki so podprti s procesnim dokumentnim sistemom, omogočajo vzpostavitev čim boljšega pretoka vrednosti in informacij skozi podjetje. Poleg tega ustvarjajo dodatne informacije za obvladovanje uspešnosti in neprestano optimizacijo na osnovi vpogleda v aktualno stanje poslovanja oziroma delovanja podjetja.

Podjetje lahko s procesnim dokumentnim sistemom za podporo delovnim postopkom pridobiva številne informacije, ki so odločevalcem v pomoč za spremljanje poslovanja v realnem času in za uporabo v napovednih analizah, še preden jih zaznajo osrednji poslovni informacijski sistemi. To pomeni, da lahko podjetje z zajemanjem podatkov neposredno iz delovnih procesov ustvari bolj zanesljivo sliko poslovanja ter tako hitreje in pravilneje ukrepa.

Slika poslovanja, ki je sistemi ERP in BI ne vidijo

Procesni dokumentni sistemi za razliko od transakcijskih podatkov vsebujejo delovne tokove. Gre torej za vsebino in dejavnosti, ki po zaključku dejavnosti privedejo do stanj, razvidnih v sistemih ERP in nato še v BI. Procesni dokumentni sistem, kot je Genis e-GenDoc s popolnoma digitaliziranimi delovnimi tokovi, podaja pregledno sliko vsakokratnega dogajanja. In več kot je vključenih delovnih postopkov, toliko bolj celovita je slika.

V sistemu e-GenDoc lahko podjetja spremljajo celotne sklope posameznih poslovnih dejavnosti oziroma funkcij, na primer dogajanje pri nabavi, spremljajo dejavnosti, ki vplivajo na finančni tok, obvladujejo obligacijska razmerja, obvladujejo organizacijo in izboljšave, spremljajo inovacijske procese in spremembe … Poleg tega zajemajo ogromno delovnih postopkov, od katerih je odvisno poslovanje v prihodnosti, od denimo obvladovanja projektov in poslov do podpore vodenju, kadrom, trženju, razvoju ter različnim drugim podpornim funkcijam. Na osnovi izvajanja dejavnosti različnih služb, oddelkov ter delovnih in projektnih skupin pa seveda procesov in delovnih postopkov, ki povezujejo različne deležnike, je procesni dokumentni sistem pravi zaklad informacij o zdravju, agilnosti in ustvarjalni sposobnosti podjetja.

Morda procesni sistem sam po sebi ne pokaže privlačnih grafov s prepričljivimi finančnimi vrednostmi. Vendar so velikokrat prav od njega odvisne nominalne vrednosti v poslovnih kazalnikih. In odkar procesni dokumentni sistemi osvajajo trg, se potrjuje, da najbolj uspešna podjetja s kazalniki v zelenem, odlikujejo prav urejeni in pregledni delovni postopki.