Vse kaže, da bomo že letos dobili nov zakon za obvezno pošiljanje in prejemanje elektronskih računov. Podjetja, ki želijo znižati stroške ter bolje obvladovati nabavni proces in finančni tok, že zdaj pospešeno prehajajo na elektronske račune.

Ministrstvo za finance Republike Slovenije bo predvidoma že pred pomladjo dalo v javno obravnavo drugi predlog »Zakona o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov«. Sprejetje zakona se tako pričakuje že poleti letos.

Obvezno prejemanje in pošiljanje elektronskih računov za veliko podjetij ne bo projekt, ki bi ga lahko izvedli čez noč. Kot kažejo informacije s trga jih je veliko na takšen način poslovanja popolnoma nepripravljenih! Ne gre namreč samo za problem, kako zajeti e-račune v poslovni informacijski sistem. Vprašanje je, kako boste še pred tem izvedli proces likvidacije in nato dolgoročno hrambo. Pa tudi, kako boste takšne eračune kompletirali z drugimi dokumenti. Veliko podjetij namreč še vedno hrani račune in povezano dokumentacijo v papirni obliki!

Prehod na eračune je torej v prvi vrsti gospodarna odločitev

Čeprav ne boste k prejemanju eračunov primorani že jutri, velja premisliti, ali ne bi s prehodom na prejemanje, izdajanje in upravljanje s prejetimi in izdanimi elektronskimi računi začeli čimprej. Kot ocenjujejo na Gospodarski zbornici Slovenije, samo stroški materiala, dela in pošte za papirne račune tudi za 80 odstotkov presegajo strošek digitalne verodostojne izdaje in posredovanja računa. Še večje izgube pa nastajajo na strani prejetih računov, kjer podjetja velikokrat prejemajo elektronske in papirne račune ter vodijo tako fizični kot elektronski arhiv prejetih računov.

Visoki prihranki oziroma izgube

Pri prejetih računih je strošek papirnega računa v primerjavi z elektronskim neprimerljivo višji, tako z vidika porabe časa kot denarja. Proces obdelave elektronskega računa ob prejemu je najmanj 90 odstotkov krajši od procesa prejema papirnega računa. Če pa je z elektronskim prejemom povezan še digitaliziran delovni tok potrjevanja računov, se k temu prihranku doda še najmanj 50 odstotkov krajši čas potrjevanja.

V praksi to pomeni, da je račun lahko potrjen že v nekaj urah po prejemu, namesto v nekaj dnevih ali celo tednih, kar ima izredno pozitiven učinek na vse procese, povezane z nabavo in financami.

Glede na neposredne stroške shranjevanja prejetih papirnih računov in njihovih kopij po oddelkih je lahko skupni stroške papirnih računov tudi 14-krat višji kot pri elektronskih računih. Za nameček v številnih podjetjih danes vodijo tako papirne kot elektronske račune, kar pomeni popolnoma nepotrebne dvojne stroške.

Ali lahko že danes izkoriščate prednosti elektronskih računov?

Seveda! Odločitev za uporabo elektronskih računov je odvisna izključno od dogovora med poslovnimi partnerji, ki si izdane račune lahko izmenjujejo prek e-pošte, obstoječih ponudnikov elektronske izmenjave ali na kateri koli drug digitalen način. Celo papirne račune lahko digitalizirate in se nato za procesno uporabo poslužujete digitalnih kopij. Lahko pa papirne račune ob uporabi ustreznih tehnično-organizacijskih rešitev celo uničite. Slednjega koraka sicer odgovorni v finančno-računovodskih oddelkih običajno zaradi pomislekov ne odobravajo.

Vsekakor je najbolj elegantna možnost za prehod na e-račune pridobivanje čim večjega deleža prejetih računov v elektronski obliki, bodisi kot dokumenta PDF bodisi kot dokumenta XML v standardnem formatu eSLOG. Slednji namreč omogoča visoko stopnjo avtomatizacije procesa priprave računa za potrjevanje ter uveljavljanje različnih procesnih izboljšav, ki so povezane z obdelavami, razdeljevanjem in vodenjem prejetih računov.

Glede na informacije podjetja Genis nekateri uporabniki rešitve e-Računi za obvladovanje prejetih računov, ki so se pri svojih dobaviteljih zavzeli za izdajanje e-računov, prejmejo že več kot 98 odstotkov računov v elektronski obliki. Z rešitvijo, kot je e-Računi, v istem sistemu enostavno zajamejo še preostanek papirnih računov, ki jih procesirajo na povsem enak način kot elektronske. V takšnih primerih gre za zelo zrela podjetja, ki ob uvedbi obvezne izmenjave elektronskih računov ne bodo imela nobenih težav niti sprememb niti stroškov.

Želite digitalizirati celoten proces od prejema do hrambe elektronskih računov?

Vsekakor je zaradi številnih pozitivnih učinkov že sedaj čas, da preidete na elektronske račune. V Genisu vam je na voljo celotna rešitev za digitalizacijo in obvladovanja elektronskih računov, ki jo enostavno povežete še z ostalo digitalno dokumentacijo in postopki, na primer z nabavnimi zahtevki, pogodbami, ponudbami, projekti in podobno.

V kolikor se nahajate na prelomnici in tehtate možnosti, vam svetujemo, da naročite projektno nalogo, ki vam bo odkrila potenciale in podala optimalno rešitev glede na dejavnost, posebnosti in velikost vašega podjetja.

Za več informacij se obrnite na: prodaja@genis.si ali nas pokličite na telefonsko številko: 04 251 93 00.