Storitev za zajem in razdeljevanje dokumentov Business Buddy odpravlja vse pomisleke glede uporabe umetne inteligence v delovnih postopkih, kjer nastopajo dokumenti.

Pravijo, da je navada železna srajca, da ob pojavu spremembe zlepa nočemo iz območja udobja in ne želimo opustiti starih, utečenih vzorcev. Vendar to ne velja za vse primere, še posebej, ko gre za osebno motiviranost za spremembe. V službenem življenju je sicer večinoma drugače a se tudi tukaj napoveduje korenita in hitra sprememba.

Vse, kar je med zaposlenimi še do nedavnega trdno veljalo glede sprejemanja sprememb, je s pojavom umetne inteligence tako rekoč čez noč izginilo. Gre za to, da so izboljšave, ki jih prinaša UI tako očitne in občutne, da jih redkokateri zaposleni ne bo vzel za svoje. Še posebej, če te izboljšave ne ogrožajo njegove vloge v organizaciji oziroma jo morda še celo krepijo.

Kako Business Buddy spreminja pogled na administracijo

Lahko rečemo drastično, ker številne administrativne naloge preprosto izginejo.

Si predstavljate, da se ne ukvarjate več s tem, kako in kam shraniti kakšen dokument, ali katere podatke vse morate izpolniti v obrazec, ko shranjujete dokument recimo v dokumentni sistem ali poslovni informacijski sistem, na skupni disk ali morda v eno od vaših priljubljenih shramb v oblaku.

Seveda imajo zaposleni različne naloge in potrebe v povezavi z dokumenti. Nekatere recimo delo z dokumenti obremenjuje ves delovnik, drugi morajo samo sem in tja kakšen dokument pregledati ali potrditi. Prvi bodo zagotovo hvaležno sprejeli vsako rešitev, ki bi jim omogočila, da poleg administracije delajo še kaj bolj ustvarjalnega in vrednega za podjetje, drugi pa bodo po vsej verjetnosti zadovoljni, če svojega časa ne bodo porabljali za napake.

Pravilo 80:20 velja tudi pri dokumentih – koliko časa še

Največ težav pri delu z dokumenti se pojavlja na vhodu v podjetje, kjer administratorji pregledujejo in razvrščajo prejeto pošto v papirni obliki, ali prepošiljajo dokumente, ki prispejo na zbirni elektronski naslov. Gre za časovno potratno delo, pri katerem pogosto pride do napake.

Ste vedeli, da podjetja za začetno obdelavo vhodnega dokumenta porabijo tudi do 90 odstotkov časa celotne obdelave? In da reševanje še tako majhne napake v dokumentu EU-podjetje v povprečju stane 40 evrov?

Napake, ki se pripetijo na vhodu imajo v resnici lahko še precej dražje posledice za podjetje. Ne samo, da zaposleni porabljajo ogromno časa za njihovo odpravljanje. Izguba dokumenta ali napačno vlaganje lahko ustvari občutno poslovno škodo na primer stroške opominov za prejete račune, pogodbene kazni ter izguba ugleda pri dobaviteljih. Tu so še tveganja, ki nastanejo zaradi neustrezno vodenih postopkov, kot posledica zamud rokov v zadevah.

Povsem logično je, da bo podjetje pozorno na izboljšave, ki mu omogočajo občutno zmanjšanje dela in stroškov pri začetni obdelavi dokumentov.

Kako pri tem pomaga Business Buddy

Business Buddy je storitev, ki s pomočjo umetne inteligence v celoti prevzame zajem in začetno obdelavo dokumentov. Dokumente prepozna, izlušči zahtevane podatke in jih posreduje v ustrezno informacijsko rešitev, kjer so skupaj s podatki na voljo uporabnikom. To je lahko dokumentni sistem, kjer se izvajajo nadaljnji delovni tokovi, sistem ERP, s katerim podjetje obvladuje poslovne transakcije ali morda sistem CRM, kjer se hranijo podatki, dejavnosti in dokumenti strank. Lahko pa je tudi kadrovski informacijski sistem, ali katera koli druga poslovna aplikacija, kjer podjetje vodi določen sklop dokumentov, vključno z aplikacijami v oblaku.

To pomeni, da se zaposlenim ni več treba ukvarjati z ročnim vnašanjem podatkov in dokumentov ter razmišljati, komu naj jih posredujejo. Slednje odpravlja napake pri vpisovanju podatkov ter zagotavlja varnost osebnih in drugih občutljivih podatkov pred nepooblaščenim dostopanjem. Celoten postopek se bistveno pohitri, saj se dokumenti po prepoznavi samodejno prenesejo v ustrezno končno informacijsko rešitev. Lahko pa uporabniki do njih dostopajo tudi znotraj vgrajene dokumentne shrambe v skladu z njihovimi pooblastili.

Tako si podjetje poenostavi zajem pravzaprav vseh dokumentov, ki jih prejema, recimo dopise, račune, pogodbe, povpraševanja, ponudbe, prošnje za delo … kakor tudi dokumentov, ki nastajajo pri notranjem poslovanju, na primer obrazcev, poročil, zahtevkov in podobno. Business Buddy za vsak dokument ve, kaj mora z njim narediti, katere podatke pridobiti, kam ga shraniti in komu posredovati. Lahko ga uporabite tudi za ureditev shramb dokumentov, kjer na osnovi naučenih pravil dokumente razvrsti v ustrezne elektronske mape – celo za nazaj.

Pod črto

Business Buddy konec dneva ustvari veliko razliko. Zaposleni so sproščeni zamudnih administrativnih opravil, dokumenti se nahajajo na pravih mestih, podatki so vnešeni pravilno in vsak je dobil samo tiste dokumente za katere ima pooblastila in odgovornosti. Poslovanje je z vidika dokumentacije urejeno, delovni postopki potekajo bliskovito hitro, zaposleni so zadovoljni, vodstvo tudi. Težko si je želeti še kaj več.

Vas zanima, kako se s storitvijo Business Buddy lahko okoristi vaše podjetje? Obrnite se na: prodaja@genis.si.