Kljub pospešeni digitalizaciji z novimi generacijami poslovnih informacijskih sistemov in orodji za sodelovanje v oblaku so številni sklopi dokumentacije v podjetjih in javnih ustanovah še vedno shranjeni na lokalnih diskih ali pogonih v skupni rabi in se izmenjujejo s pomočjo e-pošte. Tudi orodja za sodelovanje v oblaku zaradi svojih procesnih pomanjkljivosti in tveganj glede varnosti in skladnosti ne ustrezajo zahtevam vodenja pomembne dokumentacije, kot so recimo razvojna in produktna dokumentacija, organizacijski predpisi in standardi, kadrovska dokumentacija in podobno.

1. V podjetju Genis smo z novo generacijo informacijske rešitve e-OrgDok, ki je del celovitega procesnega dokumentnega sistema e-GenDoc, uporabnikom omogočili, da digitalizirajo vsa poslovna področja.

8 prednosti e-OrgDok

Novost vam v prvi vrsti omogoča, da poenotite vodenje dokumentacije na enem mestu, in to ob enako kakovostni uporabniški izkušnji za vse vrste dokumentov. S tem vzpostavite osrednje izvajanje delovnih postopkov, ki jih vodite na enak način o vseh posebnostih vsakega postopka oziroma sklopa dokumentov. Poleg tega enostavno uveljavljate upravljanje s tveganji za vse tipe dokumentov, od upravljanja pooblastil in odgovornosti, do informacijske varnosti.

1. Enostavno vključevanje dokumentacije po procesih, oddelkih in delovnih skupinah: vzpostavitev dokumentnih prostorov za različna področja dokumentacije (proizvodnja, kadri, trženje, prodaja, standardi, pravilniki …). V posameznem prostoru je možno oblikovati sklope in podsklope dokumentov, kot so pri prodajni dokumentaciji povpraševanja in ponudbe po posameznih prodajnih programih. Ali pa dokumentacije po posameznih področjih proizvodnje, od navodil za varno delo in delovne postopke do kontrolnih predpisov, tehničnih specifikacij in poročanja o preizkusih.

1. Shranjevanje vseh tipov datotek: ob posameznem dokumentu lahko uporabniki shranijo različne tipe datotek, od zbirke Office in datotek pdf do datotek iz programov za računalniško načrtovanje, slik in videa.

1. Prilagodljivi delovni tokovi: Znotraj posameznega področja uporabniki samostojno in brez programiranja oblikujejo posamezne dokumentne sklope in delovne postopke za njihovo obdelavo.

4. Vgrajeno zagotavljanje skladnosti: vodje procesov lahko vnaprej oblikujejo standardne delovne postopke in pravila za obdelavo dokumentov v posameznih sklopih in podsklopih. Podobno oblikujejo skupine uporabnikov ter določijo pooblastila in odgovornosti posameznega sodelavca v delovnem postopku, dokumentnem sklopu oziroma podsklopih in na samih dokumentih.

5. Vse informacije na enem mestu: za posamezen dokument se vodi celoten nabor opisnih podatkov. Poleg vodenja različic in priponk nudi tudi sporočilni sistem za komunikacijo med sodelavci. Na voljo je tudi kronologija dokumenta ter informacije o sodelujočih uporabnikih.

6. Spremljanje, iskanje in razvrščanje: e-OrgDok se ponaša z odlično urejenostjo dokumentacije, ki razbremeni uporabnika zamudnega iskanja med množico dokumentov. Uporabniki lahko do dokumentov dostopajo preko pregledne drevesne strukture in si hkrati prilagodijo poglede na dokumente v seznamih. Že v seznamu so jim na voljo pomembne informacije o dokumentih, iz katerih hitro razberejo, kaj se z njimi dogaja. Med dokumenti lahko iščejo po opisnih podatkih ter si sami ustvarjajo iskalne filtre.

8. Dokumenti uporabnika: vsak uporabnik ima na voljo hiter vpogled v delovne postopke oziroma dokumente, v katere je vključen. Preprosto lahko preveri, katere naloge ga čakajo glede na njegovo vlogo, recimo ali se mora samo seznaniti z dokumentom, ga pregledati ali opraviti kakšno zahtevnejšo nalogo.

8. Enostavno uvajanje: razumljiva zasnova in visoka stopnja avtomatizacije uporabnikom omogočata, da pričnejo z uporabo brez vnaprejšnjega usposabljanja. Posamezen uporabnik vidi samo dokumente, za katere je pooblaščen, in enostavno spremlja naloge, ki so mu dodeljene. Uporabniška izkušnja v informacijski rešitvi e-OrgDok je enaka kot v ostalih modulih procesnega sistema e-GenDoc (e-Pisarna, e-Računi, e-Pogodbe, e-Naročila …), kar še poenostavlja razširjanje uporabe po organizaciji.

e-GenDoc podjetjem in javnim ustanovam omogoča, da upravljanje dokumentacije hitro in enostavno prenesejo v eno informacijsko rešitev. Slednje je predvsem rezultat enotne uporabniške izkušnje ter izjemne prilagodljivosti, tako delovnih postopkov in ureditve dokumentov kot tudi obvladovanja uporabnikov ter njihovih pravic in dolžnosti. S to informacijsko rešitvijo organizacije v največji meri izkoristijo vloženi denar, saj jo tako rekoč brez dodatnih stroškov uvajanja razširijo po vsej organizaciji. Tako si z eno odločitvijo izboljšajo učinkovitost, znižajo stroške ter izboljšajo usklajenost upravljanja dokumentacije in delovnih postopkov z najboljšimi praksami ter z zahtevami poslovnih standardov, zakonodaje in poslovnih partnerjev.

Več informacij: prodaja@genis.si