Podjetjem je na voljo ogromno informacijskih rešitev za upravljanje dokumentacije in sodelovanje. Vendar se pri njihovi uporabi srečujejo s številnimi izzivi. Eden največjih je, da posamezne rešitve ne ustrezajo vsem specifičnim zahtevam, ki izhajajo iz posebnosti dejavnosti, poslovnih procesov, organizacijskih pravil in zakonodaje. Prilagajanje posameznih rešitev bi bilo namreč predrago, preveč tvegano ali prepočasno, da bi jih lahko razširili še na druge oddelke. Ali pa je takšno prilagajanje sploh nemogoče, kar se pogosto zgodi pri uporabi storitev v oblaku.

Preveč programske opreme ustvarja stroške in tveganja

V srednjih in velikih podjetjih se to odraža v uporabi večjega števila informacijskih rešitev za shranjevanje in deljenje datotek, dokumentnih sistemov ter rešitev za sodelovanje. Seveda takšen nabor povečuje stroške programske in strojne opreme, tako samih licenc, uvedbe ter integracije, kot tudi vzdrževanja, podpore uporabnikom in najema storitev.

Istočasno podjetja izgubljajo preglednost nad dokumenti in postopki, oteženo je obvladovanje tveganj varnosti in skladnosti, preobremenjeni pa so tudi končni uporabniki. Na večini digitalnih delovnih mest namreč zaposleni uporabljajo več dokumentnih rešitev, kar je posledica njihove vloge v organizaciji oziroma njihovih pooblastil in odgovornosti.

Pogosto se zgodi, da se zaradi preobremenjenosti z aplikacijami uporabniki znajdejo, poiščejo bližnjice ali druge aplikativne rešitve ter zaobidejo uporabo uvedenih rešitev. S tem največkrat izpostavijo organizacijo tveganjem glede varnosti, zaupnosti in skladnosti. Poleg tega organizacija izgubi prednosti obvladovanja znanja na enem mestu, s čimer si pridela dodatne stroške.

Ali je sploh smiselno, da vse dokumente spravimo pod eno streho?

Seveda. Podobno, kot podjetja z osrednjim poslovnim informacijskim sistemom ERP zajemajo vse poslovne transakcije, tudi upravljanje dokumentov in delovnih postopkov na enem mestu ustvarja znatne koristi:

• osrednja, urejena in povezana zbirka dokumentov, nestrukturiranih informacij in znanja;
• vsi delovni postopki se pripravljajo in vodijo na enak način, kar omogoča boljši pregled ter lažje izvajanje izboljšav in upravljanje sprememb;
• enotna uporabniška izkušnja tako za skrbnike kot končne uporabnike;
• enotno upravljanje tveganj glede skladnosti obvladovanja dokumentov z zakonodajo, poslovnimi standardi ter internimi pravili;
• izvajanje revizijskih postopkov v enem sistemu;
• nakup licenc, stroški uvajanja, integracij in vzdrževanja za samo en sistem;
• samo eno izvajalsko okolje, bodisi na lokaciji bodisi v oblaku;
• zagotavljanje neprekinjenega delovanja in kibernetske varnosti za samo en sistem;
• enotna struktura podatkov in dokumentov poenostavlja uporabo v umetno inteligenčnih orodjih.

V podjetju Genis smo za osrednje obvladovanje dokumentov in delovnih postopkov razvili povsem novo informacijsko rešitev e-OrgDok (https://www.genis.si/produkt/e-orgdok/). Rešitev je primerna za podjetja vseh dejavnosti in jo je možno enostavno razširiti na vsa delovna področja.

Za upravljanje specifičnih delovnih procesov ponujamo posebne informacijske rešitve (https://www.genis.si/resitve/). Slednje delujejo na isti platformi, so tesno povezane ter nudijo enako uporabniško izkušnjo in upravljanje kot e-OrgDok.

Za več informacij se obrnite na: prodaja@genis.si.