Informacijska rešitev e-OrgDok omogoča osrednje digitalno shranjevanje in procesiranje dokumentov, ki nastajajo v organizacijah vseh dejavnosti in velikosti. e-OrgDok vključuje enostavno oblikovanje prilagojenih dokumentnih prostorov in upravljanje digitalnih delovnih postopkov za učinkovito izvajanje vseh poslovnih funkcij. Zagotavlja enostavno obvladovanje posameznih sklopov dokumentacije oziroma vsebin, na primer poslovnih standardov ISO, organizacijskih pravil in predpisov, tehnične dokumentacije – vključno s tehnologijo, produktno dokumentacijo in recepturami, spremljanje povpraševanj in ponudb, kadrovsko dokumentacijo, trženjske vsebine in celo projektno ter investicijsko dokumentacijo.

Uporabniki

Z dokumentno rešitvijo e-OrgDok organizacije poenostavijo delegiranje nalog, uporabo ter dostop do dokumentov in drugih vsebin glede na vlogo zaposlenega v poslovnih procesih. Tako povečajo učinkovitost vodenja, storilnost zaposlenih ter istočasno zagotovijo varnost in zaupnost občutljivih podatkov – seveda ob občutnem znižanju stroškov poslovanja.

Glavne funkcionalnosti

Osrednji sistem za spremljanje organizacijske dokumentacije

e-OrgDok deluje kot odprta rešitev za upravljanje dokumentov in drugih vsebin organizacije, ki je prilagojena vsem posebnostim glede pooblastil, odgovornosti, varnosti in zaupnosti ter izvajanja delovnih postopkov.

Nadzorovani in avtomatizirani postopki

e-OrgDok omogoča, da se za vsak dokumentni ali vsebinski sklop oblikuje prilagojene ter uporabniško nastavljive delovne postopke. Upravljanje delovnih postopkov je enostavno, intuitivno in ne zahteva znanja programiranja.

Veljavnost dokumentacije

e-OrgDok ponuja dobre prakse upravljanja s poslovno dokumentacijo glede na dobre prakse, ki jih opredeljujejo standardi poslovne odličnosti. To pomeni, da so vse spremembe podprte z revizijsko sledjo, informacijami o razlogih za spremembe ter o izvajalcih oziroma osebah, ki morajo biti o dogajanju ustrezno obveščene.

Vloge uporabnikov

e-OrgDok deluje v povezavi z Genisovim inovativnim sistemom za upravljanje pooblastil in odgovornosti e-OrgShema. To pomeni, da organizacije natančno določajo pooblastila in odgovornosti za vse sklope dokumentov in posamezne korake delovnih postopkov. Posledično so uporabniki obveščeni in vključeni samo v tiste postopke, ki so jim dodeljeni glede na sistematizacijo delovnega mesta ter organizacijska pravila in predpise.

Celovit pregled nad dokumentacijo

Vsak uporabnik ima na voljo hiter vpogled v dokumente glede na njihov življenjski cikel. Z enim samim klikom vidijo dokumente v procesih, kjer so jim določene naloge. Enako enostavno dostopajo do aktivnih dokumentov v fazi izvajanja, na primer do pogodb, ter do zgodovine oziroma do arhiviranih dokumentov.

Zgodovina in revizijska sled

e-OrgDok zagotavlja popoln nadzor in spremljanje sprememb dokumentov, od zgodovine posameznih dejavnosti uporabnikov do spremljanja dostopa ter nadzora nad uporabo občutljivih in osebnih podatkov v skladu z GDPR in ZBOP-2.

Obveščanje, komunikacija, sodelovanje

e-OrgDok obvešča uporabnike glede na njihove naloge v procesih ter o stanjih oziroma spremembah delovnih postopkov, v katere so vključeni. Poleg tega ponuja uporabnikom komunikacijo s sodelavci in drugimi deležniki v povezavi s postopki, nalogami in projekti.

Raziskovanje po vsebini

Ključna prednost dokumentne rešitve e-GenDoc je, da vam v trenutku, ko izvajate posamezno delovno nalogo, ponuja vse potrebne informacije za odločanje in izvedbo. Poleg tega lahko informacije iščete na različne načine, od razvrščanja na osnovi opisnih podatkov do pregledovanja povezanih dokumentov.

Integracije z zalednimi sistemi

Enovit poslovni ekosistem

Integracija z zalednimi sistemi zajema črpanje informacij o zaposlenih na različne načine (AD, LDAP, kadrovska evidenca), ki omogoča varno delovanje ter enotno prijavo (SSO : Single-Sign-On).