Obvladovanje teh 10 korakov pri upravljanju nabavne dokumentacije vas vodi do nižjih stroškov ter kakovostnejšega nabavnega procesa.

Nabava je pod neprestanim pritiskom zniževanja stroškov. Vendar mora kljub temu zagotavljati nemoteno oskrbo dejavnosti ob ustrezni kakovosti nabavljenega blaga in storitev. Eden od odgovorov za zmanjšanje stroškov je izboljšanje učinkovitosti upravljanja nabave, ki organizacijam prinaša od 5 do 20 odstotkov nižje nabavne stroške.

Med najbolj uspešnimi strategijami za povečanje učinkovitosti nabavne funkcije sta avtomatizacija in digitalizacija nabavnih procesov, ki po eni strani zmanjšata administrativne stroške in izboljšata sledljivost, po drugi strani pa pospešita postopke in zmanjšata število napak. Ključno pri tem je upravljanje nabavne dokumentacije.

Samo odprava papirja ni prava rešitev

Podjetja vseh velikosti se pri vodenju nabavne dokumentacije zanašajo predvsem na e-pošto, ki predstavlja glavni komunikacijski kanal z dobavitelji. Del dokumentacije, predvsem računi, se sicer že izmenjuje tudi preko sistemov e-izmenjave, pri čemer se povečuje tudi obseg e-izmenjave naročilnic in dobavnic.

Obseg brezpapirnega poslovanja se pri nabavi resda povečuje, ampak je večinoma omejen na prejem in pošiljanje dokumentov. Še vedno se veliko nabavne dokumentacije tiska, pri čemer nastaja večje število kopij ter lokalnih arhivov po oddelkih in v sami nabavni službi – pri zaposlenih. Problemi z lokalnimi kopijami dokumentov se pojavljajo tudi v okoljih, kjer nabavnih dokumentov ne izpisujejo, temveč jih shranjujejo v digitalni obliki v datotečnem sistemu osebnih računalnikov in omrežnih diskov v skupni rabi. Digitalne kopije namreč ustvarjajo nepotreben prirast podatkov in s tem stroške tako pri shranjevanju operativnih sistemov kot pri varnostnem kopiranju in arhiviranju podatkov.

Poleg tega kopije nabavnih dokumentov, bodisi fizične bodisi digitalne, onemogočajo nadzor nad uporabo občutljivih podatkov, na primer kje in pod kakšnimi pogoji se nabavlja določeno surovino, kar lahko za podjetje predstavlja visoka poslovna tveganja, tako v odnosu do strateškega dobavitelja kot pri njegovi konkurenčnosti na trgu.

10 korakov za upravljanje nabavne dokumentacije

Pri upravljanju nabavne dokumentacije, ki je osnova učinkovitega in preglednega izvajanja nabavnih procesov, je treba upoštevati precej več vidikov.

V podjetju Genis se z upravljanjem nabavnega procesa ukvarjamo že več kot 30 let, v tem času pa so z našimi informacijskimi rešitvami digitalizirala nabavno poslovanje številna velika in srednja slovenska podjetja ter mednarodne poslovne skupine v različnih dejavnostih.

Na podlagi najboljših praks smo oblikovali zaokrožen nabor modulov za upravljanje z nabavno dokumentacijo in postopki, od priprave povpraševanj in obravnave ponudb, priprave in sklepanja pogodb do vsakodnevnega procesiranja nabavnih zahtevkov ter potrjevanja računov.

Izluščili smo tudi najpomembnejših 10 korakov, ki jih je smiselno upoštevati pri vzpostavitvi upravljanja z nabavno dokumentacijo:

1.) Zbiranje in shranjevanje dokumentacije

Vsi dokumenti, povezani z nabavo, naj se skrbno zbirajo, shranjujejo in organizirajo na enem mestu. To vključuje povpraševanja, ponudbe, pogodbe, naročila, račune, potrdila o dostavi, transportno dokumentacijo, prevzemnice in druge povezane dokumente.

2.) Sledljivost in sledenje spremembam

Vsak dokument naj bo enolično označen s številko in datumom, pri čemer naj omogoča sledenje aktivni uporabi ter po potrebi zgodovini sprememb, če gre za dokumente, ki se tekom uporabe spreminjajo, na primer različice pogodb. S tem si zagotovite sledljivost in lažje reševanje morebitnih napak, sporov ali neskladij v prihodnosti.

3.) Razvrščanje dokumentov

Razvrstitev dokumentov po dobaviteljih, tipih dokumentov, projektih, oddelkih, datumu … olajša iskanje in pregledovanje dokumentov.

4.) Skladnost s predpisi in standardi

Poskrbite, da so vsi dokumenti skladni z veljavno zakonodajo, notranjimi pravili organizacije ter splošno uveljavljenimi dobrimi praksami poslovanja. To vključuje pravilno izpolnjene in avtorizirane pogodbe, dokumentirane pogajalske postopke, pregledne procese naročanja, izpolnjevanje obligacijskih razmerij ter hitre postopke potrjevanja računov za pravočasno poravnavanje obveznosti.

5.) Upravljanje s pooblastili in odgovornostjo

Vsakemu zaposlenemu vnaprej opredelite vlogo v procesu, ta pravila pa vgradite tudi v delovne postopke. Tako vzpostavite pregled nad odgovornostjo, poenostavite razreševanje morebitnih napak in zagotovite enakomerno obremenjenost zaposlenih.

6.) Digitalni delovni postopki

Poleg digitalizacije dokumentacije je smiselno, da so v čim večji meri standardizirani in digitalizirani tudi delovni postopki. Tako vzpostavite preglednost, vgradite samodejne kontrole ter avtomatizirate procese. S tem zagotovite tudi ponovljivost procesov, na osnovi katere lažje odkrivate ozka grla in druge potenciale za izboljšave, ki pripomorejo h kakovosti poslovanja.

7.) Standardizacija procesov

Optimizirane delovne postopke in procese standardizirajte, s čimer določite sodelovanje med oddelki, poenostavite upravljanje sprememb in vključevanje novih zaposlenih, pohitrite odzivanje na dogajanje v poslovnem okolju ter izboljšate vodenje.

8.) Izboljšano sodelovanje

Digitalna orodja, kot je dokumentni sistem za nabavni proces, vzpostavijo enotno okolje za sodelovanje med oddelki, kot so proizvodnja in storitve za stranke, skladišče, finance, vzdrževanje in druga podpora poslovanju ter nabavna služba. Z vključevanjem deležnikov iz posameznih služb v nabavni dokumentni sistem podjetje lažje usklajuje nabavne potrebe, postopke in dokumente kar izboljša učinkovitost celotnega poslovnega procesa.

9.) Varnost in dostopnost

Z oblikovanjem varnostno-organizacijske sheme zagotovite, da imajo dostop do nabavne dokumentacije samo pooblaščeni uporabniki. Tako preprečite nepooblaščeno spreminjanje ali brisanje dokumentov ter zavarujete zaupne informacije in intelektualno lastnino pred odtekanjem.

10.) Redno pregledovanje in revizija

Sistem opomnikov in notranjih kontrol preprečuje, da bi kršili pravila o skladnosti poslovanja in zmanjšuje zahteve po ročnem pregledovanju nabavne dokumentacije. Urejeni in povezani dokumenti pohitrijo revizijo nabavnih poslov, preverjanje skladnosti in pravilnosti izvajanja postopkov ter poenostavljajo odkrivanje anomalij.

Upravljanje nabavne dokumentacije je torej ključnega pomena za zagotavljanje preglednosti, skladnosti, in učinkovitosti ter za zmanjšanje tveganj v nabavnih procesih. Z dobro urejeno nabavno dokumentacijo in doslednim izvajanjem delovnih postopkov vsako podjetje poveča nadzor nad stroški, optimizira nabavne postopke, okrepi sodelovanje znotraj podjetja in z dobavitelji ter posledično izboljša poslovni rezultat.