Digitalizacija upravljanja z nabavnimi zahtevki je ključni del nabavnega procesa, saj pripomore k povečanju učinkovitost nabavnega poslovanja in neposredno prispeva k dvigu dobičkonosnosti. Preverite, zakaj je procesni dokumentni sistem ena najbolj elegantnih rešitev, ko gre izboljšave pri nabavi.

Večina podjetij kljub nabavni službi ne zmore v popolnosti obvladovati svoje porabe. Slej ali prej pride do tega, da so proračuni prekoračeni, in da je postavka Stroški blaga, materiala in storitev v izkazu poslovnega izida precej višja od ciljev, kar pomeni manjši dobiček.

V primeru, da nabavni proces ni urejen, nabava pa ni centralizirana se dogaja, da pridejo stroški na skupni imenovalec šele v računovodstvu in financah, ko pride čas za knjiženje prejetih računov in posledično do plačila zapitka, ki je praviloma večji od pričakovanj. Če so odstopanja pri stroških bistveno večja se problemi pokažejo že med letom, na primer pri plačilni sposobnosti. Ta ima dolgoročne posledice, saj vpliva na bonitetno oceno, že na kratki rok pa lahko pomeni izgubo zaupanja pri dobaviteljih kar poslabša pogoje poslovanja.

Dokumentni sistem kot podpora nabavnemu postopku

Dokumentni sistem je zelo priročna rešitev za ureditev nabavnega procesa. Glavna prednost je v tem, da se v njem lahko izvedejo vsi postopki, od vnosa nabavne potrebe do potrjevanja nabavnega zahtevka in pošiljanja naročilnice dobavitelju. Povezava z drugimi poslovnimi sistemi (ERP, nabavni IS, SCM, …) omogoča zajem podatkov, na primer o dobaviteljih in plačilnih pogojih, ter dokumentov, recimo za materialne naročilnice, ki nastajajo pri osnovni dejavnosti. Poleg zajema zunanjih dokumentov se lahko v dokumentnem sistemu celo kreirajo nabavni zahtevki, na primer za storitve, drobni inventar, investicije …. Po drugi strani se povezuje z drugimi dokumentnimi sklopi, kot so nabavne pogodbe, prejeti računi, dobavnice … S prenosom nabavnih zahtevkov v DMS se izkoristi tudi druge zmožnosti, ki so ključne za učinkovito nabavo, na primer podpora skupinskemu delu, napredno iskanje ter revizijska sledljivost.

6 koristi digitalizacije postopka priprave in potrjevanja nabavnih zahtevkov

Poglejmo si nekaj glavnih koristi upravljanja nabavnih zahtevkov s sistemom DMS. Glede na izkušnje gre za operativni postopek, kjer se najhitreje pokažejo rezultati.

1. Nadzor nad nabavljanjem – stroški na enem mestu, lažje načrtovanje in spremljanje realizacije. Ker se vsi nabavni zahtevki vodijo centralno se z uporabo takšne rešitve spremlja tudi nabava, ki jo izvajajo v oddelkih ali v oddaljenih poslovalnicah.

2. Hitrejše odobravanje nabavnih zahtevkov – pravočasna oskrba poslovanja z izdelki in storitvami. Podpisniki lahko takoj reagirajo in potrdijo nabavni zahtevek, tudi, če jih ni v pisarni.

3. Pregled nad prihodnjimi odlivi – boljši nadzor nad denarnim tokom. Finančno računovodska služba ima popoln vpogled v obveznosti do dobaviteljev, ki jih bo morala poravnavati v prihodnosti in tako lažje obvladuje likvidnost.

4. Uresničevanje dogovorov z dobavitelji – večji popusti , boljši komercialni pogoji. Z enostavnim dostopom do celovitih informacij o poslovanju z dobavitelji lažje izpolnjujete obveznosti in izpogajate dodatne ugodnosti.

5. Cenejša nabava – znižate nabavne stroške. Odpravite stroške za vodenje papirne nabavne dokumentacije. Povečajte učinkovitost in produktivnost nabavne službe brez dodatnega zaposlovanja tudi v primeru poslovne rasti.

6. Manj napak – večja kakovost izdelkov in storitev. Osrednja zbirka nabavnih dokumentov ter povezave z drugimi dokumenti (pogodbe, računi, reklamacije…) predstavljajo uporabno zbirko znanja, s pomočjo katere se nabavna služba lažje odloča o vsebini naročil in izbiri dobaviteljev.

Zaokrožena rešitev

V procesnem dokumentnem sistemu e-GenDoc je za digitalizacijo nabavnega procesa na voljo namenski modul e-Naročila, ki je namenjen upravljanju z nabavnimi zahtevki. Modul ponuja vrsto uporabnih zmožnosti, ki poenostavljajo izvedbo in vodenje nabavnega postopka. V njem je digitaliziran celoten proces od priprave in potrjevanja nabavne zahteve v oddelkih, do priprave in potrjevanja, pošiljanja nabavnega naročila. S to rešitvijo pridobite popoln vodstveni in operativni vpogled v stanje nabave tako procesno kot tudi stroškovno, vsebinsko in kronološko.

Modul e-Naročila se povezuje z modulom za upravljanje s pogodbami in aneksi e-Pogodbe ter z modulom e-Računi za potrjevanje prejetih računov. Prednost povezovanja ni samo enostavno dostopanje in sprehajanje med dokumenti ampak tudi prenašanje podatkov, na primer plačilnih pogojev s pogodb na naročila ter delitev z naročil na račune. Poleg tega omogoča povezovanje z različnimi prejetimi, oddanimi in internimi dokumenti, ki se vodijo v osrednji dokumentni rešitvi e-Pisarna.

Za več informacij ali dogovor o brezplačni predstavitvi pišite na: prodaja@genis.si.