Kdo je kriv, da vaš dobiček ni večji za vsaj 100.000 evrov?

Za vsako naložbo naj bi stali poslovni učinki, ki to naložbo upravičujejo. Kako pa je z digitalizacijo poslovanja? Ali prinese takšne učinke, da se naložbe res splačajo?

Digitalizacija je izredno široka tema, zato se raje osredotočimo na digitalizacijo notranjih poslovnih procesov. Zakaj? Ker ima preprosto takojšen poslovni učinek. Z digitaliziranimi delovnimi postopki se namreč doseže cela vrsta izboljšav, katerih koristi pa se ne pokažejo samo v izboljšanju poslovnega izida.

Vendar, še preden začnemo z njihovo obravnavo, se postavimo v vlogo podjetja, ki stremi k optimalni učinkovitosti in si želi poslovati s čim večjim dobičkom. Katero podjetje pa si tega ne želi, bo morda kdo rekel. Toda, če pogledate, kako podjetja v resnici delujejo, vidite, da to ni tako samo po sebi umevno.

5 konkretnih izboljšav, ki povečajo dobiček

V podjetjih, kjer so kot dobre prakse uporabili Genisove informacijske rešitve e-GenDoc za digitalno poslovanje, so navedli naslednje koristi, ki imajo neposredne finančne učinke.

Finančne izgube zaradi zamud. Zaradi pomanjkljivega nadzora nad prejetimi računi in nepreglednega postopka potrjevanja računov se dogajajo zamude pri plačevanju, zaradi katerih podjetje plačuje opomine, zamudne obresti ali pogodbene kazni. Zaradi zamud pri plačevanju  lahko podjetje celo izgubi bonuse, na primer zmanjšanje rabata. Če se to pogosto dogaja, se problemi kaj kmalu pokažejo tudi v nižji bonitetni oceni in posledično v manjšem zaupanju, kar se lahko pozna pri poslovanju – tako z dobavitelji kot s kupci. Dobavitelji lahko skrajšajo plačilne roke ali celo zahtevajo predplačilo, kupci pa zahtevajo zavarovanje posla. Vse to lahko vpliva na zmanjšanje likvidnosti, ustvarja dodatne stroške in zmanjšuje prihodke. Uporabniki Genisovih rešitev poročajo o več kot 50-odstotnem skrajšanju procesa potrjevanja računov ter o boljših informacijah, na osnovi katerih bolje upravljajo odnose z dobavitelji in se lažje pogajajo ob novih poslih.

Nižji stroški dela. V nekem srednje velikem podjetju je pomočnica direktorja financ povedala, da so že z uvedbo enega modula e-GenDoc samo v finančnem računovodstvu zmanjšali število zaposlenih za 20 odstotkov. Spet drugi uporabniki rešitev e-GenDoc navajajo, da zaradi večje učinkovitosti svoje delo opravijo znotraj rednega delovnega časa. Zaposleni so tako manj pod stresom, posledično pa je manj tudi bolniške odsotnosti. Z digitalizacijo dokumentov se dejansko pri vseh informacijskih delavcih prihrani tudi do 30 odstotkov delovnega časa za pridobivanje informacij, ki jih rabijo pri delu. Po drugi strani se zaradi avtomatizacije bistveno poveča tudi učinkovitost delovnih postopkov, ki se pohitrijo od 10 pa do 90 odstotkov.

Upravljanje varnosti informacij. V poslovnem svetu pri vprašanju varnosti informacij ne gre samo za kibernetsko varnost. Poseben izziv predstavljajo notranja tveganja. Gre predvsem za upravljanje s pravicami za dostopanje in uporabo zaupnih in drugih za posel pomembnih informacij, kakor tudi za dostop do osebnih podatkov (GDPR). Zlorabe in izgube podatkov lahko ustvarijo ogromno poslovno škodo, skrhajo ugled podjetja in zmanjšajo njegovo konkurenčnost. Vsi uporabniki rešitev e-GenDoc so vzpostavili osrednjo varnostno shemo, s katero so si zagotovili nadzorovan dostop do informacij ter pregledno upravljanje kompetenc in odgovornosti. Tako so uskladili operativno poslovanje s poslovnimi pravili in zakonodajo ter okrepili obvladovanje poslovnih ter informacijskih varnostnih tveganj.

Uresničevanje dogovorov s poslovnimi partnerji. Po raziskavi podjetja Deloitte lahko podjetje z boljšim upravljanjem pogodb prihrani do 2 odstotka vrednosti svojega pogodbenega portfelja. Občutne finančne koristi pa se doseže, ko podjetje obvladovanje pogodb poveže z drugimi delovnimi procesi, na primer z nabavnim postopkov. Zaradi boljšega nadzora nad realizacijo pogodb so denimo v enem od podjetij, ki uporablja rešitev e-GenDoc izboljšali komercialne pogoje pri 25 odstotkih dobaviteljev. Podobno je tudi na strani prodaje, kjer se dogovorjeno izvajanje pogodb izraža v stabilnih prihodkih in boljšem delu s strankami, kar ima običajno za posledico rast prodaje.

 Nižji stroški. Kljub naložbam v strojno in programsko opremo ali uporabi storitev v oblaku, je digitalno poslovanje neprimerno cenejše od poslovanja, kjer se še vedno dela s papirnimi dokumenti  in kjer se postopki z elektronskimi dokumenti izvajajo prek e-pošte ali skupne rabe dokumentov. Že srednje proizvodno podjetje lahko za shranjevanje in tiskanje papirnih dokumentov porabi nekaj tisoč evro. Že dolgo je znan podatek, da ti stroški podjetjem predstavljajo do 3 odstotke vseh stroškov. Zaradi nepreglednih in neurejenih postopkov pa podjetje dejansko izgublja še več, tudi če so sami dokumenti elektronski. Vpeljava osnovne rešitve e-GenDoc zmanjša stroške z dokumenti za vsaj 30 odstotkov.

Saj pri nas bi že začeli ampak…

Srednje ali veliko podjetje, ki danes še ni ustrezno digitaliziralo notranjih procesov, letno izgublja na sto tisoče evrov. Kdo je za to krivec niti ni važno. Dejstvo pa je, da vsako zavračanje ali oteževanje, ki preprečuje, da bi podjetje naredilo razvojni preboj in stopilo na pot pametne notranje digitalizacije škodi vsem v podjetju. Gre namreč za to, da neučinkoviti delovni postopki ne samo žrejo dobiček zaradi napak in stroškov, ampak vplivajo na kakovost dela, delovno klimo in produktivnost.

Kaj je potemtakem tisti prelomni trenutek, ko podjetje premaga svoje notranje strahove in nasprotovanja, da se vzpostavi dovolj velika masa podpornikov, da vodstvo zaradi pritiskov zakonodaje, revizorjev ali poslovnih partnerjev le razveže mošnjiček? V resnici na odločitev vpliva prav vse to. Pa vendar. V praksi se pogosto izkaže, da tisti, ki digitalizaciji notranjega poslovanja nasprotujejo, nimajo niti enega oprijemljivega razloga, medtem ko so razlogi zanjo poznani že najmanj 25 let!

Vprašanja, ki si jih ob kolebanju za in proti digitalizaciji postopkov postavljate, naj zato ne bodo več v smislu, kaj bomo s tem pridobili, ampak kaj zaradi odlašanja izgubljamo. Izgubljate veliko!