Z izboljšanjem priprave in vodenja investicij, vključno s planiranjem in realizacijo stroškov, se poveča njihova dobičkonosnost ter zmanjšajo strateška in operativna tveganja.

Investicije so pomemben del poslovanja, saj so od njih odvisni prihodnji prihodki in s tem poslovna uspešnost. Ker gre za razmeroma velik obseg sredstev, ki so v večini primerov vezana dolgoročno je z vidika priprave investicij ključno, da ta poteka pregledno in to v vseh fazah, od ideje do izvajanja investicijskega projekta.

Vodenje investicijske dokumentacije
Z investicijami je zaradi njihove strateške vrednosti povezanih številne aktivnosti in posledično tveganja. Glede na zahtevnost investicije pa tudi metodologijo vodenja nastaja precej dokumentov, ki jih je treba pregledno in učinkovito spremljati, na primer dokumenti, ki nastajajo ob načrtovanju in izvedbi investicijskega projekta ter dokumenti, ki nastajajo ob zaključevanju projekta. Vsak od teh dokumentov ima lahko svoj delovni tok, v katerem so udeleženi zaposleni iz različnih oddelkov, podjetij v skupini pa tudi zunanji sodelavci, ki imajo različna pooblastila in odgovornosti.

Za vodenje priprave in potrjevanja investicijskih dokumentov je v dokumentnem sistemu e-GenDoc na voljo modul e-Procesi, ki omogoča:
pripravo delovnih tokov za posamezne investicijske dokumente;
dodeljevanje odgovornih na posamezne korake priprave in potrjevanja;
sodelovanje pri pripravi dokumentov;
spremljanje dokumentov po fazah priprave;
povezovanje investicijskih dokumentov z drugimi poslovnimi dokumenti (organizacijska in tehnična dokumentacija, pogodbe, …);
vodenje predlog in različic dokumentov;
vodenje protokola nastajanja dokumenta.

Proces priprave investicije je povezan tudi z modulom e-Invest za spremljanje portfelja investicij. Ta povezava omogoča, da se ob potrditvi investicije samodejno kreira plan investicije oziroma ustrezna planska postavka, prek katere se v nadaljevanju investicijo spremlja še stroškovno.

Spremljanje stroškov investicij
Eden od ključnih vidikov vodenja investicij oziroma investicijskih projektov je obvladovanje stroškov. V dokumentnem sistemu e-GenDoc je na voljo celovita rešitev za podporo nabavnemu procesu, ki podpira tudi vodenje stroškov investicij planiranja do realizacije. Rešitev sestavljajo moduli e-Invest za vodenje portfelja investicij, e-Pogodbe za spremljanje pogodb z dobavitelji, modul e-Naročila za pripravo in vodenje naročil ter e-Računi za upravljanje s prejetimi računi.

Priprava plana investicij. Modul e-Invest poenostavlja pripravo portfelja investicij z enostavnim vnašanjem planov prek intuitivnih obrazcev in vnaprej pripravljenih šifrantov . Pri pripravi posameznega plana investicij, se določi osnovne opisne podatke, določi postavke (investicijske projekte …) z zneski, dodeli želene dimenzije za enostavnejše spremljanje ter določi tipe naročil, ki bodo črpala finančna sredstva dodeljena planski postavki. Posamezen plan je možno dodeliti več oddelkom oziroma podjetjem v skupini ter določiti pooblastila odgovornim osebam za dostopanje in urejanje plana.

Spremljanje izvajanja investicijskih postavk. Modul e-Invest je tesno povezan z modulom e-Naročila kar zagotavlja, da se posamezni proračuni samodejno črpajo z izdanimi naročilnicami. Odgovorni za nabavo v procesu priprave naročilnice slednjo enostavno povežejo z ustreznim investicijskim projektom oziroma plansko postavko. e-Invest omogoča hitro raziskovanje generatorjev stroškov, pri čemer ponuja zmožnosti za iskanje in filtriranje podatkov ter vrtanje v globino vse do posameznega naročila, pogodbe in celo računa.

Osebe, ki so pooblaščene za upravljanje s planom v e-Investu imajo hkrati v e-Naročilih na voljo tudi možnost podrobnega pregleda naročil po investicijah, za katere so poblaščene. Vgrajene kontrole že v fazi priprave naročila odpravljajo možnosti za napake in preprečujejo prekoračitve planiranih zneskov, ki so določeni na po posameznih postavkah.