Poenoteno digitalno poslovanje z osrednjim procesnim dokumentnim sistemom vzpostavi učinkovit nadzor nad poslovanjem, izboljša obvladovanje tveganj, poenostavi vodenje in močno zniža stroške.

Kot vemo, poslovne skupine rastejo na različne načine: generično, z ustanavljanjem hčerinskih podjetij v popolni ali delni lasti ter s prevzemanjem drugih podjetij. Delujejo v eni ali več državah, kjer poleg zakonodajnih razlik nastopajo tudi kulturne razlike. V obeh primerih rasti se dogaja, da uporabljajo hčerinska podjetja – zaradi razlik v dejavnosti ali velikosti ali zato, ker delujejo v drugih državah – drugačne poslovne informacijske sisteme kot matično podjetje.

Seveda je najbolj smiselno poslovne informacijske sisteme v skupini poenotiti, vendar je to velikokrat pogojeno z visokimi naložbami, ki ne upravičijo rezultata. Poleg tega nekateri poslovni informacijski sistemi niso primerni za določene dejavnosti ali pa jih sploh ni mogoče uvesti v drugih državah, ker ne podpirajo zakonodaje. V nasprotju s poslovnimi informacijskimi sistemi, ki so v osnovi namenjeni vodenju poslovnih transakcij, je bistveno bolj enostavno poenotiti delovne postopke in poslovne procese, ki se ne izvajajo v poslovnem informacijskem sistemu ali pa ga le nadgrajujejo.

V Genisu smo tekom let zbrali različne poglede in razloge, zakaj se poslovnim skupinam, tudi v primeru mednarodnega delovanja, splača uvesti osrednji dokumentni sistem. Razloge, zakaj so poslovne skupine poenotile digitalno poslovanje s procesnim dokumentnim sistemom eGen-Doc lahko razdelimo na štiri sklope.

1. Učinkovita tehnološka rešitev

Celotno poslovno skupino podpira ena namestitev dokumentnega sistema, ki deluje na virtualizirani strojni opremi v priporočeni konfiguraciji, kar pomeni, da za digitalizacijo celotne skupine rabite minimalno število virtualnih in fizičnih strežnikov.

Nižji stroški strojne opreme (strežniki za delovanje aplikacije, shrambne rešitve in licenc za sistemsko programsko opremo ter aplikacijske in podatkovne strežnike.
Boljša izkoriščenost informacijske infrastrukture.
Nižji stroški v primeru najemanja infrastrukturnih storitev v oblaku ali gostovanja v zunanjih podatkovnih središčih.
Nižji stroški rešitev in storitev za varnostno shranjevanje podatkov dokumentnega sistema.
Nižji stroški sistemskega prostora in energije.
Nižji stroški integracije ter lažje upravljanje integracijskih vmesnikov.
Nižji stroški dela v primeru lastne postavitve, saj se vzdržuje samo en sistem, kar pomeni tudi manjši obseg uporabljenih tehnologij ter s tem zahtevanih kompeten.c
Nižji stroški vzdrževanja zaradi manjšega števila vzdrževalnih pogodb in ugodnejše cene urne postavke, ki je posledica večjega obsega sodelovanja s ponudnikom.
Enostavnejše in s tem cenejše posodabljanje celotne rešitve ter uvajanje novih ožnosti, ki se jih prejme z novimi različicami samega dokumentnega sistema.
Kakovost storitve v smislu zanesljivosti in razpoložljivosti delovanja dokumentnega sistema je enaka za vse uporabnike, saj vsi uporabljajo isti dokumentni sistem.

2. Enotni procesi

S prehodom na enoten dokumentni sistem se v poslovni skupini vzpostavi ogrodje, ki omogoča hitro razširjanje digitalizacije na ravni podjetij, oddelkov, poslovnih procesov ali samo določenih delovnih postopkov.
Uporaba procesnega dokumentnega sistema se hitro prilagodi dejanskim potreba posameznega podjetja prek enostavnega dodeljevanja uporabniških pravic zaposlenim za izbrane procesne module prek osrednje organizacijske sheme.
Posamezna podjetja lahko izkoristijo standardne procese, dobre prakse ostalih podjetij ali pa se jim delovne postopke uskladi s posebnostmi njihove dejavnosti ali zakonodaje,ki velja v določeni državi. Delovnih postopki se vedno izvajajo ob enako kakovostni uporabniški izkušnjo.
Ne glede na posebnosti delovnega postopka, poteka delegiranje in izvajanje nalog na enak način, kar poenostavlja vključevanje zaposlenih iz drugih podjetij v skupini.
Zaposlenim se lahko določa zadolžitve v različnih podjetjih, s čimer se na ravni skupine ali posameznega podjetja enostavno oblikujejo delovne skupine s člani iz različnih ter vzpostavijo skupne službe oziroma storitvene centre brez fizičnega prerazporejanja zaposlenih.
V dokumentnem sistemu e-GenDoc je možno v nekaj korakih vzpostaviti novo organizacijo, na primer podjetje za notranje ali zunanje izvajanje storitev, ki po eni strani prevzame skupne procese in se hkrati vključuje v poslovanje na enak način, kot bi naloge izvajali notranji zaposleni.

3. Obvladovanje tveganj

Z vzpostavitvijo osrednjega dokumentnega sistema poslovne skupine izboljšajo obvladovanje tveganj, ki sega od uvedbe do vsakodnevnega dela z dokumenti in delovanja tehnične rešitve.

Lažje sprejemanje sprememb, ki jih prinaša digitalizacija na operativni ravni. Pri izbiri in uvedbi dokumentnega sistema lahko sodelujejo zaposleni iz različnih podjetij, kar zagotavlja boljše sprejemanje rešitve izbranega ponudnika. Razširjanje uporabe dokumentnega sistema med podjetji v skupini lahko prevzamejo zaposleni iz podjetja, kjer so najprej uvedli neko rešitev, saj razumejo način dela, kulturo in vrednote in katerim sodelavci iz sestrskih podjetij bolj zaupajo, kot zunanjemu ponudniku.
Poslovne skupine poenotijo izvajanje organizacijskih pravil in predpisov, na osnovi katerih se izvajajo poslovni procesi in delovni postopki. Po drugi strani osredinijo upravljanje s tveganji pri varovanju informacij, ki se nahajajo v poslovnih dokumentih in drugih vsebinah.
Enostavno razširjanje krovne varnostne politike v operativno delo, saj se dostop in uporaba dokumentnega sistema izvaja z enakimi tehničnimi zaščitami ter informacijsko-organizacijskim pristopi za vsa podjetja v skupini.
Kakovost poslovanja se upravlja na ravni celotne skupine. Na osnovi problemov, ki se najprej pokažejo v enem podjetju se lahko hitro pripravi ter uvede ukrepe za vsa podjetja, torej še preden se problemi pojavijo tudi pri ostali. Inovacije in izboljšave, ki ji predlagajo v enem podjetju se lahko hitro prenese tudi na ostala podjetja.
Del prihrankov, ki se ustvarijo s poenotenjem tehnološke rešitve se lahko porabi za povečanje razpoložljivosti in hitrejše delovanje sistema, kar prispeva k večji storilnosti in boljši delovni klimi.
Enostavnejše zagotavljanje visoke informacijske varnosti, saj se varuje samo en sistem, ki deluje v osrednjem podatkovnem središču ali oziroma pri zaupanja vrednem ponudniku infrastrukturnih storitev. Genis in vsi naši partnerji, ki nudijo tovrstne storitve poslujejo v skladu s ISO 27001.

4. Osrednji nadzor nad poslovanjem

Poslovne skupine in mednarodna podjetja, ki se odločijo za e-GenDoc si zagotovijo popoln zgodovinski pregled nad poslovanjem ne glede na to, v kateri državi in lokaciji se je izvajalo.
e-GenDoc razširja zmožnosti dokumentnega sistema z bogatim naborom podatkov, ki jih je možno pregledovati, razvrščati i in izvažati v druge programe ali natisniti. Kontrolorji in vodje na različnih ravneh si lahko pripravijo lastne preglede podatkov iz različnih procesov oziroma poslovnih področij (nabava oziroma stroški, prodaja, stanje pogodb, koriščenje virov, opravljane službene poti, realizacija nalog, obremenjenost zaposlenih, uspešnost ukrepov oziroma izboljšav…).
Informacije iz vseh podjetij v skupini so zbrane na enem mestu. Kontrolorji in revizorji z nekaj kliki ustvarijo prilagojene agregate podatkov na ravni skupine, posameznega podjetja ali izbora podjetij ter vrtajo v globino vse do poslovnih dogodkov ter pripadajočih dokumentov, podatkov in komunikacije.
Celotna skupina uporablja enak sistem pooblastil in odgovornosti ter revizijske sledljivosti, kar omogoča hitro odkrivanje napak, razlogov in odgovornosti zanje.
Vse aktivnosti uporabnikov so revizijsko sledljive. Za dokumente oziroma dejavnosti, ki vključujejo osebne podatke pa se vodi še dnevniške zapise, ki vsebujejo tudi podatke o pasivnih dostopih.
Vsi v skupini in po podjetjih uporabljajo iste podatke, zato ne prihaja do odstopanj pri obravnavi poslovanja, različnih tolmačenj ali prirejanja podatkov.
Zaposleni v enem podjetju lahko v trenutku prevzamejo naloge pregledovanja in potrjevanja dokumentov v drugem podjetju samo z nastavitvijo ustreznih pooblastil v modulu e-OrgShema.
Enostavno dodeljevanje dostopov do poslovnih dokumentov in podatkov za nadzornike in zunanje revizorje.

Uskladite delovanje skupine s strategijo

Čeprav se koristi dokumentnega sistema običajno vrednotijo na operativni ravni, je uvedba osrednjega dokumentnega sistema strateška odločitev in mora kot taka slediti strategiji podjetja.

Kakšni pa so torej razlogi, ki vas lahko vodijo k uvedbi osrednjega dokumentnega sistema kot strateške naložbe? Med njimi se najdejo:

• prilagajanje poslovanja spremembam na tržišču;
• uvajanje novih poslovnih modelov in dejavnosti;
• gradnja izkušnje kupcev (in dobaviteljev);
• večje zadovoljstvo zaposlenih.

Dokumentne sisteme, ki se uporabljajo v posameznih podjetjih v skupini je težko zamenjati, saj so se uporabniki nanje privadili in jih dnevno uporabljajo. Da bi bilo poenotenje dokumentnega sistema uspešno, je potrebno z zaposlenimi na ravni podjetij skomunicirati cilje spremembe in vse dodatne prednosti in koristi, ki jih sprememba prinaša. Tako bodo doseženi operativni in strateški cilji, kar pomeni, da bo poslovna skupina v največji meri izkoristila vrednost naložbe.