Vsi vemo, da je kadrovska dokumentacija ena najbolj občutljivih v organizaciji. Če ne drugega, jo je treba trajno hraniti in zraven zagotavljati vso zaupnost osebnih podatkov. Vendar to še ne pomeni, da mora biti ta dokumentacija v papirni obliki in shranjena v zaklenjenih kovinskih arhivskih omarah na drugem koncu podjetja.

Vso zadevo lahko naredimo bistveno bolj prijazno – zaposlenim, vodjem in kadrovikom. Pa še zakonodaji zadostimo.

Poglejte, vsa kadrovska dokumentacija nastaja v digitalni obliki, z uporabo najrazličnejših računalniških programov. Pogodbe se pišejo v urejevalniku besedil, plače se obračunavajo v programih za obračun plač, podatki o zaposlenih se zbirajo v različnih sistemih HRM, vse več podjetij digitalno beleži tudi delovni čas. Skratka vsi podatki o zaposlenih in vsa kadrovska dokumentacija je najprej res digitalna.

Se sprašujete, kaj je tisto, kar vam preprečuje odpravo papirnih dokumentov pri delu s kadri? Praktično nič. Vendar zadeva ni tako enostavna. Če pogledamo, zakaj in kdaj nastanejo papirni dokumenti v kadrovski službi vidimo, da je zaradi potreb zaposlenih. Njim se vroča kuverte s plačilnimi listami, oni oddajajo potrdila o izplačanih plačah na banke, javnim ustanovam za štipendije … Jasno je, da bi zaposleni brez papirnih dokumentov prav lepo preživeli, še lažje bi jim bilo, da se jim ne bi bilo treba ukvarjati z njihovim shranjevanjem in obiskovati kadrovske službe, ko bi jih ponovno rabili.

Kako pa v primeru pogodb?

Pri odpravi papirnih dokumentov v kadrovski službi vsekakor ne moremo mimo pogodb o zaposlitvi, ki jih v organizacijah še vedno tiskajo z namenom ročnega podpisovanja. Tudi ta rešitev je zelo enostavna, saj poznamo digitalno podpisovanje in cel kup storitev, preko katerih lahko izvedemo zaupanja vreden digitalni podpis. Genis ima za pripravo in podpisovanje pogodb, tudi kadrovskih, posebno rešitev e-Procesi.

Kaj je rešitev? Večina jo verjetno že vidi. In to je, da se vso kadrovsko  dokumentacijo v podjetju hrani in vroča samo še v elektronski obliki. Če pride do izjeme, da zaposleni ne more sam natisniti dokumenta, ki ga potrebuje, mu lahko to uslugo naredijo kolegi v kadrovski. Pa še ta mejni primer se pojavlja vedno manj, ker praktično vse ustanove sprejemajo digitalne dokumente.

V redu, kako pa to izvedemo? Vsaka dobra rešitev je enostavna. Uporabniki Genisove e-Pisarne kadrovsko dokumentacijo enostavno prejemajo v razdelek Moji dokumenti. V tem razdelku se lahko že ob uvedbi e-Pisarne ali kadarkoli kasneje enostavno razvije sistem personalnih ali kadrovskih map, na primer plače, pogodbe o zaposlitvi, napotitve na delovna mesta, zdravstvena potrdila, certifikati o usposabljanjih, različni naročeni izpisi iz kadrovskih evidenc …

Kaj vam ta rešitev omogoča praktično brez dodatnih stroškov?

Ko pogledamo osnovne zmožnosti e-Pisarne za vodenje notranjih dokumentov, vidimo, da so zadoščeni vsi pogoji, ki jih zahteva zakonodaja ob shranjevanju in vročanju kadrovske dokumentacije.

• Do kadrovske mape ima dostop samo zaposleni ter pooblaščeni za kadrovske dokumente v organizaciji.
• Zaposleni je o novem dokumentu obveščen po e-pošti.
• Prejem oziroma ogled dokumenta s strani zaposlenega je v e-Pisarni viden samodejno.
• Možni so različni načini zagotavljanja identitet za dostopanje do sistema (uporabniška imena in gesla, večfaktorsko overjanje, uporaba digitalnih potrdil …).
• Možen dostop do Mojih dokumentov v e-Pisarni za zaposlene prek informacijskega kioska (na primer za zaposlene v proizvodnji).
• Opcija samodejnega prenašanja dokumentov v e-Pisarno iz različnih kadrovskih programov (integracijski projekt glede na uporabljene vire kadrovskih podatkov in dokumentov).
• Podpora za GDPR – spremljajo se vsi aktivni in pasivni dostopi do osebnih podatkov.
• Edinstvena varnostno-organizacijska shema granularno ureja pravice za dostopanje do kadrovskih dokumentov.
• Pravice za dostopanje se lahko dodatno omejujejo še na sklopu map, posamezni mapi ali posameznem dokumentu.
• Podpora za varno dolgoročno hrambo digitalnega dokumentarnega gradiva.

Kakšne pa so uporabniške prednosti?

S prehodom na digitalne kadrovske dokumente profitira celotno podjetje. Zaposleni imajo dokumente vedno pri roki, saj je e-Pisarna razpoložljiva ves čas, tudi izven delovnih ur kadrovske službe. Na enem mestu imajo varno shranjene vse  dokumente, ki nastajajo ob njihovi zaposlitvi. Pri tem so jim na voljo tudi dokumenti za nazaj, kar pomeni, da jim ni treba izgubljati časa z iskanjem kadrovikov, ko potrebujejo zgodovinske izpise, na primer za prihodke za zadnjih šest mesecev. Zaposleni si lahko svoje dokumente kadarkoli tudi prenesejo na svoj računalnik oziroma natisnejo.

Kadrovikom se ni treba ukvarjati z izpisovanjem in razpečevanjem dokumentov, saj se vsi dokumenti samodejno prenašajo v e-Pisarno in tam tudi hranijo. Zmanjša se obseg nekoristne komunikacije po telefonu, e-pošti in osebnih srečanjih, saj so zaposleni o prejemu vsakega novega dokumenta samodejno obveščeni.

Z uporabo kadrovskih dokumentov v e-Pisarni organizacija odpravi stroške za tiskanje, kuvertiranje in pošiljanje dokumentov zaposlenim. Poleg tega zmanjša potrebe po arhivskem prostoru ter odpravi stroške arhivske opreme in drobnega inventarja.

Še bolj kot zmanjšanje stroškov organizaciji koristi razbremenitev kadrovske službe. Ta se namesto časovno potratnim administrativnim nalogam lahko bolj posveti razvoju kompetenc, izboljševanju delovne klime, voditeljstva in vseh drugih pristopov, s katerimi ustvarja bolj zavzete zaposlene.