Dokumentni sistem je eno od informacijskih področij, v katerega organizacije zagrizejo nazadnje. Morda je razlog v tem, da ne gre toliko za tehnologijo kot za spremembo.

Pravzaprav pri nobeni uvedbi, kjer je bila dodana vrednost dokumentnega sistema jasna, ni bil ovira denar. Seveda je pomembno, koliko sistem stane in cena izbrane rešitve mora biti konkurenčna, vendar je bolj pomembno, kakšno korist vidimo v njem. Že vrabci na strehi čivkajo, da se zadeva splača z vidika dobičkonosnosti naložbe, cene pa so v primerjavi z dobljenim resnično bagatelne.

Pravzaprav vsi poslovni dokumenti danes nastajajo, se uporabljajo in hranijo v elektronski obliki. Izjema so računi in pogodbe, kakšen zapis na listku papirja, ampak k temu se bomo vrnili nekoliko kasneje. Pri odločitvi za dokumentni sistem torej že v osnovi ne gre za zamenjavo papirnih dokumentov z elektronskimi. Ta prehod namreč poteka že dolgo časa in praktično brez velikih pretresov, skladno z razvojem informacijske podpore poslovanju.

Kaj je torej problem, kaj je razlog za odpor, ponekod za prav kategorični ne uporabi dokumentnega sistema? Tudi, če se ljudje ne vidijo iz dela, če se napake kar vrstijo, če se naloge ne izvajajo in če podjetje ne dohaja trga. Da o oportunitetnih in administrativnih stroških ter finančnih izgubah sploh ne govorimo.

Zapreka je … zaprek je več
Če ni razlog denar, kje je potem kaveljc? Še pred petimi leti bi se lahko sklicevali na zakonodajo, čeprav dejansko nikoli ni bila ovira. Glavna zapreka je namreč v naših glavah. Prehod na dokumentni sistem v osnovi pomeni spremembo v načinu dela, ki posega v vzorce, utrjene že več desetletij. Gre za naraven odpor do sprememb, za vdor v območje udobja, kjer si na vse kriplje želimo obdržati status quo, tudi če vemo, da bi nam bilo lahko bistveno bolje. Naslednja zapreka je večja preglednost poslovanja, ki oteži izvajanje škodljivih praks, ribarjenje v kalnem, od katerega imajo sedaj določeni posamezniki takšne ali drugačne koristi. Tretji razlog je želja po ohranjanju dela. Velikokrat se srečamo z direktorji, ki nimajo interesa, da bi zmanjšali obseg ročnega dela, če prav dokumentni sistem na račun prihranka časa za rutinske administrativne naloge pripomore k večji ustvarjalnosti zaposlenih. Tega ne razumejo niti zaposleni, ki se bojijo, da bi bila njihova delovna mesta ogrožena zaradi preskoka v učinkovitosti.

Trenutek za prvi korak
Kot velja za vsako spremembo v podjetju, je zanjo potrebna ali kritična masa ljudi, ki si jo želijo (pristop od spodaj navzgor), zahteva vodstva (od zgoraj navzdol) ali dovolj močan zunanji pritisk (zakonodaja, kupci, dobavitelji, konkurenca …). Ne glede na motiv je treba dokumentni sistem uvesti po pameti, saj bo le tako ustvaril načrtovano dodano vrednost za podjetje in zaposlene.

1. Kje sploh začeti
Idealno je, da projekt uvedbe dokumentnega sistema dobi širšo podporo med zaposlenimi v različnih oddelkih, torej med končnimi uporabniki, ter na strani vodstva, ki mora postati veren sponzor projekta.

To se najhitreje doseže z enostavnim seznamom problemov in koristmi, ki jih takšen sistem prinese različnim ravnem in funkcijam. Pri tem je čisto običajno, da pobudniki ne znajo finančno upravičiti naložbe, kot želi vodstvo ali da se lahko naložbo ovrednoti samo skozi časovne prihranke. V takem primeru je uvedbo najbolje upravičiti z odpravljanjem problemov, samo dobro jih morate predstaviti in ovrednotiti.

Zavedati se morate, da se je še vsak dokumentni sistem uvedel postopoma. Razmislite, kje se bo učinek najhitreje pokazal ali pa, kje bo dodana vrednost največja. Prvi pristop pomeni hitro zmago, drugi pa največji ROI. Glede na to, da se podjetje skozi uvedbo veliko nauči, je najbolj smiselno, da se ubere prvi pristop in postopoma preide na najbolj zahtevna dokumentna področja, ki so običajno povezana z izvajanjem osnovne dejavnosti in ustvarjanjem vrednosti. Naj vas pomirimo, več kot 90 odstotkov podjetij dokumentni sistem najprej uvede za podporo obvladovanju prejetih računov in druge nabavne dokumentacije. To niti ni čudno, saj se ti dokumenti dotikajo še posebej občutljivega področja – stroškov.

2. Izbira ponudnika
Pustite se podučiti. Ko ste se v podjetju odločili, da boste svoje delovne procese izboljšali z dokumentnim sistemom, sledi pregled tržišča in uporabe. Ključni uporabniki naj pred pripravo projekta raziščejo tržišče in preverijo dobre prakse. Vzemite si čas in spoznajte čim več ponudnikov. Povprašajte svoje poslovne partnerje, pojdite na kakšno strokovno konferenco, ne izogibajte se marketinških dogodkov. Srečali boste ljudi s podobnimi izzivi, kot jih imate vi. S tako razširjenim obzorjem se boste pri pripravi specifikacije izognili zahtevam, ki bi na prvi pogled bile fantastične, ne bi pa imele posebne dodane vrednosti oziroma bi potisnile naložbo v nebo. Po domače povedano, ne boste odkrivali drage tople vode. Ostali boste osredotočeni na reševanje vaših pravih problemov in lažje zagovarjali svojo vizijo pred nejevernimi Tomaži.

Dober marketing še ne pomeni, da bo rešitev za vas optimalna. Na osnovi specifikacij pridobite informativne ponudbe, ki jih tudi preverite. Ne omejujte se s številom potencialnih izvajalcev. Najbolje, da si ogledate delovanje demo sistema in uporabo pri stranki, ki naj če se le da, posluje na podoben način kot vi. Najverjetneje se bo zgodilo, da ponudniki z obstoječimi produkti ne bodo do potankosti izpolnili vaših zahtev glede funkcionalnosti. Prepričajte se, da so dopolnitve sposobni izvesti in koliko bi vas to stalo. Dogaja se, da podjetja izberejo cenejše rešitve, ki pa sčasoma zaradi dopolnitev postanejo precej dražje, kot če bi že na začetku izbrala bolj dovršeno opcijo. Ponudniki skromnejših rešitev imajo po navadi tudi manj izkušenj, kot tisti s celovitimi rešitvami, kar je tudi logično, saj se vsa poslovna programska oprema razvija z razširjanjem uporabe.

Eden za vse ali najboljše od najboljšega. Izbrana informacijska rešitev naj že v osnovi podpira čim več delovnih področij (nabava, prodaja, finance, organizacija, kadri, sredstva, storitve, vodenje …), pri čemer naj ima izbrani ponudnik ustrezne vsebinske kompetence in reference. Vendar, če ugotovite, da je za neko še posebej pomembno dokumentno področje primernejši drug ponudnik, ne kolebajte in za to specifično področje pač uporabite drugo rešitev. Po navadi je to bolje, ceneje in predvsem hitreje.

Zaupajte dobrim praksam. Pri izbiri ponudnika so izkušnje zelo pomembne. Ne nasedajte idejam, da boste dober dokumenti sistem lahko zgradili sami, na primer z uporabo rešitev, ki vam omogočajo samostojno kreiranje delovnih postopkov. Tudi poslovnega informacijskega sistema podjetja razen res res redkih izjem ne zgradijo sama. Imejte pred očmi, da bo dokumentni sistem v naslednjih letih postal eno osrednjih delovnih orodij in ne bodite sami sebi poskusni zajčki.

3. Procesna uvedba
Pri uvedbi dokumentnega sistema ne gre samo za zamenjavo papirnih dokumentov z elektronskimi, temveč predvsem za digitalizacijo delovnih postopkov. Naložba vam bo prinesla največ dobička, če boste ob uvedbi poskrbeli tudi za prenovo procesov in organizacije. Ne sanjajte, da boste samo z namestitvijo računalniškega programa in izobraževanjem lahko dosegli načrtovane koristi.

Smiselno je, da pred uvedbo skupaj z izbranim ponudnikom izvedete projektno nalogo, ki vam bo prek analize stanja in orisa konkretne izvede podala boljši vpogled v projekt. S tem boste tudi spoznali, koliko v resnici ponujena rešitev odstopa od vaših pričakovanj, izvajalec pa bo lahko podal ponudbo, ki se je bo držal tako z vidika cene kot časa izvedbe.