• Skrajšanje in poenostavitev postopka potrjevanja prejetih računov.
• Popolna usklajenost naročanja in plačevanja.
• Zmanjšanje procesnih napak (razreševanje in razdeljevanje stroškov, iskanje pravih podpisnikov …).

Zakaj bi se morili s potrjevanjem prejetih računov, ko pa je vse že dorečeno? Če ni, je nekaj močno narobe. Zakaj? Pri vsakem poslu je osnovna norma, da kupec ve, kaj plačuje. Še celo v običajnih družinah je praktično vsak nakup vnaprej znan in tudi, koliko denarja se bo zanj predvidoma potrošilo. Celo otroke vzgajamo v razumni in načrtovani potrošnji. V podjetju ni nič drugače. Vse nabave morajo imeti tehten razlog in ustrezne odobritve. To v praksi pomeni, da bi se ob dospetju računa moralo natančno vedeti, čemu je namenjen, kdo je zanj odgovoren in kako se ga razdeli oziroma kdo je naročnik in plačnik.

Vendar ni povsod in vedno tako

V številne organizacije še vedno prihajajo računi, za katere se naknadno ugotavlja razloge. V kolikor je bila nabava izvedena po poslovnih pravilih, gre v takšnih primerih samo za pomanjkanje informacij in slabo komunikacijo med porabniki, nabavo in financami, kar posledično pomeni “samo” izgubo časa in slabo voljo. Če pa nabava ni bila transparentna, lahko pride celo do oškodovanja podjetja, težav s finančnim tokom ali nepričakovanega poslabšanja poslovnega izida. Postopek ugotavljanja izvora nabave je lahko tako dolg, da pride do zamud pri plačevanju ter s tem do izgubljanja ugleda pri dobaviteljih. In okostnjaki lahko padejo iz omare še, ko smo globoko v novem poslovnem letu tudi po zaključeni letni bilanci.

Ko se vsi problemi zgrnejo na koncu

Osnova za kakršno koli obvladovanje finančnega toka in poslovne uspešnosti je nadzor nad nabavnimi potrebami. Z vidika potrjevanja računov pa je pomembna še povezava nabavnega procesa s postopkom tako imenovane likvidacije računov. Pravzaprav gre za to, da organizacija vzpostavi informacijsko povezan nabavni proces, ki sega od zajema nabavnih potreb do knjiženja v glavni knjigi poslovnega informacijskega sistema.

Da bi lahko učinkovito izpeljali potrjevanje računov, je potrebno imeti poleg samega dokumenta pri roki vrsto informacij, med njimi:

• kdo je naročnik (organizacijska enota, oddelek …),
• po katerih stroškovnih mestih se knjiži,
• kako se zneski na računu ali posamezne postavke razdelijo,
• kdo podpisuje račun …

V nekaterih podjetjih v tem postopku spremljajo račune po različnih nestandardnih dimenzijah, glede na poslovni in produkcijski proces. Oddelki finance in nabave v urejenih poslovnih okoljih skrbijo še za popolnjevanje računov z vso povezano dokumentacijo, od naročilnic in pogodb do dobavnic, specifikacij, prevzemnic ter prevoznih in carinskih dokumentov.

Vse te informacije in dokumente se po navadi zbira šele na koncu nabavnega procesa, ob potrjevanju računov, kar seveda ustvarja veliko dela z zbiranjem in vnašanjem informacij. Poleg tega prihaja do popolnoma nepotrebne komunikacije, usklajevanja in pogajanj med oddelki, saj bi vsa dejstva morala biti znana že ob potrditvi nabavne zahteve in pred pošiljanjem naročilnice dobavitelju.

Slabo opredeljeni in pomanjkljivo vodeni nabavni zahtevki so torej izvirni greh za vse probleme, ki se pojavljajo pri potrjevanju računov.

Dobro vodeni nabavni zahtevki rešujejo likvidacijo računov

V Genisu smo organizacijam maksimalno olajšali obvladovanje prejetih računov v modulu e-Računi s tesno integracijo postopka spremljanja nabavnih zahtevkov in potrjevanja prejetih računov, ki poteka v modulu e-Naročila. Že v fazi upravljanja z nabavnimi zahtevki v modulu e-Naročila namreč uporabniki določijo vse podrobnosti, vključno s posameznimi postavkami in razdelitvami zneskov po stroškovnih mestih ter izvedejo postopek odobravanja in podpisovanja.

Te informacije se nato samodejno uporabijo v procesu potrjevanja računov v modulu e-Računi in zagotavljajo:

• enostavno povezovanje računov in naročil (modul e-Računi ponudi vsa nepovezana in delno zaključena naročila za določenega dobavitelja)
• hitro potrditev z enim klikom brez izvedbe nadaljnjega postopka odobravanja in podpisovanja računov, saj so v primeru usklajenosti računa in naročilnice vse odobritve pridobljene že v fazi potrjevanja nabavnega zahtevka oziroma naročila;
• na račun se samodejno prenesejo informacije o razdelitvah;
• različni scenariji zaključevanje naročil s prejetimi računi (na primer več naročil – en račun ali eno naročilo – več računov).

Takšna izvedba procesa organizacijam omogoča, da se skozi postopek likvidacije računov obravnava samo primere, ko se ob kontroli prejetih računov odkrije odstopanja, bodisi pri zneskih in plačilnih pogojih bodisi pri dobavljenem blagu in količinah.

Zmanjšanje števila računov, potrebnih za potrjevanje, enkratno vnašanje podatkov in avtomatizacija postopkov pripomoreta k temu, da se lahko čas za potrjevanje računov skrajša tudi do 90 odstotkov! Ob tem pa se pridobi popolno urejenost nabavnega procesa, nadzor nad stroški in denarnim tokom še preden pride do bremenitve poslovnega transakcijskega računa.

Za več informacij o informacijskih rešitvah e-Računi in e-Naročila se obrnite na: prodaja@genis.si.