Procesni dokumentni sistem v povezavi z matičnimi podatki iz sistema ERP zagotavlja popolno digitalno izvedbo delovnih postopkov, kar je tudi osnova za digitalno transformacijo podjetja.

Digitalna transformacija poslovanja v osnovi ne prinaša sprememb pri upravljanju z matičnimi podatki in transakcijami, ki se večinoma izvajajo v sistemu ERP. Predvsem vpliva na način dela in izvajanje poslovnih procesov pri čemer pa intenzivno izkorišča podatke, ki se nahajajo v sistemu ERP.

Ob razmišljanju o digitalni transformacijami se podjetja velikokrat ujamejo v razmišljanje, da morajo najprej prenoviti sistem ERP. Pri tem v resnici ne gre za izzive digitalizacije ampak za probleme, ki so operativne narave. Največkrat gre za neučinkovite procese, ki so z leti dodelav sistema postali neobvladljivi pa tudi za težavno in drago razširjanje sistema z zmožnostmi za načrtovanje, kalkulacije in podporo osnovni dejavnosti. To je še posebej prereče za podjetja, ki so ob uvedbi sistema ERP reševala finančno-računovodsko problematiko in niso posvečala pozornosti ustreznosti rešitve za podporo pri proizvodnji ali izvajanju storitev. Pri menjavi ERP-ja gre velikokrat tudi za tehnološke probleme, ki vplivajo na hitrost, zanesljivost in varnost, recimo, da ga ni več možno posodabljati v skladu s posodobitvami sistemske programske opreme, virtualizacijskih rešitev in strojne opreme – tako strežnikov kot osebnih računalnikov.

Pravzaprav je procesni dokumentni sistem ena od najpomembnejših informacijskih rešitev, ko gre za digitalno transformacijo in pravzaprav ni odvisen od poslovnega informacijskega sistema. Z vpeljavo procesnega dokumentnega sistema, kot je Genis e-GenDoc si podjetja poenostavijo digitalno transformacijo in posodobijo poslovanje tudi v primeru starejši sistemov ERP, hkrati pa se pripravijo na lažjo menjavo sistema ERP v prihodnosti. Vendar je pri tem treba sprejeti nekaj kompromisov, ki pa se hitro pokažejo kot občutne poslovne izboljšave. Predvsem gre za prenos delovnih postopkov, ki se morda že izvajajo v sistemu ERP v dokumentni sistem

Dokumentni sistem zmanjšuje odvisnost od sistema ERP in poenostavlja prehode

Zamisel, da bi nekatere dokumente upravljali s sistemom ERP je na mizi že vrsto let, vse od začetka elektronskega poslovanja. Je zelo privlačna in številna podjetja so jo in jo še uresničujejo. Najpogostejši primer je upravljanje s prejetimi računi, ki naj bi se jih v sistemu ERP zajemalo in obdelovalo zaradi knjiženja, do katerega pride po koncu procesa potrjevanja. Podobno je tudi z nabavnimi zahtevki, še posebej za materiale, kjer je treba spremljati zaloge, saj se vodenje materialnega poslovanja največkrat izvaja v integralnem sistemu ERP. Med delovnimi postopki, ki potekajo v sistemu ERP se najdejo tudi reklamacije in ukrepi, saj se nanašajo na izdelke oziroma storitve, ki se jih spremlja v temeljnem poslovnem informacijskem sistemu (šifranti izdelkov, tehnologija, delovni nalogi, storitveni nalogi …).

Razširjanje sistema ERP, ki je v osnovi namenjen obvladovanju podatkov in transakcije z dokumenti in delovnimi postopki je tvegana poteza. Slabosti se najbolj pokažejo pri posodabljanju ali menjavah sistema. V novih različicah je po navadi potrebno vse take dodelave narediti na novo, kar močno poveča stroške projekta. Podobno je v primeru prehoda na drug sistem, ki morda takšnih zmožnosti sploh ne podpira. Nemalo podjetij je bilo ob takih spremembah primorano k ponovni uporabi papirnih dokumentov in v ročne delovne postopke.

Z upravljanjem dokumentov in delovnih postopkov v dokumentnem sistemu, tudi tistih, ki so tesno povezani s poslovnim informacijskim sistemom, se bistveno poenostavi uvajanje novega sistema ERP. O tem pričajo različne menjave sistemov ERP, ki so jih uporabniki procesnega dokumentnega sistema e-GenDoc izvedli v zadnjih 25 letih. Izpostaviti je treba, da se v vseh teh primerih delovni postopki v dokumentnem sistemu niso spreminjali, čeprav je v ozadju prišlo do velikih sprememb sistema ERP, na primer:

• ERP lastnega razvoja (tehnologija Oracle) -> MS DynamicsNAV
• SAP ERP -> MS Dynamics NAV
• MS Dynamics NAV -> MS Dynamics AX (365)
• Baan 4.0/5.0 – > SAP S4/H
• Perftech Largo -> SAP S4/H

V primeru takšnih sprememb v zalednih sistemih se namreč izvede samo poseg v integracijski vmesnik, kar pa ne pomeni niti visokega dodatnega stroška niti tveganja v samem delovanju. Še posebej, če ima ponudnik dokumentnega sistema visoke kompetence kar se tiče integracije sistemov.

Dokumentni sistem je vsebinsko, uporabniško, tehnološko in poslovno primernejša rešitev

Obvladovanje dokumentacije, vključno s prejetimi računi in nabavnimi naročili je smiselno izvajati v dokumentnem sistemu zaradi več razlogov.

Digitalen delovni postopek: dokumentni sistem omogoča celovito podporo postopku, od zajema dokumenta do delovnega toka in vseh uporabniških aktivnosti in arhiviranja dokumenta s spremljajočimi podatki in povezavami do drugih povezanih dokumentov – posledica je popolna revizijska sledljivost in lažje upravljanje postopka oziroma vodenje.
Uporabniška izkušnja: dokumentni sistemi podpirajo delovne postopke, zato ponudniki veliko pozornosti posvečajo prijaznosti do uporabnika, tako glede uporabniškega vmesnika kot optimizacije postopkov in enostavnosti delovanja.
Prilagodljivost in dodajanje funkcionalnosti: v dokumentnem sistemu so spremembe delovnih postopkov bistveno bolj enostavne in hitreje izvedljive kot v sistemu ERP. V primeru modularnih rešitev, kot je procesni dokumentni sistem Genis e-GenDoc, je vključevanje dodatnih delovnih področij izredno enostavno, prav tako kreiranje novih delovnih tokov. Enostavnejše je tudi posodabljanje tako na nove različice aplikativne in sistemske programske opreme.
Prehajanje med infrastrukturo: dokumentni sistem je zaradi tehnološke zasnove in manjše vpetosti v ostale poslovne aplikacije bistveno enostavneje prenesti v oblak ali v gostovanje na infrastrukturo zunanjega ponudnika, kot sistem ERP s čimer se podjetje lažje odziva na organizacijske spremembe, zagotavlja kakovostno storitev uporabnikom in bolje upravlja stroške za IT.

Z uvedbo procesnega dokumentnega sistema podjetje naredi prvi velik korak k digitalizaciji poslovanja. Ne samo, da skorajda čez noč poveča učinkovitost in zniža stroške temveč pridobi vpogled v svoje delovanje na osnovi katerega lažje ukrepa in izboljšuje procese. Istočasno poveča odzivnost na spremembe v poslovnem okolju ter lažje prilagaja delo spremembam v poslovnih procesih in modelih.