ZAPOSLUJEMO!

Vabljeni v pregled prostih delovnih mest

5 korakov do obljubljenih prihrankov

23 junija, 2022

Vsakemu nejevernemu Tomažu je kmalu jasno, da nas poslovanje v vsakem primeru že sedaj nekaj stane. To pomeni, da zmanjšanje katerega koli stroška takoj pomeni neposreden prihranek. Treba je samo še pogledati vsoto teh prihrankov in vrednost naložbe v nekem časovnem obdobju.

Sliši se enostavno, a verjemite, da mnogo organizacij s prehodom na digitalno poslovanje ne doseže želenih prihrankov. Največkrat gre za to, da se prihranke vidi predvsem v večji delovni učinkovitosti, kar bi v večji organizaciji pomenilo kakšno delovno mesto manj. No, pa saj veste, zaradi digitalizacije v resnici vsaj v režiji ni še nihče izgubil službe. Morda lahko ob upokojevanju določenega delovnega mesta ne nadomestite z novim kadrom.

V podjetju Genis smo prepričani, da je digitalizacija poslovanja pristop, ki pravzaprav ohranja delovna mesta, saj močno poveča produktivnost. To pomeni, da gre za vodstveni izziv, kako sproščen čas in energijo zaposlenih preusmeriti v naloge, na osnovi katerih bo podjetje dosegalo višjo dodano vrednost.

Da ne bomo izvajali po nepotrebnem poslovne revolucije, si poglejmo nekaj razmeroma enostavnih in hitrih korakov, ki jih omogoča digitalizacija z uporabo dokumentnega sistema.

Poskrbite za pristop “najprej digitalno”.

Vsi dokumenti, ki jih uporabljate v finančnem računovodstvu, so v izvorni obliki digitalni. Zato si kot prvo zagotovite, da boste prejemali poslovne dokumente v elektronski obliki, od e-računov do digitalno podpisanih e-pogodb. Še posebej so koristni e-računi, saj odpravijo ročno vnašanje podatkov in omogočajo avtomatizacijo ostalih delovnih postopkov, na primer preverjanje zneskov in razdeljevanje po stroškovnih mestih.

Zamenjajte papirni arhiv z elektronskim

Namesto, da dokumente, ki jih prejmete po e-pošti ali sistemih e-izmenjave tiskate, jih raje shranjujte v elektronski obliki. Prav tako digitalizirajte prejete papirne dokumente. Tehnologija OCR vam je lahko pri tem v pomoč, vendar je smiselno premisliti, ali jo sploh potrebujete. Obseg prejete poslovne dokumentacije po e-pošti ter preko e-izmenjave tako hitro narašča, da je nespametno in presneto drago voditi papirni arhiv zaradi na primer 20 odstotkov prejetih papirnih dokumentov. Kot elektronski arhiv lahko uporabite kar dokumentni sistem, razen če delujete v dejavnosti, kjer področna zakonodaja izrecno zahteva certificirano varno hrambo, na primer javni sektor.

Rešitev e-Računi Shadow

Rešitev e-Računi

Centralna rešitev za digitalno potrjevanje in vodenje prejetih računov

Od digitalizacije v digitalno transformacijo

Ko zamenjate papirne dokumente z digitalnimi, je smiselno, da greste še stopnico višje. Osnovne zmožnosti za zajem, shranjevanje in razdeljevane digitalnih dokumentov nadgradite s celovito digitalno izvedbo potratnih delovnih postopkov, na primer potrjevanje nabavnih zahtevkov in računov, priprava pogodb, upravljanje s projektno, organizacijsko, kadrovsko in tehnično dokumentacijo … Za to se vam splača nameniti več časa in pozornosti. Rezultat je avtomatizacija ročnih postopkov, ki vam zdaj kradejo preveč energije in časa. Saj želite postati bolj produktivni in delati prave stvari na pravi način?

Čimbolj natančno uredite postopke

Bolj kot želite, da sistem dela za vas, bolj je treba biti natančen, ko gre za pooblastila in odgovornosti v postopkih. Pameten dokumentni sistem na primer na osnovi podrobnega kompetenčnega reda in samo učenja samodejno razdeljuje naloge pravim sodelavcem, kar pohitri procese, zmanjša napake ter zagotavlja sledljivost. To pa so vse ključne vodstvene zahteve za vsako naložbo v informacijsko podporo poslovanju.

Rešitev e-Pogodbe Shadow

Rešitev e-Pogodbe

Centralna rešitev za vodenje pogodb in aneksov

Skladnost poslovanja

Eno je, da ureditev administracije z dokumentnim sistemom zmanjša tveganja zakonskih kazni. Še bolj pomembno pa je, da z vgradnjo poslovnih pravil dosežete uresničevanje lastnih standardov in poslovnih zavez. Konkretno že z izpolnjevanjem pogodbenih dogovorov z dobaviteljem lahko dosežete visoke finančne učinke – zaradi nabavljanja po nižjih cenah ali ugodnejših plačilnih pogojev. Takšno doslednost pri nabavljanju si recimo zagotovite z obvladovanjem nabavnih zahtevkov in urejenim sistemom naročanja preko dokumentnega sistema.

Vsekakor bi se našlo še več koristi digitalizacije z dokumentnim sistemom, ki imajo pozitiven finančni učinek na poslovanje.  Ena je vsekakor ponavljanje dobrih praks in njihovo razširjanje čez celotno organizacijo. Vendar počasi. Priporočamo, da se dokumentni sistem in posledično digitalizacija uvaja postopoma, ne glede na to, da si v resnici želimo čimbolj učinkovitega dela na vseh poslovnih področjih.

Rešitev e-Procesi Shadow

Rešitev e-Procesi

Centralna rešitev za pripravo in podpisovanje pogodbene dokumentacije

Prijavite se na novice

Bodite obveščeni o aktualnem dogajanju na področjih delovanja podjetja, o načrtovanih aktivnostih ter dogodkih.