Genisova rešitev e-Procesi za digitalno pripravo pogodb za več kot 50 odstotkov skrajša čas za od sklenitve dogovora do podpisa pogodbe.

Podjetje Genis, eden vodilnih ponudnikov informacijskih rešitev za digitalno poslovanje podjetij in javne uprave, je ponudbi procesnih rešitev, ki so na voljo v dokumentnem sistemu e-GenDoc, dodalo celovito digitalno obvladovanje pogodb od priprave in podpisovanja pogodb do vodenja aktivnih in arhivskih pogodb. Genisova rešitev za pripravo pogodb temelji na uporabi najnovejšega dokumentnega modula za upravljanje z delovnimi postopki e-Procesi, modula za zajem prejetih pogodb e-Pisarna ter osrednjega registra pogodb in aneksov e-Pogodbe. Za digitalno podpisovanje pogodb skrbi storitev v oblaku SimplDox, ki v povezavi s storitvami zaupanja Subscribo zagotavlja kvalificirano digitalno podpisovanje v skladu z zahtevami slovenske in evropske zakonodaje.

Vrednost številnih podjetij je opredeljena z njihovimi pogodbami. Čeprav je upravljanje s pogodbami pomembno področje upravljanja s tveganji, je v velikem številu podjetij pomanjkljivo neurejeno ali se sploh ne izvaja.
»Genisove rešitve za upravljanje s pogodbami podjetjem izboljšujejo profit. Zakaj? V osnovi zato, ker se na tak način pogodbe sploh začne redno uporabljati pri vsakodnevnem poslovanju in izkoriščati njihovo pravo vrednost,« je dejal Janko Štefančič, direktor podjetja Genis.

Genisov dokumentni sistem e-GenDoc prek modula e-Pisarna podjetju zagotavlja učinkovit zajem vse prejete pogodbene dokumentacije v različnih oblikah in ne glede na način prejema. Podpisane pogodbe se iz e-Pisarne samodejno zavedejo v osrednji register pogodb in aneksov e-Pogodbe. S tem se zagotovi učinkovito shranjevanje pogodb, bodisi aktivnih bodisi pretečenih oziroma arhivskih pogodb. Prek vgrajenih avtomatizmov podjetje lažje upravlja s svojimi aktivnimi pogodbami in skrbi za njihovo izvajanje. Samodejna obvestila ter enostavnejše iskanje in uporaba pogodbenih informacij in dokumentov zmanjšajo možnosti za prekoračitev dogovorjenih vrednosti pogodb ali ne izkoriščenje pogodbenega zneska. Zaradi pogostejše uporabe informacij iz pogodb podjetje pri svojih nabavnih in prodajnih poslih plačuje oziroma prodaja izdelke in storitve po vnaprej dogovorjenih cenah, količinah in komercialnih pogojih. Zaradi boljšega nadzora nad izvajanjem pogodb se zmanjšajo tudi možnosti za plačevanje pogodbenih kazni ali izgubo bonitet, kot posledica kršitve obligacijskih razmerij.

»Pri današnjem tempu poslovanja in borbi za posel je pomemben tudi čas, v katerem pride do podpisa pogodbe. To pomeni, da mora biti pogodba čim hitreje in čim bolj kakovostno pripravljena ter odobrena za podpisovanje,« je izpostavil Štefančič.

Genisova rešitev poleg samega upravljanja aktivnih pogodb izboljšuje že sam proces nastajanja pogodbe, ki je popolnoma urejen glede na tip in vrsto pogodbe. To pomeni, da so odgovornosti in naloge vnaprej določene, pri čemer se aktivnosti in obvestila uporabnikov o novih zadolžitvah samodejno prožijo. Pogodbene dokumente ter same postopke priprave, usklajevanja in odobravanja pogodbe se izdela hitro, na osnovi predlog. Informacije in naloge se skozi proces samodejno prenašajo. Vse aktivnosti so revizijsko sledljive, kar poenostavi reševanje napak, ki se pojavijo med pripravo ali pri kasnejšem izvajanju pogodbe. Zaradi digitalizacije celotnega procesa se čas priprave pogodbe za podpisovanje skrajša za več kot 50 odstotkov.
»V podjetju Genis se zavedamo, da si želijo podjetja delovne postopke čim bolj avtomatizirati. To pomeni, da mora biti digitaliziran celoten proces, pri pogodbah recimo tudi samo podpisovanje s strani notranjih in zunanjih deležnikov,« je še povedal Štefančič.

Genis je podjetjem omogočil, da digitalno pripravljene pogodbe podpišejo s kvalificiranim digitalnim potrdilom in uporabo storitev zaupanja, v skladu z evropsko uredbo eIDAS. Usklajene in odobrene pogodbe se iz modula e-Procesi prenesejo v sistem SimplDox, ki deluje v računalniškem oblaku, kjer se večpartitno podpišejo z uporabo storitve Subscribo. Samo podpisovanje pogodb se tako z nekaj dni skrajša na samo nekaj minut, pri tem pa je možno rešitev uporabljati pri podpisovanju pogodb s partnerji iz celotne EU.