Nabava je nenehno žarišče različnih interesov in pod stalnim pritiskom vseh funkcij v podjetju. Zato ne čudi, da se vse pogosteje pojavlja zahteva po urejenem in preglednem nabavnem procesu.

Nabavne službe so organizirane različno, in sicer glede na njihovo strateško vlogo. Vendar imajo ne glede na obliko organizacije – centralno ali porazdeljeno – vse zelo podobne zahteve, kar se tiče urejenosti postopkov in dokumentacije. To velja tudi za organizacije, kjer nabavne službe sploh nimajo in nabavljanje izvajajo kar v okviru posameznih oddelkov.

Proces nabavljanja je ne glede na to, kdo ga izvaja in kako poteka, mnogo več kot pošiljanje naročilnic dobaviteljem. V Genisu smo zato razvili niz procesnih dokumentnih modulov, s katerimi oblikujete celovito rešitev za obvladovanje nabavne dokumentacije in delovnih postopkov v zvezi vodenjem nabavnega procesa. Pravzaprav uskladite nabavne postopke s poslovno strategijo in cilji, standardi in zakonodajo, z zahtevami poslovnih porabnikov in s pričakovanji dobaviteljev, vaših poslovnih partnerjev.

Za začetek je treba obvladovati dokumentacijo

Nabavna dokumentacija je lahko zelo obsežna, odvisno od predmeta nabavljanja. V primeru letne pogodbe z dobaviteljem pisarniškega materiala lahko sestavlja samo pogodbo, naročilnice ter prejete dobavnice in račune. V primeru investicij pa lahko nabavna dokumentacija pravzaprav vključuje tudi velik del projektne dokumentacije in se za posamezno investicijo vodi skozi več let.

V vsakem primeru naj bo nabavna dokumentacija na voljo na enem mestu, kjer se jo lahko hitro najde, bodisi po ključnih besedah bodisi po partnerjih, poslih, projektih, kontekstu in s povezavami do drugih dokumentov.

Najbolj enostavno se nabavno dokumentacijo vodi prek nabavnih map, ki so recimo na voljo v dokumentni rešitvi e-Pisarna. V e-Pisarni lahko do nabavne dokumentacije dostopate z več strani, na primer iz mape posla ali projekta, kot dokumentni tip glede na klasifikacijski načrt, prejeto ali oddano pošto, interne dokumente v skupni rabi … Pri tem je pomembno, da se dokumenti kljub enostavni dostopnosti uporabljajo v skladu s poslovnimi pravili, glede na shemo pooblastil in odgovornosti ter nadzorovano in sledljivo, da ne prihaja do uhajanja oziroma zlorabe občutljivih poslovnih podatkov.

Kako podprete vodenje nabavne dokumentacije z e-Pisarno:

• nabavne mape: združevanje dokumentov na ravni poslov, investicij, projektov, stroškovnih mest, oddelkov, sredstev;
• vodenje dokumentacije glede na tip dokumenta: poslana naročila dobaviteljem, prejete dobavnice, prevzemnice, prejeti računi s prilogami, pogodbe, prejete ponudbe, specifikacije za ponudbe oziroma naročila, transportni in carinski dokument;
• razvrščanje in združevanje dokumentov, prilagajanje pogledov in zahtevnejše poizvedbe: uporaba širokega nabora opisnih podatkov (dobavitelji, naročniki/oddelki/organizacijske enote, zneski, datumi, povzetki …);
• iskanje po ključnih besedah in vsebini;
• povezovanje z delovnimi postopki: vodenje pogodb, potrjevanje nabavnih zahtevkov, upravljanje s prejetimi računi, vodenje reklamacije, spremljanje sklepov in nalog, načrtovanje in izvajanje ukrepov, upravljanje s sredstvi in storitvami …

Smiselno je, da se za občutljive nabavne dokumente, ki se tičejo recimo strateške nabave surovin, investicij v visokotehnološka sredstva, razvoj in raziskave, pogajanj z dobavitelji ali če vsebujejo osebne podatke, podrobno spremlja vse uporabniške aktivnosti, od aktivne uporabe v tekočih postopkih ter uporabe v okviru zbirke znanja, do pasivnih vpogledov v opisne podatke na osnovi iskanj ali analiz.

V nadaljevanju:

2. del: Kako oblikujete popolnoma razviden proces nabavljanja

3. del: Kako vzpostavite učinkovito komunikacijo

Zakaj ravno Genis?

Nabavni proces je pravzaprav temelj Genisovega razvoja procesnih dokumentnih rešitev. Podjetje je že pred več kot 25 leti prvo na slovenskem trgu ponudilo informacijsko rešitev e-Računi za brezpapirno upravljaje s prejetimi računi. Podobno pionirsko vlogo smo imeli tudi pri vzpostavitvi brezpapirnega vodenja nabavnih zahtev in naročil za dobavitelje ter pri upravljanju z nabavnimi pogodbami. Naše informacijske rešitve, vključno s procesnimi dokumentnimi moduli za podporo pri nabavnem procesu, so že 20 let registrirane blagovne znamke. Danes nabavni proces povezujemo v celovit sistem vodenja, upravljanja s kakovostjo in zagotavljanja skladnosti. Tako vam omogočimo, da povzdignete nabavo iz operativne v strateško funkcijo, s katero okrepite konkurenčnost in pridobite odpornost na negotove tržne razmere.

Stopite v stik z nami in preverite, kako vam lahko pomagamo pri ureditvi nabavnega procesa.