ZAPOSLUJEMO!

Vabljeni v pregled prostih delovnih mest

Skladen in urejen nabavni proces, 2. del – razviden proces nabavljanja

3 junija, 2021

Nabava je po eni strani preveč kritična za delovanje podjetja, po drugi strani pa neposredno vpliva na poslovni rezultat. Zato si uspešne organizacije želijo imeti čim boljši pregled nad procesom nabavljanja, predvsem, kdo, kaj, zakaj, koliko in kje porablja. Vsekakor pri tem ne gre le za zagotavljanje porabe v okviru načrtovanja poslovne uspešnosti, ampak tudi za uresničevanje obligacijskih razmerij do dobaviteljev in obvladovanja skladnosti poslovanja s sprejetimi merili in standardi.

Dejstvo je, da osnovno preglednost procesa nabavljanja vzpostavi že digitalizacija samega delovnega postopka priprave in potrjevanja nabavnih zahtevkov. Resda se na tak način lahko precej poenoti potek nabave, vendar gre tu res za osnovo, ki sama po sebi še ne odgovori na vprašanja:

  • Poteka nabava v skladu z internimi pravili ter pooblastili glede na vsebino in vrednost naročil?
  • So nabave v skladu z načrtovanimi potrebami in dogovori?
  • Ali res naročamo samo pri potrjenih dobaviteljih ali gredo nabave mimo uradnih poslovnih dogovorov?
  • Ali izpolnjujemo pogodbene obveznosti do dobavitelja oziroma naročamo v skladu s pogodbeno dorečenimi pogoji?
  • Kako je z izkoriščenostjo pogodb in koliko poračuna za posamezno stroškovno mesto imamo sploh še na voljo?
  • Ali morda prihaja pri nabavnih zahtevkih do anomalij, na primer, da se določene produkte neobičajno veliko naroča?
  • Ali smo pri izbiri dobavitelja upoštevali pravilo treh oziroma več ponudb?
  • Ali imamo zbrano vso dokumentacijo in odobritve, da se ne bo zataknilo pri plačevanju računa?

Digitalizacijo procesa, vključno z nabavljanjem, je moč izvesti na različne načine – z uporabo e-pošte praktično čez noč. Vendar  je za vzpostavitev nadzorovanega in revizijsko sledljivega digitalnega nabavnega procesa potrebno vložiti več razmisleka, časa in energije.

5 ključnih korakov za pregleden nabavni proces

Odgovore na izpostavljene izzive lahko združimo v pet rešitev, vse skupaj pa kot dobra praksa preizkušeno deluje v okviru osrednjega procesnega dokumentnega sistema e-GenDoc. Ta namreč ponuja različne module za podporo posameznim poslovnim dejavnostim, ki se povezujejo z zmožnostmi za vodenje nabave, tako da nabavni proces poteka povsem transparentno.

Najbolj enostavno se nabavno dokumentacijo vodi prek nabavnih map, ki so recimo na voljo v dokumentni rešitvi e-Pisarna. V e-Pisarni lahko do nabavne dokumentacije dostopate z več strani, na primer iz mape posla ali projekta, kot dokumentni tip glede na klasifikacijski načrt, prejeto ali oddano pošto, interne dokumente v skupni rabi … Pri tem je pomembno, da se dokumenti kljub enostavni dostopnosti uporabljajo v skladu s poslovnimi pravili, glede na shemo pooblastil in odgovornosti ter nadzorovano in sledljivo, da ne prihaja do uhajanja oziroma zlorabe občutljivih poslovnih podatkov.

 

1. Digitalen delovni postopek od zajema nabavnih zahtev do pošiljanja naročilnic dobaviteljem

V modulu e-Naročila se izvede celoten delovni postopek, ki vključuje vnos in potrjevanje nabavne potrebe v oddelku, združevanje nabavnih potreb in pripravo naročila za dobavitelja, potrjevanje izhodnega naročila ter sledljivo pošiljanje naročila dobavitelju. Organizacija lahko v e-Naročilih vzpostavi prilagojene delovne tokove, glede na vrsto nabave oziroma tip naročila, recimo ali gre za materialna/storitvena naročila, za naložbe ali drobni inventar. Dodeljevanje nalog v delovnih tokovih poteka visoko avtomatizirano, na osnovi poslovnih pravil, pooblastil in odgovornosti, ki se upravljajo v osrednji varnostno-organizacijski shemi e-OrgShema. Vgrajeni nadzorni mehanizmi onemogočajo, da bi do dobavitelja sploh prišla naročila, ki niso izdana v skladu z lastnimi poslovnimi standardi.

2. Spremljanje skladnosti s poslovnimi pravili

Že vnos nabavne zahteve se lahko poveže z različnimi dogodki in dejavnostmi, ki se vodijo v sistemu e-GenDoc, na primer, sklepi uprave, naloge na sestankih, korektivni ukrepi … lahko pa se v sistem prenese podatke iz drugih poslovnih sistemov, najpogosteje iz sistema ERP. Tak pristop je še posebej uporaben v proizvodnih podjetjih za oskrbo osnovne dejavnosti – na primer za materialna naročila, vzdrževanje … Poleg tega se vsako naročilo poveže z ustrezno pogodbo, letno naročilnico, projektom oziroma proračunsko postavko. Ker ima dodeljene skrbnike ne more prihajati do naročanja izven postopkov, opredeljenih s poslovnikom kakovosti ali drugimi vodstveno-organizacijskimi pravili.

3. Nadzor nad črpanjem pogodb in aneksov ter proračunov

Prek povezave računov z aktivnimi pogodbami organizacija avtomatizira črpanje pogodb v osrednjem registru pogodb in aneksov e-Pogodbe. Podobno vzpostavi nadzor nad realizacijo načrtovane porabe po proračunih za posamezno naložbo, projekt ali oddelek, kar obvladuje z modulom za proračun e-Invest. S pomočjo teh povezav avtomatizira nadzor porabe, zagotavlja nabavljanje po vnaprej dogovorjenih cenah ter zagotovi izpolnjevanje pogodb, kar je nenazadnje osnova za pridobivanje dodatnih ugodnosti pri dobaviteljih. Ob tem preprečuje neodobrene prekoračitve pogodbenih vrednosti ali proračunskih postavk ter tako zmanjša tveganja prekoračitev stroškov in zmanjšanja načrtovane poslovne uspešnosti.

4. Zbiranje dokumentacije, razdelitev stroškov in odobritev že v fazi priprave naročila

Pravzaprav smo svoj denar porabili v trenutku, ko smo proizvode naročili in ne šele, ko prejmemo račun. Zato je smiselno, da vsako nabavo ustrezno dokumentirate in dokumente shranite v dokumentni sistem. Poleg tega lahko v nadaljevanju naročilnice zaključujete s prejetimi dobavnicami in računi ali lastnimi prevzemnicami, jih opremljate z dobaviteljevimi specifikacijami in certifikati, transportno dokumentacijo in ostalo vhodno/izhodno dokumentacijo, ki jo hranite v e-Pisarni. Že ob pripravi naročila poskrbite za odobritve vseh skrbnikov stroškovnih mest, ki jih bo naročilnica bremenila, saj s tem poenostavite, avtomatizirate in skrajšate postopke potrjevanja računov. Ta izboljšava se povrne v različnih bonitetah zaradi predčasno ali točno plačanih računov!

5. Vrtanje v globino od porabe na stroškovnem mestu do izvora nabavnega zahtevka

Velikokrat služba za kontroling, vodje oddelkov ali celo lastniki zaznajo anomalije pri nabavah, na primer, da se neke surovine ali drobnega inventarja nabavlja preveč. V kolikor se to zgodi šele ob poslovni ali davčni reviziji ali sestavljanju bilance za preteklo leto je seveda že veliko prepozno, da bi ukrepali in se izognili škodi. Z nabavno rešitvijo procesnega dokumentnega sistema e-GenDoc je možno že ob mesečnih bilancah oziroma sproti preiskovati dogajanje pri nabavi. To preiskovanje se lahko začne pri poslovnih kazalnikih v sistemu za poslovno odločanje (BI), se nadaljuje v sistem ERP ter prestavi najprej v analizo prejetih računov v modul e-Računi in nato še naročila dobaviteljem, internih nabavnih  zahtevkov ter navsezadnje do posameznih vnosov nabavnih potreb. Ker so vnosi in uporabniške aktivnosti v celotnem procesu nabave sledljive, se lahko natančno ugotavlja razloge in odgovornosti za anomalije.

Postopna izgradnja razvidnega procesa nabavljanja

Izgradnja tako urejenega in preglednega nabavnega procesa se ne zgodi čez noč! In ravno zato predstavlja procesni dokumentni sistem e-GenDoc najboljšo prakso. K digitalizaciji nabavnega procesa pristopate po korakih, s postopno optimizacijo posameznega dela procesa in uvedbo ustreznega modula. Začnete lahko na primer z e-Računi, dodate e-Naročila, temu sledi uvedba e-Pogodb, e-Pisarne, e-Investa in povezovanje z drugimi moduli, s katerimi digitalizirate še ostale dejavnosti.

Vsekakor pa najprej stopite v stik z nami in preverite, kako lahko s svojimi bogatimi izkušnjami pomagamo pri ureditvi vašega nabavnega procesa.


Predhodni zapis:

1. del: Učinkovito obvladovanje nabavne dokumentacije

Naslednji zapis:

3. del: Kako vzpostavite učinkovito komunikacijo 

Modul e-Naročila Shadow

Modul e-Naročila

Vodenje nabavnega postopka od zajema nabavnih potreb do naročilnice dobavitelju.

Prijavite se na novice

Bodite obveščeni o aktualnem dogajanju na področjih delovanja podjetja, o načrtovanih aktivnostih ter dogodkih.