Večina dokumentov je res izvorno v digitalni obliki in večino dokumentov tudi pošiljamo notranjim in zunanjim prejemnikom po digitalnih poteh. Pravzaprav imamo v splošnem samo eno problematično področje, in sicer, ker se v nekaterih podjetjih več, v nekaterih manj še uporablja papirna dokumentacija. Gre za nabavne oziroma vhodne račune.

Nedavno smo se srečali s podjetjem, ki večino računov še vedno prejme v papirni obliki! Direktor je ob pogovoru izpostavil rešitev z optičnim prepoznavanjem znakov – OCR, ki je roko na srce iz leta v leto boljša. Nekateri ponudniki dokumentnih rešitev so šli namreč že tako daleč, da ponujajo samo učljive storitve OCR kar znotraj dokumentnega sistema. Po drugi strani takšno raven strojnega učenja pri optičnem prepoznavanju nudijo tudi ponudniki namenske programske opreme za optično branje papirnih dokumentov. Te nato prenesejo prepoznane podatke v povezan dokumentni sistem, kar močno poenostavi zajem podatkov s papirnih dokumentov. Na žalost ga ne morejo povsem avtomatizirati, saj je zaradi možnosti napak potrebno optično prebrane podatke vseeno dodatno preverjati.

Ali je OCR danes sploh še aktualen?

Priznajmo si, OCR je vsekakor smiseln za organizacije, ki prejmejo veliko papirnih dokumentov od svojih poslovnih partnerjev oziroma od njih ne morejo pridobite elektronskih datotek. Če pa poslujete večinoma s podjetji iz Slovenije, Hrvaške, Italije in drugih evropskih držav, kjer že uporabljajo nabavne dokumente v formatu xml je to bolj ali manj odveč. Če že ni možno dobiti datotek xml, poskusite pridobiti berljive pdf. Zakaj? Obe datoteki lahko brez napake prebere računalnik, pri čemer tako prebranih podatkov ni treba preverjati, ker njihova kakovost ni odvisna od algoritmov za prepoznavanje. Torej se na tak način lahko doseže precej višja stopnja avtomatizacije zajema podatkov.

Šest koristi prejema digitalnih dokumentov

Proračunski porabniki v Sloveniji so že pred leti prešli na prejemanje e-računov. Njihov primer je najboljši pokazatelj, zakaj je danes treba pri nabavni dokumentaciji dati prednost digitalnim pristopom. V gospodarstvu, predvsem v proizvodnji, nastopajo še dodatne zahteve, predvsem ko gre za materialne račune.

1. Popolnoma avtomatizirano branje podatkov brez napak odpravlja porabo časa pri zajemu podatkov za obvladovanje dokumentov, kakor tudi kasneje v postopku računovodskega preverjanja in potrjevanja v oddelkih.
2. Če so računi v obliki XML, lahko informacijska rešitev enostavno prebere tudi vrstice in izvede preverjanje z drugim dokumentom, na primer dobavnico ali naročilnico v format XML. Tako se doseže samodejno preverjanje skladnosti in sproži nadaljnje postopke v primeru odstopanj, na primer zavrnitev računa ali dodatno odobravanje.
3. Možna je avtomatizacija upravljanja stroškov, na primer samodejno razdeljevanje postavk na računu na posamezna stroškovna mesta že takoj ob prejemu računa.
4. Več načinov prejema dokumentov (e-pošta, e-izmenjava, FTP …) glede na možnosti dobavitelja oziroma zahteve naročnika.
5. Zanesljivo in varno prejemanje dokumentov prek sistema e-izmenjave odpravlja možnost za direktorske prevare, prejem datotek, okuženih z izsiljevalskim virusom ter za vdore v poslovno komunikacijo.
6. Nobenih zapletov pri izkazovanju istovetnosti dokumentov na dolgi rok. Ker hranite izvorne elektronske dokumente, vam v primeru kakršnih koli pravnih dokumentov nihče ne more izpodbijati originalnosti elektronsko shranjenega dokumenta.

Z uporabo digitalnih dokumentov pri nabavi in seveda z digitalizacijo delovnih postopkov se administracija pri nabavi zmanjša za 50 do 90 odstotkov, kar ima znatne učinke tudi pri znižanju stroškov. Vendar so tu še druge, morda celo pomembnejše koristi, na primer bolj udobno delo, manj napak, hitrejše odkrivanje in  odzivanje na odstopanja, boljša preglednost in sledljivost postopkov ter možnost analiziranja ne samo transakcijskih, ampak tudi procesnih informacij.

V letu 2022 je tako že malodane bogokletno razmišljati o problemih s skeniranjem papirnih dokumentov in naložbah v optično prepoznavanje znakov. Zakaj bi se vendar to šli, če lahko vse poteka digitalno, tako pri notranjem poslovanju kot tudi pri poslovanju z dobavitelji in kupci.