Prave poslovne učinkovitosti brez ustreznega dokumentnega sistema ne boste dosegli – vsaka podobnost z nakupom avtomobila je zgolj slučajna.

Se tudi vam zdi informatika abstraktna in težko določite njeno pravo vrednost? Programska oprema resda ni otipljiva ima pa občutne učinke, vsaj kar se tiče časa in denarja – čeprav jih marsikdo ne zna poiskati.
Pri obravnavi informacijskih rešitev se zato velikokrat zatečemo k bolj materialnim stvarem, na pri-mer k avtomobilom. Pri izbiri avtomobila največkrat gledamo na to, za kaj ga bomo uporabljali. Vemo, da dvosedi športnik ni najboljši za družinske izlete, kakor tudi ni velik terenski avto ravno primeren za mestna parkirišča. Podobno je smiselno obravnavati tudi dokumentni sistem in pri izbiri izhajati iz njegovega namena.
Dokumentnih sistemov, ki izpolnjujejo osnovne zahteve glede shranjevanja, deljenja in iskanja dokumentov, je veliko. Vendar v številnih primerih za resno poslovno uporabo niso najboljši. Poglejmo, v kakšnih primerih je za vas ustrezna izbira procesni dokumentni sistem, kot je e-GenDoc.
1. Izgubljate živce, ker stvari niso na svojem mestu ali jih sploh ne najdete.

Iskanje informacij in dokumentov v fizičnem svetu vzame povprečno 30 odstotkov časa. Čeprav si veliko uporabnikov predstavlja dokumentni sistem kot vrečo, v kateri z dobrim iskalnikom vse takoj najdeš, je v realnosti slika drugačna. Problem je enostavno v tem, da je treba v takem primeru veliko časa porabiti za iskanje med zadetki. V procesnem dokumentnem sistemu so dokumenti urejeno pospravljeni, zato je vedno vse na pravem mestu. Poleg tega sistem e-GenDoc omogoča oblikovanje prilagodljivih pregledov, tako da lahko ustrezne dokumente najdete še hitreje kot z iskalnikom.

2. Nikakor ne morete izpeljati nalog pravočasno, ker sodelavci ne opravijo dogovorjenega dela.

V rastočih podjetjih se količina administrativnega dela neprestano povečuje, tako zaradi zakonodaje kot zaradi rasti poslovanja. Pri izvajanju delovnih postopkov je udeleženih tudi vse več ljudi, ki nimajo učinkovitega nadzora niti nad zadolžitvami, kaj šele nad roki. V procesnem dokumentnem sistemu so dokumenti vedno del delovnega postopka, zato se natančno ve, kdo ima kakšno zadolžitev in do kdaj jo mora opraviti. e-GenDoc spodbuja redno izpolnjevanje obveznosti s sistemom opozarjanja, po drugi strani pa lahko vodje ali odgovorni za izvedbo nalog sproti spremljajo, kdo svojih nalog ne opravlja v dogovorjenem času in ustrezno reagirajo.

3. Delovna klima se slabša, ker je delo neenakomerno porazdeljeno.

Enostavni dokumentni sistemi ne dopuščajo pregleda nad tem, v katerih delovnih postopkih so posamezni zaposleni udeleženi in koliko dela opravijo. V procesnem dokumentnem sistemu se transparentno spremlja zadolžitve, pri čemer se za vsak delovni postopek vidi, kdo in koliko je pri njem aktiven. Te informacije vodjem omogočajo, da bolje porazdelijo pooblastila in odgovornosti, na osnovi katerih se razdeljujejo delovne naloge.

4. Zaradi neučinkovitih postopkov, v službi ostajate dlje.

Ena največjih odlik procesnega dokumentnega sistema so vgrajeni digitalni delovni postopki, ki omogočajo poenostavitev in avtomatizacijo rutinskih nalog, povezanih z vnašanjem podatkov in obdelavo dokumentov. Uporaba digitalnih pristopov, kot jih ponuja e-GenDoc, skrajša čas za izvedbo delovnih postopkov glede na tip dokumenta od 30 do celo 90 odstotkov.

5. Prenašate slabo voljo nadrejenih za probleme, za katere niste odgovorni vi.

Pri poslovanju vsakodnevno prihaja do anomalij, ki lahko ustvarijo velike probleme. Najbolj pogosto pa odgovornosti zanje ni mogoče ugotoviti, saj se te v oddelkih velikokrat prenašajo med zaposlenimi prek ustnega dogovora ali ad hoc.. V e-GenDoc delovni postopki potekajo na osnovi organizacijske sheme, zato posamezne naloge izvajajo samo osebe, ki imajo ustrezna pooblastila in odgovornosti. Vgrajena sledljivost ob tem zagotavlja, da se odgovornosti za napake hitro ugotovijo.

6. Popravljati morate napake, namesto da bi se ukvarjali s pametnejšimi stvarmi.

Ne samo, da je popravljanje napak zamudno, zažira se tudi v čas, ki ga rabite za izvedbo koristnih nalog. V nepreglednih in nepovezanih ročnih postopkih je odpravljanje napak praktično nemogoče že zato, ker je izredno težko odkriti razloge zanje. e-GenDoc odpravlja možnosti za nastanek napak, za kar skrbijo vgrajeni kontrolni mehanizmi. Poleg tega je možno napake hitro odkriti in sprožiti ustrezne korektivne ukrepe.

Glede na našteto prinaša procesni dokumentni sistem precej višjo dodano vrednost, kot enostavne dokumentne rešitve. Poleg tega da pripomore k poenostavitvi in pohitritvi delovnih postopkov pris-peva k izboljšanju vodenja ter dvigu kakovosti poslovanja. In če se vrnemo k primerjavi z avtomobi-lom – si predstavljate, da bi imeli avto, ki vam namesto stroškov ustvarja dobiček? Prav to je rezultat uvedbe procesnega dokumentnega sistema.