Ni nujno, da zaposleni vidijo naložbo v novo poslovno programsko opremo kot izboljšavo. In zato imajo lahko upravičene razloge, ki niso samo strah pred spremembami. Poskrbite, da z dokumentnim sistemom ne bo tako.

Se tudi vi utapljate v administraciji in se sprašujete ali je res treba vsega tega. Je možno delovne postopke kako poenostaviti ali, še bolje, katerega odpraviti? Bi se lahko upravljanje z dokumenti avtomatiziralo tako, da ne bi imeli toliko ročnega dela? Povsem razumljivo je, da ob takih željah od dokumentnega sistema pričakujete, da bo deloval kot neka čarobna paličica, ki vam bo prihranila večino administrativnih nalog in s tem ogromno časa. Tako razmišlja veliko uporabnikov, ki so nato ob predstavitvah dokumentnega sistema največkrat razočarani, saj dobijo občutek, da jim bo ustvaril le še več dela.

Verjetno ste tudi sami že doživeli kaj takega in imate popolnoma prav. Dokumentni sistemi vedno prinesejo nekaj dodatnega dela, a tudi mnogo koristi, ki v večini primerov pretehtajo na stran odločitve za naložbo. Vendar kljub temu kot proizvajalci ne moremo mimo dejstva, da ustvarjamo rešitve za uporabnike. In zato nenehno iščemo pravo pot med enostavnostjo uporabe in zahtevami, ki jih narekujejo urejenost, preglednost ter skladnost digitalnih dokumentov in postopkov.

Zakaj se v osnovi komplicira

Neizpodbitno dejstvo je, da vsak dokumentni sistem prinese zaposlenim nova opravila. Seveda poenostavlja in odpravlja vrsto drugih, ampak zaposleni tega v začetku največkrat ne razumejo. Po večini se sprašujejo, zakaj je pri upravljanju elektronskih dokumentov in digitalnih postopkih toliko vnosov podatkov, preverjanj, odobritev, podpisov, skratka nekih pravil, ki jih dotlej niso bili vajeni. Vprašanja so povsem na mestu, saj se v odgovorih skriva bistvo koristi dokumentnih sistemov.

Ko je govora o digitalnem ali brezpapirnem poslovanju, je zaupanje med najbolj pomembnimi temami.

Za digitalne dokumentne rešitve se pričakuje bistveno strožje tehnične in organizacijske varnostne ukrepe, kot pri papirnem poslovanju. Imamo celo vrsto zakonskih zahtev, predpisov in pravilnikov, ki urejajo digitalno poslovanje, mnogo mnogo več kot za papirno. Koliko več je potrebno narediti, da sami vzpostavimo dolgoročno zaupanje v lastne elektronske dokumente, kaj šele v tiste, ki jih prejmemo! Ni čudno, da se pri uvajanju digitalnega poslovanja pretirava s strogostjo in sledi zakonodajnim zahtevam, ki za posamezno dejavnost sploh niso predvidene, kaj šele zares potrebne in smotrne. Glede tega je recept sicer preprost, saj gre v prvi vrsti za vzpostavljanje zaupanja v glavah ljudi za kar sta dovolj ustrezna komunikacija in usposabljanje.

Večina dokumentnih sistemov je narejenih za večje organizacije. Z leti se je njihova kompleksnost le še povečevala.

Čeprav v praksi obstaja povezava, lahko rečemo kar obratno sorazmerje med preprostostjo uporabe in skladnostjo, to ni vedno edini razlog za, recimo temu, zapleteno uporabo. Ta velikokrat tiči v sami informacijski rešitvi oziroma v programski opremi dokumentnega sistema, ki praviloma sledi logiki delovanja velikih podjetij. Zahteve glede pooblastil in odgovornosti ter kompleksnost postopkov in procesov pa so v velikih organizacijah mnogo večje, kot v srednjih, kaj šele manjših organizacijah. Poleg skladnosti je to glaven razlog, da se dokumentni sistemi končnim uporabnikom največkrat zdijo preveč zakomplicirani in v njih vidijo predvsem povečanje dela namesto pričakovanih poenostavitev.

Najboljša praksa je pravi recept

V Genisu poskušamo vsakemu delovnemu okolju zagotoviti najbolj ustrezno informacijsko rešitev. To imamo v naših genih in velja tudi za procesni dokumentni sistem e-GenDoc. Čeprav gre za enega najbolj dovršenih, širokih in kompleksnih dokumentnih sistemov na tržišču, prinaša e-Gen-Doc optimalno razmerje med skladnostjo in poenostavitvami. Z drugimi besedami, gre za rešitve, ki podjetju omogočajo, da na čim bolj preprost način vzpostavijo pregledne, nadzorovane in upravljive digitalne delovne postopke, s katerimi si zagotovijo tako želene poenostavitve kot tudi urejenost poslovanja.

Pri tem izpostavljamo, da se funkcije sistema prilagajajo posebnostim procesov in delovnih postopkov, ki se izvajajo v posameznih službah, pri čemer je uporabniška izkušnja enotna in enako prijazna za vse uporabnike. Prav zato smo procesni dokumentni sistem e-GenDoc zasnovali modularno.

Tak pristop dodatno zmanjšuje kompleksnost in podjetju omogoča, da investira v samo tiste digitalne procese, ki jih res potrebuje in si po nepotrebnem ne zapleta poslovanja.

Seveda sama programska oprema nima velike vrednosti brez usposobljenih uporabnikov, ne glede na to, kako je kakovostna in zmogljiva. Zato še posebej veliko pozornosti posvečamo procesu uvedbe, s katerim bodočim uporabnikom pomagamo, da iz naložbe ustvarijo največjo vrednost, tako z vidika časovnih in stroškovnih prihrankov kot tudi z vidika zadovoljstva zaposlenih. Standardno procesno uvedbo, ki je premišljena na osnovi več kot 25-letnih izkušnjah nadgrajujemo z izobraževanji skrbnikov in uporabnikov ter nato s prijazno in odzivno uporabniško podporo.