Brezpapirno poslovanje je od vas oddaljeno le nekaj korakov.

V zasebnem življenju smo se že popolnoma navadili na to, da lahko vso komunikacijo in urejanje dokumentov izvedemo digitalno, bodisi z računalnikom bodisi s pametnim telefonom. Pritožujemo se, če kako podjetje od nas zahteva, da dokumente natisnemo, podpišemo in pošljemo po navadni pošti in nesmiselno se nam zdi, da jih skeniramo in pošiljamo po e-pošti. Zakaj ni dovolj, da izpolnimo dokument v digitalni obliki in ga podpišemo z digitalnim certifikatom? Navadili smo se na e-poslovanje z banko, pridobivanje potrdil s strani države prek eUprave, še pogodbo za nakup avtomobila lahko sklenemo digitalno.

Kaj pa v podjetju, v službi? Imate občutek, da zjutraj ob prihodu na delovno mesto vstopate v muzej? Res, številna podjetja poslujejo na petdeset let star način – čeprav se zavedajo, da obstajajo boljši načini in so na številnih področjih že brez težav usvojila digitalne tehnologije.

Bav bava ni več!

Ste si že opomogli od famoznega ZVDAGA? Da si osvežimo spomin. Gre za daleč preveč zapleteno, preobsežno in predvsem za podjetja neživljenjsko zakonsko ureditev elektronskega poslovanja, s katerim je Republika Slovenija pred dobrimi 13 leti dobesedno ustavila digitalizacijo – še preden se je ta začela. Da bi bil udarec še večji, sta panika in strah pred elektronskim poslovanjem botrovala, da v podjetjih še vedno obravnavajo papirne dokumente kot »bolj veljavne« od elektronskih – digitalnih. Je tudi pri vas tako? Tudi pri vas recimo tiskate dokumente, ki ste jih prejeli po e-pošti? No, tega vam res ni treba. Je drago, časovno potratno in hkrati omogoča nastanek cele vrste problemov. Z marsikaterim od njih se srečujete vsakodnevno!

Zakonodaja je na vaši strani

Najprej si razjasnimo, ali lahko v resnici poslujete brezpapirno in s tem ne boste imeli nobenih težav – ne s poslovnimi partnerji, ne z zaposlenimi, ne z državnimi inštitucijami pa tudi ne na sodišču. Ne morete verjeti?

Najprej je za to leta 2013 poskrbela novela Zakona o davku na dodano vrednost ZDDV-1G, ki je poenostavila uporabo eračunov in opredelila pravila za digitalizacijo papirnih računov oziroma kakršnih koli pretvorb med formati dokumentov, ki se uporabljajo pri obračunu DDV. Nato smo leta 2014 doživeli končno odrešitev – novelo zakona ZVDAGA-A, ki je poslovno dokumentacijo izvzela iz svojega primeža ter pravila glede dokumentacije prepustila področnim zakonodajam. Pod črto: v zakonodaji, ki velja v Republiki Sloveniji, ni ničesar, kar bi vam preprečevalo 100% brezpapirno poslovanje.

Zakaj sploh še papirni dokumenti: nezaupanje, praktičnost ali samo navada?

Če zakonodaja odpravlja strah in zakonska tveganja pa ne more odpraviti nezaupanja in neznanja. Če papirni dokument pospraviš v fascikel, vedno veš, kje ga boš našel in verjameš, da bo tam tudi čez 10 let. Pri elektronskih ali digitalnih dokumentih pa v to nismo ravno prepričani, saj ne vemo zagotovo niti kje in kako so shranjeni, niti, ali jih bomo lahko uporabili tudi čez čas.

Bi vas pomirilo, če bi vedeli, da Republika Slovenija hrani vse podatke o vaših matičnih dejstvih samo še v digitalni obliki in da elektronska različica Uradnega lista prevlada nad papirno? Bi namesto zavračanja digitalnih dokumentov raje sprožili vprašanje, kaj je treba storiti, da dokumentov ne bi mogli izgubiti in da bi do njih dostopali na primer čez 20 let?

Povsem druga zgodba so poslovni procesi. Nekateri dejansko temeljijo na uporabi papirnih dokumentov. Najpogostejši primer je potrjevanje prejetih računov, v proizvodnih podjetjih pa recimo beleženje dela in materiala na papirne delovne listke. V resnici se v poslovnih procesih papirni dokumenti še precej uporabljajo, čeprav so v originalu elektronski! Seveda je procese težko spremeniti, čez noč zagotovo ne. Imajo svojo tehnologijo, potek in deležnike, celo kulturo! S papirnimi dokumenti je na prvi pogled mnogo stvari enostavnih in priročnih, vendar če pogledamo pod površje, hitro odkrijemo ogromne izgube, ki se skrivajo za njimi. Veste, kdo jih plačuje?

Bi razmišljali drugače, če bi vedeli da …

Številne raziskave že leta ugotavljajo ogromne izgube, ki jih trpijo podjetja in druge organizacije zaradi papirnih dokumentov. Ste vedeli, da:
– se povprečno en dokument kopira kar 9-krat;
– se število strani na zaposlenega vsako leto poveča za 10 odstotkov;
– tipični pisarniški delavec porabi 40 odstotkov delovnega časa za iskanje informacij;
– zaposleni, ki skrbijo službeno za dokumente porabijo 500 delovnih ur letno za pregledovanje in usmerjanje papirnih dokumentov ter nadaljnjih 150 ur za iskanje nepravilno vloženih dokumentov;
– se 80 odstotkov informacij nahaja na papirju, čeprav je več kot 80 odstotkov dokumentov, s katerimi delamo, že nekje shranjenih v digitalni obliki.
– Se vam še zdi normalno, da letno izgubljate na sto tisoče evrov samo zaradi ohranjanja papirne dokumentacije?

Ugodno, hitro in enostavno – prvi korak k brezpapirnemu poslovanju

Veliko podjetij odlaša z brezpapirnim poslovanjem, ker ne najdejo zaupanja vrednega partnerja. Čeprav je na trgu veliko ponudbe, je ponudnikov, ki obvladujejo poslovne in zakonske zahteve ter imajo izkušnje iz različnih poslovnih okolij izredno malo.

V Genisu, kjer imamo več kot 25 let izkušenj z uvajanjem brezpapirnega poslovanja, tudi v najbolj eminentnih slovenskih podjetjih, za prvi korak predlagamo uvedbo informacijske rešitve e-Pisarna. S to rešitvijo ne posežete v obstoječe procese in načine dela, ampak poskrbite za osnovno digitalizacijo dokumentov, ki jih sedaj uporabljate v papirni obliki. Na primer digitalizirate prejeto in oddano pošto ter vzpostavite temeljni dokumentni sistem za raznovrstno interno dokumentacijo:
– zajem, shranjevanje in distribucija dokumentov, prejetih v različnih oblikah (papirna pošta, e-pošta s priponkami, eizmenjava …);
– povezovanje dokumentov po tipih in vsebini;
– razvrščanje dokumentov v elektronske mape;
– enostaven delotok obravnave (po osebah, skupinsko);
– dnevnik prejete in oddane pošte z izpisom poštne knjige;
– učinkovito iskanje ter prilagodljivi in uporabniško nastavljivi pregledi za hiter dostop do dokumentov in izdelavo poročil;
– podpora za GDPR, ZDDV …;
– upravljanje uporabniških pravic glede na shemo pooblastil in odgovornosti;
– implementacija klasifikacijskega in signirnega načrta;
– popolna revizijska sledljivost uporabi in dostopom;
– podpora za varno dolgoročno hrambo …
Z uvedbo e-Pisarne v nekaj tednih postavite poslovanje na povsem drugo raven. Investicijo si pokrijete z znižanjem tekočih stroškov, kar v praksi pomeni, da jo lahko povrnete že v pol leta!

V kolikor želite preveriti, kako vam uvedba e-Pisarne poenostavi prehod na brezpapirno poslovanje, nas kontaktirajte in si zagotovite brezplačno svetovalno predstavitev.

V kolikor želite svoje brezpapirno poslovanje razširiti še z digitalnimi delovnimi postopki pa vam je na voljo celovit nabor procesnih dokumentnih modulov eGenDoc. Preverite!