Pri uvedbi dokumentnega sistema velja podobna statistika kot pri drugih poslovnih rešitvah. Okrog 80 odstotkov uporabnikov meni, da niso pridobili niti polovice predvidenih koristi, tako da je z implementiranim sistemom vsaj deloma zadovoljnih le 66 odstotkov strank. Zato poskrbite, da boste s svojim dokumentnim sistemom zelo zadovoljni!

Poslovna dokumentacija je področje, kjer si podjetja želijo čim manj sprememb. Že zaradi tradicije. Kakršna koli pač je urejenost dokumentov in način dela z njimi, dobra ali slaba, je postala navada in teh se ne spreminja najraje. V zadnjem desetletju je v Sloveniji precejšnjo zmedo, nezaupanje in strah pred spremembami pri vodenju dokumentacije sprožila zapletena zakonodaja, ki pa se je sicer v zadnjih letih precej poenostavila. No, negotovost je še vedno ostala in verjetno je tudi to pomemben razlog, zakaj se podjetja še vedno tako oklepajo papirne dokumentacije.

Za dokumentne sisteme je značilno, da jih podjetja ne menjajo kar tako, razen če za to ne obstajajo tehtni razlogi ali če ne pride do večjih napak in poslovne škode. Vodo na mlin naložbam v dokumentni sistem velikokrat prispevajo poslovne revizije, ki podjetjem svetujejo večjo urejenost delovnih postopkov.

Dokumentni sistem je strateška naložba
Čeprav je cena pomembno merilo, se je treba zavedati, da je dokumentni sistem mnogo več kot samo shramba dokumentov in da bo pomembno odločal o učinkovitosti vaše organizacije. Podobno kot ostali ključni informacijski sistemi vas bo podpiral pri vaši poslovni rasti. Od njega bo odvisna delovna klima, sodelovanje in uporaba znanja. Poleg izboljšanja produktivnosti, dodane vrednosti in kakovosti bo odločal o vaši prilagodljivosti in odzivnosti. Dokumentni sistem je navsezadnje eden stebrov učinkovitega digitalnega poslovanja.

Ne ponovite že znanih napak!
Kateri so torej najpogostejši problemi, zaradi katerih podjetja menjajo dokumentni sistem oziroma na kaj morate paziti, ko izbirate svoj prvi, naslednji morda celo zadnji dokumentni sistem?

1. Trajnost produkta
Proizvajalec ne zagotavlja posodobitev, zato dokumentni sistem ne more delovati na novih operacijskih sistemih ter aplikacijskih in podatkovnih strežnikih. Če za stare platforme proizvajalci ne zagotavljajo več vzdrževanja in varnostnih popravkov,so uporabniki izpostavljeni številnim tveganjem, od prekinitve poslovnih procesov zaradi nestabilnega delovanja do možnosti zlorabe ter izgube podatkov.

2. Celovitost rešitve
Dokumentni sistem ne omogoča prilagajanja in razširjanja funkcionalnosti za specifična poslovna področja in delovne postopke. Običajno ponudniki zagotavljajo splošen dokumentni sistem ter najpogostejše aplikacije, kot je evidenca prejete pošte ali enostavno potrjevanje računov, medtem, ko niso sposobni podpreti procesov na področju proizvodnje, organizacije in vodenja ali zagotoviti celovitega obvladovanja dokumentacije in postopkov v nabavnem procesu, pri prodaji ter vodenju projektov. V takšnem primeru se kmalu ugotovi, da prvotni sistem ne zadošča in začne iskati parcialne rešitve. V skrajnem slučaju se zgodi, da v podjetju deluje več dokumentnih rešitev, celo na različnih tehnologijah, kar pomeni visoke stroške vzdrževanja in veliko slabe volje pri uporabi.

3. Razpoložljive funkcionalnosti
Dokumentni sistem ponuja le osnovne zmožnosti in ob nakupu predstavlja cenovno najbolj ugodno rešitev. Z dopolnjevanjem in nadgradnjami se osnovna investicija lahko za nekajkrat poveča in že v par letih bistveno preseže naložbo v celovitejši in bolj dovršen sistem. Poleg tega je sistem, ki je poln dopolnitev tudi za ponudnika zelo težko vzdrževati, kar se odraža na visokih stroških vzdrževanja, pogostejšim zahtevam po pomoči uporabnikom ter počasnemu odzivanju na uporabniške probleme in potrebe.

4. Povezovanje z drugimi sistemi
Ponudnik dokumentnega sistema ne obvladuje povezovanja ali pa že sam dokumentni sistem ne omogoča tesne in globoke integracije z drugimi poslovnimi informacijskimi rešitvami, na primer s finančnim, nabavnim in proizvodnim sistemom, z obračunskimi aplikacijami, z rešitvami za upravljanje odnosov strankami, za vodenje kadrov … To pomeni, da uporabnik ne more povezati in poenostaviti poslovnih procesov, podvaja se vnašanje podatkov, procesi so počasni, veliko je ročnega dela zaradi večkratnega ročnega vnašanja podatkov. Prihaja do napak, postopki pa niso sledljivi, tako da je nemogoče odkrivati anomalije in ugotavljati odgovornosti zanje.

5. Prenosljivost sistema
Dokumentni sistem deluje samo na eni platformi, ki se lahko sčasoma izkaže kot draga, in ga je nemogoče prenesti na drugo, cenejšo platformo ali recimo v oblak. Rezultat so visoki stroški lastništva, zaradi katerih podjetje nima ambicij po novih naložbah v razširjanje informacijske podpore delovnim postopkom.

6. Razvojno-inovacijski potencial
Ponudnik nima lastnega sistema inovacij in ne izvaja razvojnih projektov. Po drugi strani ne obvladuje dobrih praks, prek katerih bi prenašal znanje in izkušnje na uporabnike. Svoj sistem razvija samo na osnovi uporabniških zahtev, čeprav ti velikokrat nimajo izkušenj in si pravzaprav želijo zmožnosti, ki jih uporabljajo tudi druga podjetja. V takšnih primerih se velikokrat plačuje za dopolnitve, ki jih nihče ne uporablja, da so dodatne funkcionalnosti nedodelane in nekonsistentne z ostalim sistemom. Podjetje zato ne more dosegati takšne poslovne učinkovitosti kot konkurenti, ki uporabljajo zrelejše rešitve z močno razvojno podporo. Inovativnost dokumentnega sistema je zelo pomembna še posebej v obdobju digitalne preobrazbe saj prispeva temeljne zmožnosti za prenovljene poslovne procese in nove poslovne modele, s katerimi podjetja odgovarjajo na nove tržne razmere in navade kupcev.

7. Alternativa datotečnemu sistemu
Uporabniki vidijo dokumentni sistem kot nadomestek za datotečni sistem, kjer hranijo dokumente na diskih in mapah v skupni rabi, in se ne željo ukvarjati z delovnimi postopki. Poglaviten izziv je iskanje dokumentov ne pa hitrost in kakovost postopkov. Naložba, postavljena na takih izhodiščih ne pripomore k občutnem povečanju produktivnosti organizacije in učinkovitosti posameznega zaposlenega. Čeprav nekateri od dokumentnih sistemov stavijo na fantastične iskalne zmožnosti, na produktivnost vpliva predvsem urejenost, poenostavitve in avtomatizacija delovnih postopkov.

8. Samostojna uporaba
V posameznih oddelkih, najpogosteje v IT-službi, si želijo čim večje neodvisnosti pri uporabi dokumentnega sistema, predvsem pri načrtovanju delovnih postopkov. Takšni produkti so sicer privlačni in obljubljajo ravno zaradi samostojnega kreiranja delovnih postopkov nizke skupne stroške lastništva. Vendar spet na račun končnih uporabnikov. Delovni postopki se v resnici ne spreminjajo pogosto, pogostejše so organizacijske spremembe. Zato je bolj kot zmožnost grafičnega načrtovanja pomembno, kakšna je zmožnost upravljanja kompetenc uporabnikov. Poleg tega je treba v takšnih sistemih za vsak tip in varianto dokumenta posebej načrtovati delovni tok, kar pomeni, da ima lahko podjetje kar naenkrat množico različnih izpeljank postopkov. Ti postopki običajno niso ustrezno dokumentirani, nadaljnje spremembe so lahko neusklajene in nepremišljene, kar se že po nekaj letih pozna pri upadu učinkovitosti ter problemi pri obvladovanju nalog in odgovornosti. Po drugi strani takšne splošne rešitve ne ponujajo dovršenih uporabniških zmožnosti, ki so na voljo v namenskih dokumentnih modulih. Sistem ne zagotavlja dovolj nadzora nad postopki, zato še vedno prihaja do napak, hkrati pa posamezni postopki niso povezani in uglašeni s celotnim poslovnim procesom. Ponovno gre izpostaviti tudi izzive pri integraciji z drugimi poslovnimi sistemi, zato je neodvisnost od ponudnika v smislu samostojnega načrtovanja delovnih tokov najpogosteje le pesek v oči.
Predstavljeni problemi izhajajo iz prakse, tveganje, da se z njimi srečate tudi pri vas pa je v veliki meri pogojeno z izbiro ponudnika. Zato se je smiselno na izbiro in uvedbo dokumentnega sistema dobro pripraviti. Od tega bo namreč odvisen vaš delovni vsakdan v naslednjih letih.

V kolikor se v vašem podjetju odločate o zamenjavi ali nakupu novega informacijskega sistema, nas vsekakor pokličite in zahtevajte brezplačno demo predstavitev.

Kontakt

Pišite nam na naslov: prodaja@genis.si
ali nas pokličite na: 04 25 19 300.