V veliko podjetjih so delovni postopki še vedno na ravni papirnega poslovanja. Uvedba dokumentnega sistema pospeši digitalno transformacijo in omogoči uvajanje avtomatiziranih delovnih postopkov na osnovi umetne inteligence.

Kljub temu, da veliko podjetij še ni izvedlo digitalne preobrazbe, se že spogledujejo z umetno inteligenco. Večina jih je resda pretežno opustila papirne dokumente, vendar izvajajo delovne postopke po starem samo v digitalni obliki – običajno si uporabniki dokumente pošiljajo po e-pošti in shranjujejo v skupne mape.

Podjetja s takšno rešitvijo brezpapirnega poslovanja ne izgubljajo le časa in posledično denarja, ampak tudi kakovost poslovanja, ki ga navsezadnje vse bolj izpostavljajo različnim tveganjem. Veliko je procesnih napak, nepreglednosti pri odločitvah, pooblastila in odgovornosti niso jasne, skladnost se izvaja samo na papirju, izgubljajo se dokumenti in uhajajo podatki. Poleg tega so osebni in drugi občutljivi podatki ter intelektualna lastnina izpostavljeni zlorabam, od nepooblaščene rabe in kibernetskih vdorov, zlonamernega šifriranja podatkov z izsiljevalskimi virusi, do uhajanja informacij in kraje podatkov.

Procesni dokumentni sistem digitalizira delovne postopke

Digitalni delovni postopki, kot jih rešuje kakovosten procesni dokumentni sistem, so osnova za digitalno transformacijo podjetja in v nadaljevanju avtomatizacijo procesov z uporabo umetne inteligence (UI). Vendar je treba delovne postopke najprej prenoviti ali najmanj posodobiti, saj se od uporabe papirja niso korenito spremenili. Prednost preizkušenega dokumentnega sistema je predvsem v tem, da ima dodelane praktično vse standardne delovne postopke, ki se izvajajo v podjetjih. Ti postopki so digitalizirani ne samo v smislu shranjevanja in razdeljevanja digitalnih dokumentov, ampak obsegajo tudi upravljanje, usmerjanje, nadziranje in sledenje samega delovnega procesa. Gre za dobro prakso, ki jo podjetje le še prilagodi svojim posebnostim.

Ko zaposleni usvojijo digitalizacijo standardnih postopkov, recimo pri upravljanju s pogodbami, nabavnimi zahtevki in računi, hitro dojamejo, kaj vse bi lahko še digitalizirali. Na primer postopke upravljanja in uporabe organizacijske in tehnične dokumentacijo, pa projektne dokumentacije, prejeto in poslano pošto, vodstveno dokumentacijo in postopke, ukrepe in izboljšave, sestanke, uporabo virov ter različne notranje storitve.

Umetna inteligenca je že lahko del digitalizacije

Izkušnje potrjujejo, da je smiselno avtomatizirati samo kakovostno digitalizirane delovne postopke. Sicer podjetje doseže samo to, da hitreje dela narobe. Glede na razmah UI danes velja razmisliti ali naj že ob uvajanju digitalnih rešitev podjetje gleda v smeri uporabe umetne inteligence.

Ena od osnovnih rešitev, kjer se izkaže smotrnost UI je razvrščanje vhodne pošte in drugih dohodnih dokumentov. Ta dokumente iz različnih kanalov, kot so navadna in elektronska pošta, nabiralniki sistemov e-izmenjave ter različni aplikacijski vmesniki, samodejno opremi z meta podatki in jih preusmeri v ustrezne procese. Recimo prejete račune v delotok potrjevanja računov, podpisano pogodbo v register pogodb, dobavnico in transportni list v ustrezne mape dokumentnega sistema za kompletiranje računov, naročilnico v sistem ERP, reklamacijo v sistem CRM, prošnjo za delo pa v kadrovski informacijski sistem. Podjetje lahko uporabi zmožnosti strojnega učenja pri prepoznavanju prejetih papirnih in nestrukturiranih elektronskih dokumentov, kot so priponke pdf, avtomatizira usmerjanje dokumentov in nalog skozi digitalne delovne postopke, lahko pa tudi samostojno izvede celoten postopek.

Podobno kot pri digitalizaciji je tudi pri avtomatizaciji delovnih postopkov z UI treba napredovati z majhnimi koraki in se ne ustrašiti neuspehov. Tudi na tem področju se velja podučiti glede tehnoloških in uporabniških zmožnosti, varnosti in zakonodaje. Za začetek pa je treba oblikovati ekipo zaposlenih z različnimi poslovnimi funkcijami, določiti prve primere uporabe in nastaviti dosegljive cilje. Ko bodo vsem ključnim deležnikom v podjetju jasni namen, pot in cilj, bo tudi uvedba umetne inteligence imela visoko možnost za poslovni uspeh.