Veliko podjetij si želi, da bi digitalizacijo posameznih procesov lahko izvedli z eno samo informacijsko rešitvijo, na primer s poslovnim informacijskim sistemom, z dokumentnim sistemom ali katero bolj specifično aplikacijo, na primer s trženjsko-prodajnim sistemom CRM. Ti sistemi sicer obljubljajo celovitost, vendar so za polno digitalizacijo nekega procesa ali delovnega postopka preprosto prekratki.

Sistemu ERP na primer manjkajo zmožnosti za upravljanje z dokumenti in obvladovanje delovnih tokov, dokumentnemu sistemu na primer manjkajo transakcijski podatki ter informacije iz drugih poslovnih področij, ki jih dokumentni sistem ne podpira, tipično finančno in materialno poslovanje.

Čeprav nekateri ponudniki transakcijskih sistemov svoje rešitve dopolnjujejo z zmožnostmi za shranjevanje, razdeljevanje in potrjevanje dokumentov, se te izkažejo za preveč okorne in uporabniku neprijazne. Zakaj? Ker se v osnovi ne ukvarjajo z izvedbo postopka. Na drugi strani dokumentnim sistemom primanjkuje podatkov za podporo pri odločanju in avtomatizaciji postopkov, saj se transakcijski podatki nahajajo drugje.

Organizacija, ki noče samo uporabljati informacij in dokumentov v digitalin obliki, ampak si želi tudi digitalizirati procese, mora razmišljati o povezovanju informacijskih rešitev.

Začne se z analizo procesa

V zadnjem času je veliko podjetij vlagalo v popise svojih procesov. To je zelo koristno, a treba je iti korak naprej. Nekdaj se je tej dejavnosti reklo prenova poslovnih procesov, gre pa zato, da obstoječih procesov (as is) naredimo novega v digitalni obliki (to be). Večini je zdaj že jasno, da novi proces ni samo digitalna preslikava starega, ampak da izkorišča čim več zmožnosti digitalizacije. To so na primer avtomatizacija postopkov na podlagi vdelanih pravil, samoučenja, opisnih in transakcijskih podatkov ter integracija z drugimi postopki, uporaba vgrajene analitike za podporo pri operativnem odločanju, mobilnost in e-podpisovanje.

Najboljše prakse so dobra osnova

Smiselno je, da pri oblikovanju digitalnega procesa sodelujete s strokovnjakom, ki ima za sabo vsaj 20 takšnih projektov iz različnih dejavnosti in velikosti organizacij. To je pomembno zato, da vas usmerja pri oblikovanju zahtev glede na posebnosti vašega procesa, najboljše poslovne prakse in zmožnosti, ki jih nudi sodobna tehnologija. Ko dorečete vse postopke v novem digitalnem procesu, določite še vire podatkov oziroma dokumentov ter informacijske rešitve, kjer boste izvajali postopke.

Kot smo že ugotovili, je smiselno, da za posamezne faze postopka izberete najboljšo rešitev (best-of-breed). In ne samo to, idealno je, če lahko uporabniki v posameznem delu procesa delajo s programsko opremo, ki je maksimalno prilagojena naravi njihovega dela.

Pod črto!

Digitalizacija ne pomeni uvedbe nove informacijske rešitve, ampak predvsem pravi recept – to je prenovljen proces – in kakovostne sestavine, ki jih predstavljajo tesno povezane namenske informacijske rešitve.

Pri digitalizaciji procesov se povežite z izvajalcem, ki ima ogromno izkušenj na izbranem področju (Genis je na primer med vodilnimi za digitalizacijo obdelave prejetih in izdanih računov, priprave, podpisovanja in vodenja pogodb, obvladovanja naročanja dobaviteljem in budžetiranja, vodenje vhodno-izhodne pošte …).