Dobro upravljanje proračunov za oddelke pomeni predvsem razpoložljivost sredstev za tekoče poslovanje in razvoj, podjetju pa zmanjšuje tveganja za odstopanja od načrtovane dobičkonosnosti.

Da do konca leta porabite vsa načrtovana sredstva za vaš proračun ni čisto nič narobe – ste vsaj naredili vse, kar so od vas pričakovali. Narobe je, če se to zgodi veliko prej kot decembra, saj vaš oddelek ne bo mogel normalno poslovati brez povečanja proračuna.
Če se tak spodrsljaj zgodi v enem oddelku morda vodstvo za kakšen izreden izdatek še razveže mošnjiček. Če pa je to običaj v vseh oddelkih v podjetju, verjetno razlog tiči v slabem načrtovanju, kar lahko poruši celoten poslovni načrt in dobiček splava po vodi.

Imate budžet res pod nadzorom?

Problemi pri upravljanju s stroški so še posebej pereči v podjetjih, kjer se soočajo s hitro rastjo ali pa v dejavnostih, kjer lahko pride do nenadnih sprememb, bodisi na strani prodaje bodisi pri nabavi. Po drugi strani so takšnim tveganjem bolj izpostavljena podjetja, kjer se celotna nabava ne spremlja na enem mestu. Proizvodna podjetja recimo dobro obvladujejo materialne stroške, saj se surovine in repro material naroča na osnovi naročil proizvodnje. Drugače pa je pri denarju, ki se troši za investicije, storitve ali drobni inventar, saj naročanje pogosto poteka mimo informacijskega sistema in nabavne službe.

Poglejmo si nekaj osnovnih problemov obvladovanja stroškov.
– V oddelkih nimajo pregleda nad dejansko in načrtovano porabo na stroškovnih mestih.
– Če oddelki manjše stvari naročajo mimo nabave, ni osrednjega nadzora nad naročanjem. Problemi se odkrijejo šele, ko v podjetje pridejo računi.
– Oddelki svoje nabavne zahteve sporočajo prek e-pošte, papirnih dokumentov in prek telefona. Izgubljata se sledljivost in odgovornost za naročila, kar je še posebej problematično ob napakah v naročilu.
– Proračuni se ne vodijo na enem mestu, zato podjetje ne more prilagajati porabe oziroma prerazporejati sredstev po proračunih glede na dejanske poslovne zahteve (nekemu oddelku recimo ostajajo sredstva, drugo pa je že brez in ne more izvajati aktivnosti, ki bi sicer pripomogle k večji uspešnosti podjetja).
– Zaradi preseženih proračunov se stroške knjiži na druga stroškovna mesta. Oddelki pri načrtovanju proračuna takšnih anomalij ne upoštevajo, zato se napake ponavljajo.
– Zaradi pomanjkanja informacij o naročanju v preteklih letih oddelki in podjetje kot celota ne morejo spremljati stroškovnih trendov, kar onemogoča pravočasno ukrepanje, na primer, če proračun porabljajo hitreje, kot so načrtovali.

Obvladujte apetit še preden vas zaboli glava zaradi zapitka

Dobro upravljanje proračunov je eden od pogojev, da stroški ostanejo v okviru načrtov. Vendar ni dovolj, da samo postavite meje porabe. Postaviti je treba pravila, torej postopke od zajema nabavnih zahtev do pošiljanj naročilnic dobaviteljem. Poleg tega je porabo treba sproti spremljati in primerjati s proračunom, zlasti če redno prihaja do nenačrtovanih stroškov ali investicij.

Poglejmo si nekaj ukrepov, kako najbolj enostavno digitalno obvladujete nabavne zahteve in stroške z izbranimi moduli procesnega dokumentnega sistema e-GenDoc.

1. Spremljanje proračunov po oddelkih, projektih, investicijah. V modulu e-Invest razvijte celoten plan porabe s proračuni po posameznih stroškovnih mestih. Proračuni se samodejno črpajo z izdanimi naročilnicami, tako da imajo porabniki že v fazi naročanja na voljo informacijo o razpoložljivih sredstvih, oziroma ne morejo več naročati, če je proračun presežen.

2. Priprava nabavnih naročil glede na pogodbena določila. Komercialni pogoji za naročilnice, ki jih pripravite v modulu e-Naročila se samodejno prenesejo z nabavnih pogodb, ki jih vodite v centralnem registru pogodb in aneksov e-Pogodbe. Ta povezava zagotavlja tudi nadzor nad črpanjem vrednosti pogodb in obvladovanje potrošnje glede na pogodbene odnose.

3. Potrjevanje nabavnih zahtevkov in naročil dobaviteljem. Z modulom e-Naročila vzpostavite pregleden proces potrjevanja nabavnih zahtevkov in naročil dobaviteljem – tudi za nabavne zahtevke, ki nastajajo na primer v sistemu ERP. Odločevalcem so na enem mestu na voljo vse informacije in dokumenti, od predmeta naročanja in specifikacije zahtev do ponudb in pogodb.

4. Popolna sledljivost stroškom od knjiženega stroška računa do osebe, ki je podala nabavni zahtevek. Zaradi tesne povezanosti modulov e-Naročila in e-Računi ter povezanosti e-Računov s finančno-računovodskim programom odgovorni za stroške enostavno raziskujejo vzorce potrošnje in odkrivajo morebitne anomalije.

5. Celovit pregled nad nabavnimi posli. Ne samo, da podjetje omeji porabo in spremlja nabavni postopek, z vodenjem poslov na področju nabave lažje načrtuje stroške, obvladuje finančni tok in nadzoruje dobičkonosnost. Z modulom e-Posli vzpostavite osrednji pregled nad dogovori z dobavitelji ter na enem mestu združite vse nabavne dokumente v povezavi z določenim poslom, projektom ali investicijo.

Nabava je ena od strateških funkcij, kjer se vsaka napaka neposredno pokaže v poslovnem rezultatu. Digitalizacija nabavnega procesa je zato eno prvih področij digitalne transformacije notranjih procesov, kjer podjetja ustvarijo tudi največje poslovne učinke. Z uporabo modulov e-Posli, e-Pogodbe, e-Invest, e-Naročila in e-Računi namreč lažje zagotavljate načrtovan poslovni izid, znižate stroške samega nabavnega procesa ter bolje načrtujete nadaljnje poslovanje.