Ponudniki storitev, vključno z javnimi podjetji, pospešeno uvajajo digitalizacijo, saj želijo za opravila z nizko dodano vrednostjo porabiti čim manj časa in denarja.

V Komunali Radovljica se so zaradi prevelike porabe časa za obravnavo določenih dokumentov že leta 2013 odločili za prehod na eposlovanje. »Problemi so nas primorali v optimizacijo. Izkazalo se je, da je na voljo več možnosti. Najbolj primerno rešitev smo našli pri Genisu, ki je bil tudi najugodnejši ponudnik,« je povedal Matija Žiberna, direktor Komunale Radovljica.

Začeli so z uvajanjem dokumentne rešitve e-Pisarna, nadaljevali pa z e-Računi za likvidacijo faktur in e-Pogodbami za obvladovanje pogodb in aneksov. »Likvidacija in iskanje faktur potekata bistveno hitreje, izboljšala se je tudi preglednost nad pogodbami saj sistem samodejno opozarja odgovorne o preteku pogodb,« je povedal Žiberna. Uvedli so tudi rešitev e-Odsotnost, prek katere vodijo postopek odobravanja dopustov. Direktor in vodje so s tem pridobili boljši pregled nad kadri, na primer kdaj so na dopustu in koliko dopusta še morajo izkoristiti, da se navsezadnje tudi lažje organizirajo.

Prehod na nov način dela je bil sicer zahteven, predvsem zato, ker vsaka novost predstavlja zaposlenim strah. Ključno vlogo pri zmanjševanju odpora je odigralo vodstvo, ki je zaposlene nenehno spodbujalo. »Argumenti za uvedbo so bili, da bomo lažje obvladovali dokumente ter da bomo učinkovitejši in boljši, kar se je tudi potrdilo,« je izpostavil Žiberna. V Komunali Radovljica so namreč dosegli izjemne optimizacijske učinke, saj so pohitrili procese, odpravili postopkovne napake ter znižali stroške za papir, tiskanje in pisarniški material.

Elektronski računi so prednost za uporabnike

Komunalna podjetja širom po Sloveniji že vrsto let izdajajo elektronske račune, vendar jih v gospodarstvu še niso povsem usvojili. O tem, da se uporaba e-računov splača potrjujejo v podjetju Europlakat, kjer elektronsko poslujejo z že več kot 75 odstotki dobaviteljev.

Za elektronsko poslovanje z dobavitelji so se odločili zaradi optimizacije nabavnega procesa in avtomatizacije obdelave prejetih računov. »Sedaj imaš pri potrjevanju vse dokumente takoj pri roki. V Sloveniji poslujemo na štirih lokacijah, tako da smo prej čakali tudi po 3 dni, da smo zbrali skupaj dokumente za posamezen prejet račun,« je izpostavil Boštjan Berčan, pomočnik direktorja v Europlakatu. Potrjevalci lahko račune potrdijo takoj, vedno in povsod, vodstvo tudi prek mobilne aplikacije.

S povezavo e-Računov in računovodskega programa so avtomatizirali knjižbe in odpravili ročno vnašanje podatkov v glavno knjigo, pri čemer je celoten proces likvidacije faktur podprt še s pripravo in vodenje plačil. »Navajeni smo, da plačamo na valuto. Sedaj je to le še bolj enostavno, saj se podatki iz potrjenih prejetih računov samodejno prenesejo v plačilne naloge. Poleg tega imajo uporabniki takoj na voljo vse informacije o tem, kaj se dogaja s posameznim računom, vključno z izvedbo plačila,« je še povedal Berčan.

Celoten proces poteka popolnoma elektronsko, kar pomeni bistveno manj napak. Podatke vnesejo le pri dobavitelju, zaposleni v podjetju pa jih le še kontrolirajo – vse do računovodskega sistema. Vse elektronsko prejete in izdane račune hranijo samo še v elektronski obliki, kar pomeni, da so na letni ravni prihranili vsaj polovico arhivskih omar in fasciklov.

++Okvir: Mobilno poslovanje poenostavi administracijo

Posebnost izvajanja hotelskih storitev je izredna delovna intenzivnost, v katero so vpeti tudi vodje na srednji in višji ravni. V hotelski verigi LifeClass Hotels & Spa Portorož so digitalizacijo likvidacije faktur nadgradili z mobilnim pregledovanjem in potrjevanjem.

»Z uvedbo Genis e-Računov smo postopek izredno skrajšali in uvedli red. A vendar, ker je podpisnikov malo, računov pa precej, se nam je dogajalo, da so bili računi sicer pravilno razdeljeni in pregledani, podpisniki pa jih zaradi drugih nalog niso uspeli podpisati na svojem računalniku,« je pojasnil Branko Skela, izvršni direktor za IS in RPP v Istrabenz Turizem, d. d.

Kot odlična rešitev se je izkazala uvedba mobilne rešitve Genis m-Računi, saj lahko podpisnik sedaj odobri oziroma podpiše račun preko svojega telefona, ki ga ima praktično vedno s seboj. Kot je še povedal Skela, je največja prednost mobilne aplikacije, da podpisniku omogoča podpis od kjerkoli in kadarkoli ter s katere koli mobilne naprave, in to ob nespremenjenih varnostnih zahtevah in organizacijskih pravilih, ki veljajo v podjetju.