Agilno poslovanje je v resnici možno samo v primeru, ko vsi poslovni procesi in delovni postopki potekajo gladko, brez zakasnitev, ko se dejansko za vsako nalogo že vnaprej ve, kdo, do kdaj in kako se bo izvedla.

Zakaj v podjetjih sploh prihaja do zakasnitev pri izvajanju nalog, ki ovirajo agilnost? Eden od najpogostejših razlogov je pomanjkljivo obvladovanje odgovornosti – kdo je za kaj zadolžen in v kakšnih primerih je to lahko drugače.

V podjetjih, kjer odgovornosti niso obvladljive, se lahko dogaja, da so te nesorazmerno razdeljene, kar pomeni, da so nekateri zaposleni bolj obremenjeni od drugih in to na zelo podobnih ali celo enakih delovnih mestih. Bolj obremenjeni bodo zato verjetno za odziv oziroma izvedbo nove naloge porabili več časa, čeprav so bolj produktivni od svojih kolegov.

Kaj pa v primeru, ko gre nekaj narobe? Ja, ko je vse v redu se morda točno ve, kakšne so zadolžitve. Ko pa se kaj zalomi, se krivda oziroma odgovornost začne hitro prelagati na druge.

Naslednji pogost primer je prevzemanje nalog. Kolikokrat je v vašem podjetju slišati izjave, kot so:
– jaz nisem zadolžen za to;
– o tem ne vem nič;
– s tem naj se ukvarja kdo drug, jaz nimam časa … ?

Bolj in hitreje kot podjetje raste, bolj so pooblastila in odgovornosti zamegljene. Velikokrat se deluje samo še ad hoc, stanje pa se začne sistemsko urejati šele takrat, ko podjetje zaradi napak plača visoko ceno.

Prvi korak je lahko hiter: shema odgovornosti in pooblastil

Razmejitev odgovornosti je sila enostavna. Določite in zapišite odgovornosti po področjih in jih opremite z nivoji pooblastil. Večji problem je vpeljava razmejitve v tekoče poslovanje. Gre za to, da se morajo delovni postopki tudi v praksi začeti izvajati v skladu s shemo odgovornosti in pooblastil.

Ker je danes mogoče celotno poslovanje podpreti z informacijskimi rešitvami, je torej logično, da se takšno shemo implementira znotraj ustrezne informacijske rešitve. S tem se v osnovi doseže preglednost odgovornosti in pooblastil ter omogoči, da se informacije iz sheme samodejno upoštevajo pri izvajanju delovnih postopkov.

Implementirajte kompetenčni red v informacijsko podprte delovne postopke

Večina informacijski rešitev ne omogoča implementacije kompetenčnega reda, ampak omogočajo le določanje splošnih uporabniških vlog na ravni celotnega sistema. Zato je tudi v organizacijah z informacijsko podprtimi delovnimi postopki določanje odgovornosti oziroma izvajalcev posameznih nalog še vedno odvisno od človeške presoje, kar seveda spet kliče po napakah in problemih.

Ena od rešitev je dokumentni sistem e-GenDoc, ki ima že v osnovi vgrajen zmogljiv modul e-OrgShema za upravljanje odgovornosti in pooblastil. Ta modul organizaciji omogoča, da natančno določi in spremlja odgovornosti in pooblastila v delovnih postopkih, ki jih podpira z omenjenim dokumentnim sistemom.

Kaj torej organizacija pridobi z e-OrgShemo?
– Enotno organizacijsko shemo za celotno podjetje ali poslovno skupino na enem mestu.
– Natančno določanje kompetenčnega reda po posameznih delovnih postopkih.
– Določitev pooblastil in odgovornosti za več poslovnih vlog posameznega uporabnika.
– Hiter pregled nad odgovornostmi in pooblastili posameznega uporabnika v delovnih postopkih.
– Izvažanje podatkov v druge programe za analiziranje in predstavitve.
– Spremljanje sprememb.
– Integracija s storitvami za upravljanje uporabniških skupin (AD, LDAP, …).

Modul e-OrgShema velikim poslovnim okoljem poenostavlja obvladovanje kompetenčnega reda tudi prek integracije s kadrovskimi informacijskimi sistemi, s čimer se poenostavi zagotavljanje usklajenosti sheme odgovornosti in pooblastil s kompetencami zaposlenih, ki jih spremlja kadrovska služba.

Avtomatizirajte delovne postopke na osnovi odgovornosti in pooblastil

e-OrgShema je eden temeljnih gradnikov dokumentnega sistema e-GenDoc. Takšna zasnova organizaciji zagotavlja, da so dokumentni moduli, ki so namenjeni specifičnim procesom pa tudi ad hoc delovni postopki popolnoma usklajeni s kompetenčnim redom.

Organizacija s tem pridobi naslednje koristi:
– dostop do dokumentov imajo samo odgovorni zaposleni, kar zmanjšuje tveganja po odlivu občutljivih informacij;
– delovni postopki potekajo samodejno, na osnovi vnaprej dogovorjenih pravil in odgovornosti, kar zmanjšuje napake;
– onemogoči se sprejemanje odločitev s strani ljudi, ki nimajo ustreznih pooblastil;
– zaposleni dobijo samo dokumente oziroma naloge, za katere so v resnici zadolženi in ne izgubljajo časa z obravnavo zadolžitev, za katere niso pristojni.
– poenostavi se prenašanje zadolžitev in odgovornosti na druge zaposlene v primeru dolgotrajne službene ali bolniške odsotnosti oziroma v primeru odhoda z delovnega mesta;
– novi zaposleni začnejo prevzemati naloge takoj, ko se jim dodeli ustrezne odgovornosti in pooblastila.

e-GenDoc s pomočjo e-OrgSheme ter dovršeno digitalizacijo delovnih postopkov zagotavlja maksimalno agilnost, saj se tok izvajanja postopkov ne ustavlja zaradi napak pri prevzemanju oziroma zavračanju posameznih nalog. Tako podjetje doseže, da se postopki izvajajo predvidljivo in pravočasno, tudi ob pogostih poslovnih in organizacijskih spremembah, kar doprinese k povečanju učinkovitosti, produktivnosti in dodane vrednosti.