Nova e-Pisarna® poenostavlja zajem elektronske dokumentacije ter zmanjša ali celo odpravi papirne dokumente že na vhodu v podjetje.

Podjetje Genis je ponudilo novo različico modula e-Pisarna® za zajem in distribucijo elektronskih dokumentov v procesnem dokumentnem sistemu e-GenDoc. Nova e-Pisarna predstavlja zmogljivo digitalno vložišče za poslovne skupine in podjetja, ki želijo vzpostaviti osrednje shranjevanje vse prejete in oddane pošte, ne glede na to ali gre za papirne ali elektronske dokumente ter kako ti dokumenti pridejo v podjetje. Novost poenostavlja implementacijo klasifikacijskega in signirnega načrta, kar omogoča avtomatizacijo posredovanja prejetih dokumentov v nadaljnjo obravnavo. Glede na tip in vrsto dokumentov samodejno usmerja dokumente v poslovne procese, ki se izvajajo z namenskimi moduli sistema e-GenDoc, v delovne postopke, ki so podprti z modulom e-Procesi ali v druge poslovne programe, kot je sistem ERP.

Zajem in hramba vseh oblik prejetih dokumentov
Prejeta papirna pošta predstavlja eno največjih ovir popolnemu prehodu na brezpapirno poslovanje. Po drugi strani podjetja nimajo sistematično urejenega prejema elektronske pošte, prek katere prispe čedalje več pomembni poslovnih dokumentov. Prva odlika nove e-Pisarne je, da poleg zmožnosti za digitalizacijo prejete papirne pošte omogoča tudi zajem vseh vrst elektronskih dokumentov, ki prispejo v podjetje bodisi po elektronski pošti bodisi prek sistemov elektronske izmenjave. Rešitev poleg tega podpira distribuiran zajem dokumentov na različnih delovnih mestih ali poslovnih lokacijah, pri čemer se dokumenti shranjujejo in vodijo centralno.

Razdeljevanje dokumentov in usmerjanje v delovne postopke
Iz e-Pisarne je možno prejete dokumente takoj elektronsko posredovati posameznim prejemnikom ali skupinam v obravnavo, ne glede na to, kje se nahajajo. e-Pisarna® služi tudi kot vhod v delovne postopke. Dokumente, kot so računi in pogodbe posreduje v namenski modul e-Računi® za odobravanje prejetih računov oziroma v e-Pogodbe za vodenje pogodb in aneksov. Podobno se iz namenskih modulov v e-Pisarno prenašajo tudi izhodni dokumenti, na primer zavrnitve računov ali naročila dobaviteljem.

Temeljni sistem za upravljanje z vhodnimi in izhodnimi dokumenti
Nova e-Pisarna skupaj z modulom e-Procesi za pripravo in izvajanje delovnih postopkov predstavlja temeljni dokumentni sistem za obvladovanje dokumentacije in pripadajočih delovnih postopkov. Takšna rešitev zagotavlja učinkovito digitalizacijo delovnih postopkov za vse dokumente, ki pridejo v podjetje in se obdelajo prek postopkov v e-Procesih. Po drugi strani pa se digitalno obvladujejo tudi vsi dokumenti, ki interno nastajajo v e-Procesih in se prek e-Pisarne pošiljajo iz podjetja. Uporabniki lahko z različnih lokacij posredujejo v centralno odpremo tudi vse ostale dokumente, ki nastajajo pri poslovanju.

10 najpomembnejših novih zmožnosti v e-Pisarni
Genis je v novo različico e-Pisarne vgradil več kot 30 novosti in izboljšav. Najpomembnejše med njimi so:
zajem elektronskih dokumentno (e-pošte s priponkami, e-dokumentov iz sistemov e-izmenjave);
prepoznava elektronskih dokumentov v formatih xml in pdf;
distribuiran zajem in centralno shranjevanje vhodne in izhodne pošte glede na klasifikacijski načrt;
posredovanje dokumentov v sistem ERP (npr. papirni in elektronski računi);
delegiranje dokumentov v obravnavo glede na signirni načrt;
povezovanje vhodnih in izhodnih dokumentov (samodejno uparjanje oddane pošte s povratnicami, povezovanje poslanih in prejetih pogodb, povezovanje prejetih računov z drugo prejeto nabavno dokumentacijo …);
poenoten uporabniški vmesnik s predogledom dokumenta;
posredovanje izdanih računov na UJP;
prilagodljivo številčenje;
tiskanje poštne knjige.