Učinkovita nabava je v resnici temelj uspešnega poslovanja. Kako jo doseči? Preverite šest dobrih praks, s katerimi vaše nabavno poslovanje prispeva k maksimizaciji dobička in dolgoročni poslovni uspešnosti.

Želite dobro prodajati? Potem si morate najprej urediti nabavni proces. Za uspešno prodajo namreč nista dovolj le mamljiva cena in privlačni plačilni pogoji, ampak tudi servis do kupca. Kaj pomaga inovativen izdelek, če se ga dostavi z zamudo ali če so vanj vgrajeni nekakovostni materiali? Po drugi strani podjetje, ki zaradi premajhne razlike v ceni ne more vlagati v razvoj, hitro začne izgubljati sapo in stik s konkurenti.

Vsak evro prihranka, ki se ustvari pri nabavi, se pozna pri dobičku! Zniževanje stroškov pa je v grobem možno na vsaj tri načine: s cenejšim nabavnim procesom, boljšimi nabavnimi pogoji ali s kupovanjem pri cenejših ponudnikih. Na to zadnje raje ne stavite, saj se lahko z obrestmi vrne prek reklamacij kupcev in izgube ugleda na trgu.

Kako do cenejše nabave?

1. Znižajte stroške
Digitalizacija nabavnega procesa lahko nominalno zniža skupne stroške nabavnega poslovanja do 10 odstotkov. Gre predvsem za odpravo stroškov, povezanih s papirnimi dokumenti in ročnimi delovnimi postopki. S prehodom na elektronske dokumente in digitalne delovne postopke se stroški dokumentacije zmanjšajo za do 90 odstotkov. Prihranki se skrivajo v odpravi tiskanja pogodb, ponudb in naročilnic za odobravanje oziroma podpisovanje, v odpravi fotokopiranja dokumentov za interne arhive ter v zmanjšanju poštnih stroškov.

2. Povečajte učinkovitost

Bistveno večje prihranke se doseže s kakovostnejšim delom nabavne službe, ki pa je možno samo ob povečanju učinkovitosti. Zato rabijo ustrezne informacijske rešitve, ki omogočajo optimizacijo in avtomatizacijo administrativnih postopkov. Z uvedbo elektronskega vodenja pogodb, postopka priprave, potrjevanja in pošiljanja elektronskih naročilnic, elektronskega odobravanja prejetih računov in povezovanja nabavnih dokumentov v elektronske mape (pogodbe, naročila, dobavnice, prevzemnice, CMR, računi, reklamacije …) se administrativni postopki pohitrijo celo do 60 odstotkov. Produktivnost nabavne službe se s tem lahko poveča tudi od 30 odstotkov. S povečano produktivnostjo nabavne službe podjetje podpre rast poslovanja, pridobljene časovne prihranke pa usmeri na raziskovanje tržišča, iskanje najbolj primernih ponudb pri uveljavljenih dobaviteljih, iskanje alternativnih ponudb oziroma dobaviteljev, analizo ponudb, nabavne kalkulacije in pogajanja z dobavitelji.

3. Obvladujte nabavno politiko

Vsi napori za optimizacijo nabavne službe so odveč, če podjetje ne more uveljaviti enotne nabavne politike, s katero bi krotilo stroške. V primeru, ko se nabava ne izvaja centralno, ampak zanjo skrbijo v posameznih oddelkih, lahko hitro pride do nepreglednosti pri naročanju in nenačrtovanega povečevanja stroškov.

Z uvedbo ustrezne informacijske rešitve podjetja centralizirajo nabavo tako, da so vsi nabavni zahtevki, postopki odobravanja in pošiljanje naročilnic dobaviteljem zbrani na enem mestu – pregledno in sledljivo. Organizacijska politika glede nabave se uveljavlja prek organizacijske sheme, kjer se določa pravice in odgovornosti uporabnikov (limite, organizacijske enote, stroškovna mesta, tipe naročil, vrste stroškov …) glede priprave in potrjevanja naročilnic. Smiselno je vzpostaviti nabavni katalog ter izboljšati sam nabavni postopek, predvsem v smeri zagotavljanja celovite informacije ob pripravi naročila dobavitelju (razdelitve na stroškovna mesta, povezava s pogodbami, pripenjanje ponudb in drugih pomembnih dokumentov…). Te informacije služijo v nadaljevanju za nabavni in stroškovni kontroling ter poenostavitev postopka potrjevanja prejetih računov. Nadzor nad naročanjem se lahko izvede še z uvedbo rešitve za budžetiranje, ki opozarja porabnike na prekoračitve mesečnih ali letnih proračunov, opredeljenih s poslovnim planom.

Izbrane rešitve za znižanje stroškov v nabavnem procesu:

– e-OrgShema: upravljanje uporabniških pravic;
– e-Pogodbe (z e-Procesi): register pogodb in aneksov, proces priprave; nabavnih pogodb, letnih naročilnic … Več…
– e-Naročila: osrednje vodenje naročil. Več…
– e-Invest: vodenje proračunov in investicij. Več…

Boljši nabavni pogoji

Zgolj plačevanje računov še ni razlog za bonuse! Plačevanje računov na rok je osnovna poslovna higiena. Pravi bonusi se začnejo, če kot kupec zagotavljate več, kot le to.

4. Pohitritev plačevanja

Z uvedbo elektronskega odobravanja prejetih računov, pri čemer je postopek neposredno povezan z naročilnicami in pogodbami, se čas od prejema do knjiženja skrajša za najmanj polovico! To pomeni, da lahko podjetje izkorišča dodatne popuste za predčasna plačila oziroma ne plačuje zamudnih obresti in stroškov opominov.

Izbrana rešitev za hitrejše poravnavanje obveznosti:
e-Računi®: digitalno odobravanje vseh vrst prejetih računov (papirni, pdf, eSlog…).

5. Celovite informacije za delo z dobavitelji

100-odstoten pregled nad zgodovino poslovanja (izvedenih postopkov in dokumentov) nabavnikom zagotavlja popolne informacije za pogajanja. Prednost je tudi v tem, da so informacije o pogodbah, naročilih in računih hitro na voljo, v trenutku, ko jih potrebujejo. Ker so njihove nabavne odločitve podprte s pravimi podatki, so tudi boljše in pravilnejše.

Izbrane rešitev za povezano obvladovanje nabavne dokumentacije:
e-Pisarna®: zajem in shranjevanje nabavne dokumentacije ter povezovanje dokumentov v nabavne mape.

6. Kreativno sodelovanje z dobavitelji

Dobavitelj je partner v poslovnem uspehu, zato podjetja, ki želijo obvladovati oskrbno verigo, dobavitelje vse bolj vključujejo v svoje poslovanje. Gre za pristope, ki so lahko zahtevni tako s procesno-organizacijskega kot tudi tehničnega vidika. Digitalizacija notranjega nabavnega poslovanja se zato širi na zunanje poslovanje, kar pa je v resnici mnogo več kot samo elektronska izmenjava dokumentov. Dobavitelje se lahko po eni strani vključi v oblikovanje nabavnih zahtev, po drugi strani pa se zagotovi vključenost v pripravo ponudbe. Rešitve v oblaku omogočajo enostavno izmenjavo nabavnih informacij in dokumentov ter interaktivno sodelovanje pri nabavnih poslih, kar prispeva k iskanju optimalnih rešitev za oba partnerja.

Izbrane rešitev za sodelovanje z dobavitelji:
SimplDox: dokumentno-komunikacijska rešitev v oblaku za vključevanje dobaviteljev v nabavni proces (vodenje interakcij in poslov, obravnava in posredovanje povpraševanj, obdelava ponudb, usklajevanje in podpisovanje pogodb, posredovanje naročilnic, dobaviteljev portal …).

Kako najbolje spletjati nabavni proces? Zmotno je mišljenje, da se nabavni proces v celoti lahko zgodi samo v sistemu ERP. Čeprav se v njem lahko nahajajo nabavni dokumenti ter prožijo materialne in finančne transakcije, pa je kronična bolezen sistemov ERP pomanjkanje podpore za delovne postopke. Po drugi strani tudi rešitve za digitalno povezovanje ne morejo učinkovito delovati brez sistema ERP kot vira matičnih podatkov za celoten poslovni proces. Tesno povezovanje sistema ERP in procesno dokumentnih rešitev za digitalno nabavno poslovanje tako sestavlja tisto zmagovalno kombinacijo, ki prinaša kar najbolj urejen, učinkovit, sledljiv in na koncu tudi najcenejši nabavni proces