V podjetjih poteka ogromno število različnih delovnih postopkov, zato povečanje učinkovitosti v prvi vrsti zahteva dobro organiziranost in urejenost, da se naloge izvajajo hitro in s čim manj napakami.

Podjetja neutrudno iščejo načine, kako bi s svojo organizacijo postala bolj učinkovita. Spremembe na tržišču, ki jih v zadnjem času narekuje digitalizacija, pa zahtevajo tudi vedno večjo prilagodljivost, odzivnost in prožnost. Zato je pomembna vsaka priložnost, ki podjetju doprinese k izboljšanju rezultata – ne samo na področju izvajanju osnovne dejavnosti, na primer v proizvodnji, ampak tudi v podpornih procesih oziroma v režiji.

Organizacijska metoda 5-S in dokumentni sistem e-GenDoc
Ena od organizacijskih metod, ki se vse pogosteje uporablja pri vzpostavitvi vitke proizvodnje oziroma organizacije dela je 5-S. Metoda izvira z Japonske in ko si jo pobližje ogledamo lahko hitro ugotovimo, da jo je možno s pridom uporabiti tudi na drugih poslovnih področjih. In kar je še bolj zanimivo, njene prvine so skladne z osnovnimi zahtevami, ki jih izpolnjuje kakovosten procesni dokumentni sistem.
Pa si jih oglejmo:

1, Ločevanje – razvrščanje (Seiri): razvrščanje in nato odstranjevanje vseh nepotrebni stvari, ki niso nujno povezane z delovnim procesom;
2. Urejanje – racionalizacija (Seiton): organiziranje stvari, ki jih potrebujemo za optimalno izvajanje delovnih procesov;
3. Čiščenje (Seiso): redno čiščenje, pospravljanje in vzdrževanje;
4. Standardizacija (Seiketsu): ponavljanje izvajanja poenostavljenih in učinkovitih delovnih procesov;
5. Izvajanje v praksi – samodisciplina (Shitsuke): nenehno vzdrževanje doseženega stanja.

Da bi bolje razumeli implementacijo metode 5-S prek procesnega dokumentnega sistema e-GenDoc je najbolje, da preverimo njegove zmožnosti in prednosti po posameznih korakih. Ker ta sistem ponuja širok nabor zmožnosti za upravljanje in izvajanje delovnih postopkov, se bomo osredotočili na najpomembnejše.

1. Razvrščanje
Dokumentni sistem je že v osnovi prostor, kamor je smiselno shranjevati samo dokumente in vsebine, ki so pomembni za poslovanje. e-GenDoc omogoča klasifikacijo dokumentov in implementacijo signirnega načrta, tako da se za vsak dokument ve, kam se shranjuje, za koliko časa ter kdo in kaj mora z njim naredit. Poleg tega, da se v dokumentnem sistemu ne nahajajo nepotrebni dokumenti, ima vsak uporabnik na voljo samo tiste dokumente oziroma izvaja samo tiste postopke, za katere je pooblaščen. V sistemu e-GenDoc je na voljo prilagodljiv sistem vodenja elektronskih map, ki dodatno pripomorejo k organizaciji in hitri dostopnosti dokumentacije.

2. Urejanje – racionalizacija
Ob uvedbi procesnega dokumentnega sistema e-Gendoc se najprej izvede optimizacija postopkov obdelave dokumentov, nato pa se ti optimizirani postopki zapišejo v sistem. Postopke je možno v nadaljevanju nenehno izboljševati oziroma jih prilagajati organizacijskim spremembam ter poslovnim inovacijam. Sistem ima vgrajene različne zmožnosti, ki poenostavljajo delo z dokumenti, od zajema do shranjevanja, razdeljevanja in obdelave. Na tak način se odpravi kopije dokumentov, prav tako pa se iz obtoka umakne papirne originale. Elektronski dokumenti so na voljo takoj , hkrati pa so zaščiteni pred poškodbami, okoljskimi vplivi in izgubo. Tako urejene delovne postopke je možno izvajati tudi prek mobilne različice m-GenDoc, vedno in povsod.

3. Čiščenje
S sprotno uporabo dokumentnega sistema izginejo vsi papirni dokumenti z miz, predalov in omar, ne glede na to ali gre za delovno mesto v režiji ali v proizvodnji. Delovna mesta tako niso več nastlana z gorami odloženih papirjev, kar pomeni več prostora in bolj prijazno delovno okolje. Dokumenti so pospravljeni na enem mestu, pri čemer se lahko do njih dostopa z različnih koncev dokumentnega sistema – glede na delovni postopek in odgovornosti uporabnikov. Za dokumente se lahko določi tudi rok hrambe, tako da sistem uporabnike sam opozarja na pretečene dokumente, ki jih lahko izbrišejo. Po drugi strani so imajo uporabniki v primeru različnih verzij dokumentov vedno na voljo zadnjo veljavno, do preteklih verzij pa dostopajo prek arhiva.

4. Standardizacija
Ena glavnih prednost procesnega dokumentnega sistema je ponavljanje dobrih praks. Uporabniki lahko izvajajo delovne postopke samo na vnaprej dogovorjen način, pri čemer morajo za dokončanje postopkov poskrbeti za pravilno izvedbo vseh predvidenih dejavnosti. e-GenDoc tako poenostavlja vodenje poslovnih procesov in delovnih postopkov, pri čemer podpira celoten cikel PDCA. Sistem ponuja več možnosti za standardizacijo, od namenskih procesnih modulov za izvajanje kompleksnih procesov, do oblikovanja in upravljanja delovnih tokov za enostavnejše delovne postopke.

5. Izvajanje v praksi – samodisciplina
Ker so postopki sestavni del procesnega dokumentnega sistema, uporabnik z dokumenti ne more ravnati drugače, kot dovoljuje sistem. e-Gendoc z vgrajenim nadzornim mehanizmom uporabnike nenehno usmerja k pravilni izvedbi nalog, poleg tega pa jih obvešča o novih nalogah ter opozarja na roke obravnave, ki so bodisi določeni na dokumentih bodisi opredeljeni v sklopu delovnega toka oziroma procesa. Izvedba nalog tako ni več prepuščena samovolji ali disciplini posameznih uporabnikov, ampak se vedno izvaja samo v skladu s poslovnimi pravili.

Dokumentni sistem je lahko učinkovit vzvod za rast in razvoj
Procesni dokumentni sistem e-GenDoc, ki temelji na 25-letnem inoviranju v poslovnih procesih ima vgrajene različne organizacijske pristope, s katerimi podpira razvoj poslovnih procesov v smeri:

poenostavljanje -> standardizacija -> poenotenje -> zunanje izvajanje.

Genis v ta razvoj prispeva najboljše prakse pri vodenju in organizaciji dela, obvladovanju poslovnih procesov in pri uporabi tehnologije. Rezultat takšnega pristopa je bolj varno, učinkovito in cenejše poslovanje.

Vas zanima, kako s procesnim sistemom e-GenDoc uresničite vaše izzive pri izboljšanju organizacije in doseganju bolj vitkega poslovanja?

Zaupajte nam svoje probleme in se dogovorite za brezplačno delavnico, na kateri bomo skupaj poiskali rešitve, ki bodo združevali vaše cilje in najboljše prakse.

Pišite nam na naslov: prodaja@genis.si
ali nas pokličite na: 04 25 19 300.