Prihranki pri upravljanju z elektronskimi dokumenti ne izhajajo iz stroškov tiskanja ampak se pravzaprav skrivajo kar v njih samih!

V iskanju prihrankov, ki naj bi jih prinesla uvedba dokumentnega sistema, se organizacije osredotočajo predvsem na stroške, povezane z obdelavo in uporabo papirnih dokumentov. Še do nedavnega je veljalo, da lahko v nekaterih poslovnih okoljih stroški tiskanja presežejo 3 odstotke skupnih stroškov, vendar so organizacije ta problem rešile prek poenotenja in centralizacije tiskalniških naprav ter uvedbe pristopov upravljanja tiskanja. Zato brezpapirno poslovanje, ki se ga dosega z uporabo dokumentnih sistemov, velikih prihrankov pri tiskanju ali kopiranju papirnih dokumentov pravzaprav ne prinaša več.

Razlog se skriva tudi v tem, da dokumenti nastajajo in se hranijo samo še elektronsko. Za podjetje so v originalni papirni obliki so praktično le še dokumenti prejete navadne pošte. V nekaterih poslovnih okoljih pa zaradi narave dela, zaposlenih ali strank še vedno uporabljajo papirne izpise, recimo v proizvodnji, logistiki, servisnih storitvah … a vedno manj, saj jih izrivajo različne mobilne terminalske naprave. Papirni dokumenti se seveda ustvarjajo tudi na strani oddane pošte, predvsem kot izdani računi in pogodbe.

Z ustreznimi dokumentnimi rešitvami je možno popolnoma odpraviti tiskanje za potrebe notranjega poslovanja. Tiskanje torej ni več tisti glavni adut za upravičevanje naložbe v dokumentni sistem. Ker je večina dokumentov in podatkov danes že v osnovi v digitalni obliki, se je težišče stroškov, povezanih z dokumenti, preneslo na shranjevanje in razdeljevanje elektronskih dokumentov. Ker pa so ti dokumenti neotipljivi, si zaposleni in vodstvo težko predstavljajo, koliko stanejo. Zato poglejmo, kje nastajajo glavni stroški, ki so z njimi povezani.

1. Shranjevanje dokumentov
Uporabniki najprej shranijo dokumente na svojem računalniku, potem pa še na strežnik, recimo za skupno rabo. Običajno ostali uporabniki te dokumente spet prenašajo v svoje lokalne mape. Spet v drugih okoljih zaposleni dobivajo dokumente prek e-pošte, pri čemer jih tudi večkrat shranijo. Podobno je s prenašanjem prek spleta. Tako se dogaja, da je posamezni dokument lahko shranjen tudi nekaj tisočkrat! Že navaden besedilni dokument, ki je na začetku zavzel zanemarljivih 50 KB pomnilnika, skozi čas utvari za nekaj megabajtov kopij. V kolikor gre za slikovno bogatejše dokumente, se poraba prostora zanje hitro šteje v gigabajtih!

V nekaterih podjetjih se že ukvarjajo s problemom rasti podatkov na lokalnih diskih in datotečnih strežnikih, kar obravnavajo tudi pri odločanju o dokumentnem sistemu. Sam dokumentni sistem pri tem ne bo zelo uspešen, razen, če omogoča vzvode za implementacijo pravil glede omejevanja izpisovanja dokumentov ter njihovega shranjevanja na osebnih računalnikih ali drugih strežnikih.

2. Pošiljanje dokumentov prek e-pošte
Elektronska pošta je postala glavni komunikacijski kanal znotraj organizacij. Na e-poštnem strežniku je tako moč najti ogromno sporočil, ki imajo iste priponke. Čeprav imajo zaposleni omejeno velikost poštnega predala in pošto sproti lokalno arhivirajo ter čistijo svoje predale, ta problematika ustvarja hiter prirast na e-poštnem strežniku in, kot smo že spoznali, tudi na računalnikih zaposlenih.

Dokumentni sistem ponuja elegantno rešitev za zmanjšanje prirasta podatkov skozi interno e-pošto. Uporabnikom namreč pošilja samo še povezave na dokumente, ki jih hrani, kar pomeni, da deljenje nekega dokumenta bodisi za obravnavo, potrjevanje ali za obveščanje zavzame samo še nekaj kilobajtov.

3. Varnostno shranjevanje podatkov
V organizacijah, kjer izvajajo varnostno shranjevanje strežniških podatkov, na primer strežnika za e-pošto ter datotečnega strežnika, ob tem pa še podatkov z osebnih računalnikov zaposlenih, se skupno število kopij dokumentov poveča še za nekajkrat! In če pomislimo, da nekatera podjetja svoje podatke varujejo na več lokacijah, se ta številka še najmanj enkrat poveča.

Ker se v dokumentnem sistemu hrani samo en primerek posameznega dokumenta, ob tem pa so vsi dokumenti shranjeni na enem mestu, je varnostno shranjevanje bistveno poenostavljeno, bolj pogosto, hitrejše in zavzame manj prostora.

4. Delovanje IT-sistema
Upravljanje z informacijskimi sistemi se je v zadnjih letih nekoliko olajšalo, saj je na voljo veliko orodij, ki informatikom poenostavljajo vsakodnevna skrbniška opravila. Na drugi strani imajo podjetja tudi zaradi stroškovne politike v svojih vrstah vedno manj informatikov. Vendar pa ravno povečevanje števila dokumentov in drugih podatkov narekuje vedno nove naložbe v računalniško strojno in programsko opremo, ki potrebuje ustrezno usposobljen kader – internega ali zunanjega.

Dokumentni sistem omogoča tehnološko konsolidacijo, kar zmanjšuje nabor tehnologij, ki so v uporabi v organizaciji. To prinaša predvsem manjšo porabo delovnega časa za skrbništvo, kar pomeni, da se lahko informatiki bolj posvetijo uporabnikom in informacijskemu razvoju poslovanja.

5. Licenčnine, vzdrževanje in nabava
Ko podjetja začnejo z brezpapirnim poslovanjem predvsem v večjih okoljih uvajajo parcialne dokumentne rešitve, na primer za likvidacijo računov oziroma nabavno dokumentacijo, za tehnično dokumentacijo, za vodenje projektne dokumentacije, pa za organizacijsko dokumentacijo, pogodbe …

Z uporabo osrednjega dokumentnega sistema, ki zajema čim širši nabor procesov oziroma poslovnih področij, organizacija preide na eno vzdrževalno pogodbo, zmanjša število potrebnih licenc in optimizira stroške zanje, ob tem pa zmanjša tudi skupne stroške nabave za celoten IT-sistem.

Največji stroški se skrivajo v procesih
Ne glede na to, kako dobra in celovita je dokumentna rešitev, organizaciji še ne prinaša zares občutnih prihrankov. To so prihranki, ki se jih lahko doseže znotraj poslovnih procesov in delovnih postopkov. Govorimo o od 25 do 50 odstotnem zmanjšanju stroškov, ki so povezani z učinkovitostjo dela!

Pravilno procesno uveden dokumentni sistem, ki digitalizira še tako obrobne postopke, bo organizacijo popeljal na novo raven stroškovne učinkovitosti in dodane vrednosti.

Vas zanima, kako bi najlažje začnete z brezpapirnim poslovanjem?
Kontaktirajte prek e-poštnega naslova: prodaja@genis.si, ali po telefonu na številko: 04/25 19 300.