Dokumentni sistemi so morda res dovolj za izvedbo brezpapirnega poslovanja, vendar digitalna transformacija zahteva precej več. Zgolj zajem, shranjevanje in razdeljevanje dokumentov v digitalni obliki še ne pomeni, da poslujete digitalno. Niti pri notranjem, kaj šele pri zunanjem poslovanju.

V kontekstu obravnave procesnega dokumentnega sistema e-GenDoc kot digitalne poslovne platforme najprej opredelimo pojem digitalno poslovanje. Pri digitalnem poslovanju organizacija izvaja procese digitalno, na osnovi digitalne obdelave podatkov ter informacij v digitalni obliki. Z vidika dokumentov to recimo pomeni, da digitalne dokumente obdelujemo na popolnoma digitalen način od nastanka v podjetju ali vstopa v podjetje do sprožanja aktivnosti v transakcijskem sistemu. Digitalna poslovna platforma torej omogoča, da prek nje speljete celoten poslovni proces popolnoma digitalno, od začetka, do konca. In to ob največji možni stopnji poenostavitve in avtomatizacije delovnih postopkov.

Primer digitalnega nabavnega procesa

Nabava je eden najpogostejših procesov, ki ga podjetja digitalizirajo s procesnim dokumentnim sistemom e-GenDoc. Ta namreč zagotavlja celovito digitalno izvedbo nabavnega procesa, saj na enem mestu združuje vrsto delovnih postopkov, ki se izvajajo pri nabavljanju.

• Zajem potreb po nabavi. Zaposleni ročno vnesejo podatke ali pa se potrebe po nabavi prenesejo iz sistema ERP (prodaja, proizvodnja, skladišče …).Odobravanje in združevanje nabavnih zahtev.Priprava specifikacij, zbiranje in usklajevanje ponudb ter izbiranje dobaviteljev.
• Priprava, usklajevanje in podpisovanje pogodb.
• Kreiranje naročil (postavke, porazdelitve…).
• Povezovanje naročil s pogodbami, proračuni, posli, projekti …
• Proces podpisovanja naročilnic.
• Pošiljanje naročilnic dobaviteljem.
• Zajem dobavnic, transportnih dokumentov, specifikacij in računov ter povezovanje teh dokumentov z naročili.
• Obdelava prejetih računov vse do knjiženja.
• Zaključevanje naročil.

Takšen proces je v e-GenDoc podprt s širokim naborom storitev. Prav te dodatne storitve, ki so vgrajene v sistem zagotavljajo celovito digitalno izvedbo postopka.

• Zajem in prepoznava papirnih dokumentov za takojšnjo odpravo papirja iz procesov.
• Avtomatski sprejem in prepoznava elektronskih dokumentov ter konverzija dokumentov za digitalno poslovanje z dobavitelji iz različnih držav.
• Integracijski vmesniki za povezovanje z ostalimi informacijskimi sistemi (ERP, SCM, BI …) omogočajo vzpostavitev neprekinjenih in agilnih procesov.
• Povezovanje z zunanjimi ponudniki digitalnih storitev (eizmenjava, varna hramba, storitve zaupanja …).
• Mobilno potrjevanje dokumentov.
• Upravljanje pooblastil in odgovornosti, s katerim podprete organizacijska pravila.
• Sledljivost naročil od nastanka nabavne potrebe do zaključenega naročila, s čimer vzpostavitve preglednost nabavnega poslovanja.
• Spremljanje delovnih obremenitev na ravni zaposlenih.
• Skupinsko delo z dokumenti.
• Komunikacija med izvajalci v procesu.
• Uporabniško nastavljivi pregledi omogočajo prilagoditev informacij glede na potrebe posameznega uporabnika.
• Pregledovanje in analiziranje podatkov, v tem primeru naročil za lažje spremljanje stroškov in upravljanje finančnega toka.
• Celovite informacije za nabavni kontroling in obvladovanje dobaviteljev.

Digitalizacija poslovnih funkcij

e-GenDoc kot platforma ponuja ponuja širok nabor modulov, s pomočjo katerih se na podoben način digitalizira celotne procese ali samo del procesa, ki se izvaja z uporabo več informacijskih rešitev. Poglejmo si, katere sklope delovnih postopkov oziroma procesov je možno celovito digitalizirati s posameznimi moduli e-GenDoc.

• Nabava: e-Naročila, e-Pogodbe, e-Računi, e-Pisarna, e-Invest
• Prodaja: e-Ponudbe, e-Posli, i-Računi, e-Pogodbe, e-Pisarna
• Vodenje in organizacija: e-OrgShema, e-Seje, e-Sestanki, e-Ukrepi, e-OrgDok, e-Viri
• Upravljanje s pogodbami: e-Pogodbe, e-Procesi, e-Pisarna
• Korporativno upravljanje (upravljanje skladnosti in tveganj): e-OrgDok, e-Viri, e-Pogodbe
• Obvladovanje kakovosti: e-Sestanki, e-OrgDok, e-Ukrepi
• Produkti (razvoj, proizvodnja …): e-TehDok
• Kadri: e-Pisarna, e-Pogodbe, e-PNalogi, e-Viri
• Sredstva in storitve: e-Podpora, e-Viri, e-TehDok

Celovit nabor modulov, ki podpirajo posamezne sklope dokumentov in delovnih postopkov dopolnjuje možnost enostavnega vključevanja različnih dokumentov z enostavnimi ali kompleksnimi delotoki, ki se jih implementira z modulom e-Procesi.

e-GenDoc kot procesni dokumentni sisteme ne vključuje le delovnih tokov ampak tudi storitve, ki se velikokrat izvajajo v zunanjih aplikacijah in storitvah v oblaku (zajem in prepoznava dokumentov, konverzija dokumentov, elektronsko podpisovanje, arhiviranje dokumentov, procesiranje dokumentov iz zunanjih aplikacij …). V resnici vam torej ponuja celovito platformo za digitalno poslovanje, ki z vsemi uporabniškimi, poslovnimi in tehnološkimi prednostmi podpira transformacijo vašega podjetja ali poslovne skupine v sodobno digitalno organizacijo.