Upravljanje s pogodbami se lotite že na začetku, z digitalizacijo procesa priprave pogodb, s čimer prihranite čas, denar ter zmanjšate poslovna, zakonska in varnostna tveganja.

Neučinkoviti procesi upravljanja s pogodbami zmanjšujejo dobičkonosnost podjetja in ga izpostavljajo številnim tveganjem. Slabo upravljanje s pogodbami se morda še najhitreje občuti z vidika finančnih izgub:
– končna vrednost pogodbe je bistveno večja od vrednosti pogodbe ob sklenitvi;
– dejanski obseg opravljenih storitev ni jasen in zato podjetje plačuje več od dogovorjene cene;
– nejasna določila povečujejo stroške pri kasnejšem izvajanju pogodb.

V primeru neizpolnjevanja obligacijskih razmerij, ki je posledica pomanjkljivosti pri upravljanju s pogodbami se finančne izgube le še povečajo na primer zaradi plačevanja pogodbenih ali zakonskih kazni, poslabšanja ali celo izgube bonitet ter prekinitve poslovnega odnosa.

Upravljate s pogodbami že ob njihovi pripravi
Problemi pri upravljanju pogodb ne izvirajo samo v pomanjkljivem pregledu nad aktivnimi pogodbami ampak segajo v sam proces priprave in odobravanja pogodb. Zamujanje s sklenitvijo pogodbe je lahko sila neprijetno, še posebej, če podjetje čim prej potrebuje denar od posla ali je od pravočasnega začetka izvajanja pogodbe odvisnih več partnerjev. Dolgotrajna priprava in usklajevanje pogodbe ni samo moteča za deležnike, ki želijo čim prej formalizirati in uresničiti dogovore ampak lahko vpliva na samo vsebino. Začetne informacije in namere, ki so botrovale sklenitvi dogovora se lahko sčasoma izgubijo ali pa pride do novih okoliščin, ki poslabšajo dogovor ali ga celo prekinejo. V kolikor pripravljavci porabijo preveč časa in energije za tehnično sestavo pogodbe in ostale administrativne postopke, se lahko zgodi, da se premalo posvetijo vsebini, kar se lahko pokaže kot škodljivo ob kasnejšem izvajanju pogodbe. Zamudam pri pripravi pogodb lahko botruje že samo usklajevanje nalog in odgovornosti – torej kaj naj bi kdo do kdaj sploh naredil.

Za pogodbe, ki so v korist vsem partnerjem je torej smiselno, da se pripravijo in uskladijo v najkrajšem možnem času, dokler je posel svež in stisk roke topel ter močan.

Proces priprave pogodbe je lahka tarča za probleme
Čeprav organizacije osnutke pogodbe pripravljajo elektronsko, bodisi z uporabo pisarniških programov bodisi z informacijskimi sistemi, kot sta ERP in CRM, se največji problem izkaže pri obravnavi, usklajevanju in odobravanju vsebine. Pogodbe se med pripravljavci, ki po navadi pripadajo različnim službam, na primer prodaji, pravni službi in financam, praviloma izmenjujejo prek e-pošte. Tak postopek ne omogoča upravljanja odgovornosti niti učinkovite zgodovinske sledljivosti. Ob reviziji pogodb ni možno pregledati procesa nastanka pogodbe kakor tudi ne ugotoviti odgovornosti posameznih sodelujočih pri pripravi pogodbe. Spremembe oziroma dopolnitve, ki jih prispevajo različni deležniki je težko obvladovati, zato lahko v končni različici, ki naj bi bila ustrezno usklajena, še vedno pride do napak.

Po drugi strani so takšni postopki izpostavljeni tveganjem glede nepooblaščenega dostopa in zlorabe občutljivih podatkov oziroma poslovnih skrivnosti, ki se nahajajo v pogodbah. Pogodbe se namreč lahko prosto pošilja in nemalokrat se zgodi, da ne pridejo v prave roke.

V nekaterih primerih se za usklajevanje in odobravanje še vedno uporabljajo papirne dokumente. To ustvarja dodatne stroške zaradi tiskanja ter zamude zaradi distribucije papirnih dokumentov. Pri delu s papirnimi kopijami se recimo sploh ne ve, kdo je kdaj prejel kak dokument. Spremembe, ki se zapišejo na papirni dokument je treba prepisati v elektronsko različico, s čimer nastaja dodatno delo in možnosti za napake, hkrati pa se izgubi sled, kdo je bil pravi avtor sprememb. Poleg tega se lahko papirne kopije izgubijo oziroma založijo, kar dodatno odpira možnosti za nepooblaščen dostop in zlorabo podatkov.

Upravljanje nadomeščanj in prenašanje skrbništev
Ob tako hitrem poslovnem tempu, kot ga narekujejo današnje tržne razmere si enostavno ne morete dovoliti, da se pogodbe ne more pripraviti ali potrditi zaradi odsotnosti pripravljavcev, odobriteljev ali celo podpisnika! Ti problemi so še posebej izraziti pri projektno organiziranem delu, kjer naloge izvaja večje število zaposlenih. Ne samo, da podpisovanje ali skrbništva niso ustrezno organizirana, pri prenosu zadolžitev na drugo osebo zaradi pomanjkanja informacij nastaja vrsta tveganj:
– podaljšanje časa podpisa pogodbe botruje spremembi pogojev, na primer pri terminskih poslih ali akcijskih ponudbah;
– nadomestni podpisniki lahko sklenejo škodljiv dogovor;
– če nadomeščanja niso jasno določena lahko pride do nepooblaščenega dostopa do informacij;
– če se odgovornosti ne prenesejo pravočasno, se prekine proces priprave ter samo upravljanje pogodb.

V samem procesu obvladovanja pogodb od nastanka do njihovega izteka je zato potrebno poleg upravljanja s pogodbenimi dokumenti enako skrbno izvajati tudi upravljanje z njihovimi uporabniki.

Kakšni so vaši izzivi

Pri izboljšavah upravljanja s pogodbami je treba najprej odgovoriti na naslednja vprašanja:

1. Koliko je v vašem podjetju veljavnih pogodb in koliko jih je v pripravi oziroma v dogovarjanju?
2. Imate jasno definirane procese priprave glede na skupine, področja in vrste pogodb (SPV)?
3. Ste že določili naloge in odgovornosti za pripravo in upravljanje s pogodbami?
4. Kako učinkovit je pretok informacij med pripravljavci, podpisniki in nazadnje skrbniki pogodb?
5. Koliko časa v resnici rabite, da pripeljete pogodbo od začetka priprave do internih podpisnikov?
6. Imate vpogled koliko ljudi sodeluje pri pripravi posamezne pogodbe?
7. Zagotavljate zaupnost pogodb v procesu njihovega nastajanja?
8. Veste kaj se dogaja s pogodbo, če vas na primer pokliče partner?
9. Imate pregled nad tem, kje se nahaja pogodbena dokumentacija in kdo vse ima v resnici do nje dostop?
10. Kako spremljate izvajanje pogodb in ali pri upravljanju s pogodbami sploh lahko vršite kakršen koli nadzor?

Za podjetje, ki želi izboljšati tako pripravo kot upravljanje s pogodbami je ključno, da uvede enotno informacijsko orodje za vsa poslovna področja ter hkrati standardizira in digitalizira vse delovne postopke, povezane s pogodbami.

Vas zanima, kako bi izboljšali profitabilnost vaših pogodb?
Kontaktirajte prek e-poštnega naslova: prodaja@genis.si, ali po telefonu na številko: 04/25 19 300.