Pri odločitvi za uvedbo procesnega dokumentnega sistema je treba upoštevati njegov vpliv na znižanje stroškov, povečanje učinkovitosti ter izboljšanje kakovosti poslovanja.

Se izgubljate v nepregledni e-pošti in ne najdete dokumenta, ki vam ga je sodelavec poslal pred tremi meseci? Ne morete preveriti informacije, ko ste pri stranki ali po opravkih izven svoje pisarne, ker imate ključen dokument shranjen v svojem namiznem računalniku ali na omrežnem disku, do katerega zaradi varnosti ne morete dostopati izven omrežja podjetja? To je le majhen del razmeroma enostavnih vsakdanjih problemov, ki spremljajo organizacije brez dokumentnega sistema. Verjetno pa ste tudi že pomislili, da je čas za izboljšavo glede vodenja dokumentov, ko se na primer ni dalo ugotoviti odgovornost za napake, ki so podjetju ustvarile stroške ali vplivale na neugodne odločitev poslovnih partnerjev.

Enostavnega merila, s katerim bi določili ali rabite dokumentni sistem ali ne res ni. Če vas ne prepričajo obsežni prihranki pri stroških in času, ki jih na osnovi izkušenj podajajo ponudniki dokumentnih rešitev poskusite o uvedbi dokumentnega sistema razmišljati razvojno. Podobno, kot so nujne investicije v razvoj produktov in storitev, so namreč nujne tudi investicije v razvoj poslovanja.

Velikokrat je koristno vprašanje: kaj dela konkurenca? Verjemite, zagotovo boste našli tako konkurente, ki so že uvedli dokumentni sistem ali kako drugače rešili delo z dokumenti, kot tiste, ki se utapljajo v časovno potratnih in nepreglednih administrativnih opravilih.

V katerih primerih sploh uvesti dokumentni sistem

Dejstvo je, da celotno poslovanje temelji na obdelavi dokumentov. Za vsemi transkacijami, ki se na primer izvajajo v poslovnem informacijskem sistemu je vedno nek dokument. Logično se sliši, da se dokumente obvladuje z istim sistemom, kjer se izvajajo transakcije, vendar je v praksi slika daleč od idealne:
– rigidni sistemi z zastarelimi uporabniškimi vmesniki so uporabniku neprijazni in ne omogočajo sodobnih delovnih pristopov: mobilno delo vedno in povsod, uporabo neodvisno od naprave …
– ne omogočajo naprednih funkcij, ki so prilagojene delu z dokumenti: klasifikacijski in signirni načrt (pooblastila in odgovornosti), delovni tokov in deljenje dokumentov, revizijska sledljivost …
– ne podpirajo sodobnih digitalnih pristopov: sodelovanja, komunikacije …
– vsebinsko ne podpirajo številnih področij: skupinsko odločanje (seje, sestanki), vodenje in organizacija, raziskave in razvoj …
– podpirajo le osnovne sestavine poslovnega procesa, medtem ko številne dejavnosti ostajajo nepodprte: upravljanje z življenjskim ciklom izdelkov oziroma storitev, vodenje projektov in investicij, tehnične storitve (vzdrževanje, podpora uporabnikom …), upravljanje s potnimi nalogi in voznim parkom …

Iz tega sledi, da se je za uporabo dokumentnega sistema smotrno odločiti bodisi zato, ker transakcijski sistemu delo z dokumentov slabo podpirajo bodisi v primerih, ko posameznega delovnega postopka ali dokumenta sploh ni v transakcijskem sistemu.

Kje začeti?

Dokumentni sistemi imajo prav po zaslugi Genisa v Sloveniji že 25-letno tradicijo. Kot kažejo naše izkušnje, podjetja največkrat v prvem koraku podprejo proces potrjevanja računov, kateremu pa zelo kmalu sledi obvladovanje pogodb, upravljanje nabavnih zahtevkov in druge nabavne dokumentacije.

Po drugi strani je veliko primerov, kjer podjetja pri uvedbi dokumentnega sistema zasledujejo poslovni učinek. V proizvodnih podjetjih je poleg nabavnega procesa tako v prvi vrsti digitalizacija tehnične, tehnološke in proizvodne dokumentacije, za katero je dokumentni sistem bistveno bolj elegantna rešitev kot transakcijski sistem, še posebej zaradi zmožnosti distribucije dokumentov neposredno na delovne centre v proizvodnjo.

V splošnem velja, da se je pri razširjanju dokumentnega sistema najbolje držati pravila postopnosti. Vpeljava celovitega dokumentnega sistema, s katerim si podjetje zagotovi praktično popolnoma brezpapirno poslovanje in v veliki meri digitalizira delovne postopke tako traja od 3 do 5 let. Pri tem pa le velja izpostaviti, da se prve rešitve uvede že v nekaj mesecih, kar pomeni, da ima podjetje pozitiven učinek naložbe že v prvem poslovnem letu.