• Znižanje stroškov in povečanje učinkovitosti upravljanja s pogodbami.
• Zagotavljanje skladnosti s korporativnim upravljanjem in zakonodajo.
• Nadzor nad uporabo in varnost podatkov.

Podjetja pri strateški nabavi nenehno iščejo dobavitelje z najboljšimi možnimi pogoji. Podobno velja za dobavitelje. Ti želijo poslovati le s kupci, ki jim bodo zagotavljali zanesljiv odjem ob doslednem spoštovanju plačilnih pogojev. Pretresi v oskrbnih verigah, ki smo jim priča že več kot dve leti niso osvetlili le najbolj zanesljivih dobaviteljev ampak tudi zaupanja vredne kupce.

V prednosti so podjetja, ki lahko kljub krizi izpolnjujejo svojo stran dogovorov. In še lažje je tistim, ki v celotnemu procesu upravljanja z nabavnimi pogodbami uresničujejo pričakovanja partnerjev, zadoščajo zahtevam lokalne in mednarodne zakonodaje in standardov ter izpolnjujejo lastne poslovne norme.

Podjetja podobno upravljajo s pogodbami – večina z digitalizacijo in avtomatizacijo zaostaja

Upravljanje s pogodbami je po vseh organizacijah precej podobno. Vendar podrobnejši pregled pokaže očitne razlike med podjetij različnih velikosti in dejavnosti. Ena od pomembnejših razlik je zagotovo v času procesiranja pogodbe, ki v majhnih in srednjih podjetjih v povprečju traja od enega do treh mesecev, medtem, ko je v velikih podjetjih večinoma znatno daljši, saj upravljajo z obsežnejšim pogodbenim portfeljem. Naslednja najbolj opazna razlika je, ali podjetje pri upravljanju s pogodbami še uporablja papirno dokumentacijo in tretja, kakšna je stopnja avtomatizacije procesa od izdelave in potrjevanja, do spremljanja, shranjevanja in obnavljanja pogodb.

Čeprav je upravljanje s pogodbami prvi in zadnji korak pri poslovanju z dobavitelju in ob kakovostnem izvajanju omogoča obema stranema ustrezno izpolnjevanje obligacijskega razmerja je informacijska podpora tej dejavnosti večinoma podhranjena v primerjavi z drugimi postopki v nabavnem procesu, kot sta vodenje naročil in potrjevanje računov. Po izkušnjah podjetja Genis je razlog za to nerazumevanje potencialnih koristi informacijske rešitve za upravljanje s pogodbami ter dvom, da uvedba ne bi dosegla želenega učinka.

Pričakovani učinki digitalizacije in avtomatizacije upravljanja s pogodbami

Praksa potrjuje, da večje kot je podjetje oziroma več kot je pogodb in bolj kot je kompleksna organizacija, do več napak in izgub pride pri ročnem upravljanju s pogodbami – bodisi v papirni bodisi v elektronski obliki. V Genisu smo strankam pri upravljanju z nabavnimi pogodbami razreševali predvsem naslednje izzive:

• zagotavljanje skladnosti s korporativnim upravljanjem in zakonodajo;
• znižanje stroškov in povečanje učinkovitosti upravljanja s pogodbami;
• nadzor in varnost podatkov;
• pogodbena skladnost;
• ohranjanje doslednega procesa upravljanja s pogodbami;
• spremljanje pogodbenih mejnikov, datumov poteka, črpanja vrednosti pogodbe …;
• zmanjšanje števila prodajnih in usklajevalnih ciklov ter skrajšanje pogajanj;
• zmanjšanje tveganj napačnih  pogodb;
• zmanjšanje prekinitev poslovanja med obnavljanjem pogodbe;
• enostavnejše preverjanje pogodbenih pogojev;
• preglednost nad vključevanjem virov in izvajanjem dejavnosti;
• hitrejša izdelava ponavljajočih pogodb;
• neprekinjeno delovanje nabavne verige.

Vsako podjetje že ima vzpostavljen nek način upravljanja s pogodbami. Je pa vprašanje koliko virov za to porablja in kako je pri tem uspešno. Velja, da se z digitalizacijo in avtomatizacijo pogodb doseže neposredne finančne učinke v višini do dveh odstotkov (!) vrednosti pogodb. To so učinki brez vpliva na dobro imen oziroma ugled, ki ima vse večjo vrednost ne samo pri dobaviteljih ampak pri vseh deležnikih podjetja.

Kakovostno upravljanje s pogodbami je strateška prednost

V prvi vrsti torej digitalizacija in avtomatizacijo upravljanja s pogodbami izboljša finančni položaj podjetja. V nadaljevanju pa gre tudi za operativne in strateške pridobitve. V Genisu namreč digitaliziramo celoten proces od priprave in obvladovanja osnutkov do upravljanja postopkov izdelave, notranjega in zunanjega usklajevanja, podpisovanja, vročanja ter uporabe in hranjenja pogodb v skladu z notranjimi pravili, zakonodajo, poslovnimi standardi ter drugimi najboljšimi praksami. S standardizacijo in maksimalno učinkovitostjo teh postopkov podjetje poenostavi zagotavljanje skladnosti in trajnosti, kar sta predpostavki vsakega pogodbenega dogovora, hkrati pa podpre in še krepi svoje konkurenčne prednosti.

Za več informacij o informacijskih rešitvah za upravljanje s pogodbami se obrnite na: prodaja@genis.si.