Dejavnosti v povezavi s GDPR je smiselno obvladovati z enakimi vodstvenimi pristopi kot vse ostale poslovne procese.

Uskladitev poslovanja z GDPR ni samo projekt. Gre za splet dejavnosti, ki jih morajo podjetja izvajati ves čas in na vseh poslovnih področjih, kjer se srečujejo z osebnimi podatki. Zato namesto projektu raje govorimo o programu oziroma procesu, ki ga je smiselno obvladovati z standardnimi vodstvenimi metodami, kot je PDCA.

Informacijske rešitve za podporo vodenju pridejo s prihodom GDPR še kako prav. V dokumentnem sistemu e-GenDoc je na voljo vse za popolnoma digitalno obvladovanje programa GDPR. Celovit nabor procesno-dokumentnih modulov namreč zagotavlja podporo celotnemu ciklu PDCA, kar uporabnikom omogoča, da GDPR obvladujejo na enak način, kot ostale procese oziroma standarde, na primer ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 in drugi. Z uporabo vodstveno-organizacijskih modulov sistema e-GenDoc podprete upravljanje procesa vodenja progama GDRP od spremljanja izvajanja programa do preverjanja in ukrepanja:

– e-OrgDok: obvladovanje organizacijske dokumentacije, notranjih pravil ter drugih dokumentov za zagotavljanje skladnosti z GDPR, navodil za delo z osebnimi podatki ter vodenje zapisov o presojah;
– e-OrgShema: upravljanje dostopa do informacij ter uporabniških aktivnosti za varno procesiranje in uporabo osebnih podatkov v skladu s sprejetimi notranjimi in organizacijskimi pravili;
– e-Šifranti: vzpostavitev klasifikacije dokumentov z meta podatki in določitev meta podatkovnih shem;
– e-Zahteve: vodenje procesa prijave kršitve varnosti osebnih podatkov;
– e-Ukrepi: vodenje korektivnih ukrepov za odpravo pomanjkljivosti pri izpolnjevanju zahtev GDPR, za izboljšanje notranjega zavedanja o varovanju osebnih podatkov ter sodelovanja pri uresničevanju načel GDPR.

Različni dokumentni modulu, kot so e-Pisarna za vodenje vhodno/izhodne ter interne dokumentacije, e-Pogodbe za centralno obvladovanje pogodb in aneksov ter e-Procesi za obvladovanje in izvajanje delovnih tokov vam ob tem omogočajo stalen nadzor nad uporabo dokumentov z osebnimi podatki, vključno z revizijskimi sledmi. To vam navsezadnje omogoča, da pravočasno odkrijete anomalije, ugotovite razloge zanje ter sprejmete ustrezne ukrepe v zakonsko določenih rokih.

Več informacij o dokumentnem sistemu Genis e-GenDoc.