Digitalno poslovanje se začne in konča z odpravo papirnih dokumentov in vzpostavitvijo brezpapirnih administrativnih postopkov.

Ali verjamete, da lahko začnete digitalno poslovati praktično takoj, recimo že v enem mesecu. In da vam v to ni treba vložiti veliko časa in denarja. Še več, ne samo, da prehod na digitalno poslovanje ni drag, samo poslovanje se močno poceni. Kot kažejo dobre prakse, pa glavne koristi sploh niso nižji stroški ampak procesne izboljšave, ki pripeljejo do preskoka v produktivnosti in kakovosti poslovanja. In vse to se začne z uvedbo informacijske rešitve za digitalno poslovanje kot je Genis e-Pisarna®.

Ali se e-Pisarna res finančno plača?

Že v srednjih podjetjih s 150 zaposlenimi samo za tiskanje in kopiranje porabijo od 1.500,00 evrov naprej. Ta znesek je recimo precej večji kot celoten mesečni znesek za e-Pisarno v oblaku – torej za programsko in strojno opremo. Tudi pri klasični »on-premise« rešitvi se tehtnica nagiba na stran e-Pisarne, saj se investicija v uvedbo in licence povrne prej kot v enem letu. Preprosteje povedano, uvedba e-Pisarne prinese dobiček že prvo leto, naslednja leta pa je ta samo še večji. Skratka, razmišljanje o čem drugem, kot digitalizaciji poslovanja je poslovno povsem neracionalno.

Ko ne veste, kako se lotiti

Glede na to, da dandanes vsi dokumenti nastajajo v elektronski – digitalni obliki in da je zakonodaja uporabi elektronskih dokumentov naklonjena, je prav smešno, da med in po podjetjih še kroži toliko papirne dokumentacije. Problem je, da v veliko primerih nimajo ideje, kje in kako začeti z digitalnim poslovanjem. Prav zato je e-Pisarna® idealna rešitev za prvi korak v tej smeri:

– Na enem mestu zajamete vso papirno in elektronsko dokumentacijo, ki pride v podjetje po različnih kanalih (navadna pošta, e-pošta, elektronska izmenjava, faks …).

– Dokumentacijo shranjujete glede na vnaprej pripravljen klasifikacijski načrt, ki ga samo prilagodite svojemu načinu vodenja dokumentov.

– Dokumente razdeljujete in pošiljate v obravnavo glede signirni načrt oziroma glede na tip in vrsto dokumenta, naslovnika ali zadevo, na katero se nanaša.

– Zgradite sistem elektronskih map, s katerim si uredite dokumente glede na praktično uporabo in dokumente poljubno povezujete med seboj.

– Uporabnikom enostavno določite pravice, do katerih dokumentov imajo dostop ter spremljate njihove aktivnosti.

Z uvedbo e-Pisarne dejansko vzpostavite temeljni dokumentni sistem, ki je osnova za nadaljnjo digitalizacijo delovnih postopkov, kot je likvidacija računov, potrjevanje nabavnih zahtevkov, upravljanje z izdanimi računi, vodenje pogodb … Ker gre za izredno odprto rešitev, je možno dokumente iz e-Pisarne povezovati tudi z rešitvami za podpro internemu poslovanju, kot je recimo upravljanje s tehnično in organizacijsko dokumentacijo, vodenje sej in sestankov ter obvladovanje prodajnih in nabavnih poslov in projektov.

Inovativno digitalno vložišče je pameten začetek

e-Pisarna® vključuje vrsto inovativnih zmožnosti, ki podjetjem še poenostavljajo poslovanje. Omogoča na primer digitalizacijo celotnega postopka priprave izhodne papirne pošte vključno s samodejnim generiranjem knjige oddane pošte ter uparjanjem oddane pošte s povratnicami. Na področju izhodne dokumentacije recimo omogoča pošiljanje e-računov v sistem UJP, dokumente pa je možno posredovati celo v druge informacijske sisteme ( ERP, CRM, nabavni sistem …).

V naslednjem koraku je možno za vse dokumente, ki se stekajo v e-Pisarno vzpostaviti tudi digitalne delovne postopke (workflowe). V ta namen je Genis razvil najširši nabor dokumentnih modulov, ki podpirajo specifične procese, na voljo pa je tudi rešitev za kreiranje posameznih delovnih tokov e-Procesi. Kombinacija e-Pisarne in digitalnih delovnih tokov podjetju zagotavlja učinkovito digitalno poslovanje, s katerim lahko hitro začne ter ga enostavno razvija in prilagaja glede na dejanske poslovne zahteve.