Podjetja so pri uvajanju brezpapirnega poslovanja negotova, zato velikokrat naredijo začetniško napako. Ukvarjajo se z arhivi in zaupanjem v elektronske dokumente, namesto da bi se ukvarjala s svojimi poslovnimi procesi.

Digitalna transformacija nastavlja poslovanju novo ogledalo, v katerem se odkrivajo številni problemi. Eden ključnih razvojnih korakov, brez katerega digitalnega poslovanja sploh ne more biti, je uvedba brezpapirnega poslovanja. Podjetja ob uvajanju brezpapirnega poslovanja hitro presežejo prvi namen uvedbe dokumentnega sistema, to je elektronsko vodenje dokumentacije. Običajno jih k temu spodbudi spoznanje, da zaposleni dokumentnega sistema ne izkoriščajo do tiste mere, ki bi upravičevala naložbo.

»Brezpapirno poslovanje ne sme postati samo zamenjava papirnih dokumentov z elektronskimi, zato da bi recimo zmanjšali stroške. To namreč predstavlja le majhen del koristi, ki jih podjetje lahko pridobi s prehodom na poslovanje brez papirja,« je opozoril Štefančič.

Podjetja prej ali slej začnejo iskati pravo dodano vrednost brezpapirnega poslovanja skozi izboljšave poslovnih procesov. Ukvarjanje z osnovami upravljanja z dokumenti, kot sta zajem in shranjevanje elektronske dokumentacije, tako zamenja razmišljanje o celoviti digitalizaciji delovnih postopkov.

Učinkovito brezpapirno poslovanje temelji na standardiziranih digitalnih postopkih
Uporaba dokumentnega sistema, ki temelji zgolj na shranjevanju in iskanju elektronskih dokumentov, ni dovolj, da bi uporabniki širše usvojili nov način dela in ga prevzeli kot pomembno izboljšavo. Po eni strani jim vsiljuje drugačen način izvajanja nalog, po drugi strani pa jim predstavlja dodatno delo. Shranjevanje dokumentov v dokumentni sistem je namreč lahko bistveno bolj zakomplicirano kot shranjevanje v računalnik ali v mape na skupnem mrežnem disku. Elektronski dokumenti morajo zato postati del postopka, kjer imajo uporabniki minimalno dela, hkrati pa vse poteka čim bolj avtomatizirano, s čim manj ročnih vnosov podatkov.

»Dokumentni sistem mora uporabnikom odnesti precej dela, da ga bodo sprejeli za svojega. Bistvena sprememba, ki jo prinaša zrel procesni dokumentni sistem je, da uporabnik nastopa kot odločevalec, ne pa kot vnašalec podatkov,« je razložil Janko Štefančič.

Za uspešen prehod na brezpapirno poslovanje morajo podjetja pričeti z digitalizacijo
delovnih postopkov. Zato pa je treba postopke najprej standardizirati. To v praksi pomeni, da bodo uporabniki ponavljali izvajanje naloge vedno na način, ki se je izkazal za najboljšega. Takšne postopke se nato spravi v digitalno obliko znotraj procesnega dokumentnega sistema, s čimer se doseže:
– večjo učinkovitost vodenja in obvladovanje odgovornosti;
– transparentno delegiranje in izvajanje nalog;
– poenostavitev in pohitritev postopkov;
– zmanjšanje možnosti za napake in večjo kakovost poslovanja;
– sprotno odkrivanje anomalij za pravočasno ukrepanje.

Prilagodljiv procesni sistem ob tem omogoča, da organizacije svoje postopke stalno izboljšujejo, s čimer postane eno ključnih orodij ne samo za ustvarjanje višje produktivnosti in zadovoljstva zaposlenih, ampak tudi za upravljanje poslovne odličnosti.

Postopnost zagotavlja boljšo implementacijo
Prehod na brezpapirno poslovanje ne pomeni postopnega uvajanja funkcij dokumentnega sistema. Gre za to, da se začne dokumenti sistem postopoma razširjati po posameznih poslovnih procesih. Prednost takega pristopa v primerjavi s hkratno, celovito uvedbo se pokaže predvsem v tem, da ne obremenjuje celotne organizacije, da podjetja sama ugotavljajo, katera so naslednja pomembna področja digitalizacije in da je zaradi pridobivanja izkušenj vsak nadaljnji projekt digitalizacije kakovostneje pripravljen, hitreje izveden in tudi cenejši. Se je pa pri takem pristopu treba vprašati, ali izbrani partner zagotavlja dovolj rešitev za čim širši poslovnih področij in ali ima sploh ustrezne kompetence in reference. Takšen partner podjetju navsezadnje omogoča tudi, da najprej digitalizira tista področja, kjer se pokaže največ poslovnih koristi in zato najlažje pridobi sponzorstvo vodstva ali da se najprej loti kakega enostavnejšega ali posebnega postopka, kar omogoča lažjo adaptacijo uporabnikov, hkrati pa služi kot poskusni projekti za celovito uvedbo brezpapirnega poslovanja.

Vas zanima, kako bi najlažje začnete z brezpapirnim poslovanjem?
Kontaktirajte prek e-poštnega naslova: prodaja@genis.si, ali po telefonu na številko: 04/25 19 300.