Službena oprema lahko ustvarja nepotrebne stroške pa tudi tudi tveganja, ki so povezana z njeno uporabo.

Podjetja zaposlenim dodeljujejo vse več opreme. To je moč občutiti predvsem pri uporabi IKT-tehnologij, kjer zaposleni dobijo v uporabo službene prenosne računalnike, pametne telefone in seveda vso licenčno programsko opremo, ki jo potrebujejo za izvajanje vsakodnevnih opravil. Velikokrat to opremo uporabljajo tudi doma oziroma jo jemljejo s seboj pri opravljanju delovnih nalog izven delovnega mesta ali na terenu.

Seznam službene opreme je iz dneva v dan daljši in bolj pisan, njegovo kompleksnost dodatno poveča še zahteve, kot je spremljanje lokacije opreme oziroma lastništva ter spremljanje pooblastil, ki jih imajo posamezniki pri uporabi določene opreme. Pooblastila so še posebej pomembna, ko gre za obvladovanje uporabniških pravic za posamezne poslovne programe ter s tem povezano delovanje znotraj poslovnih procesov, izvajanje delovnih nalog ter dostop do občutljivih podatkov.

Iz tega izhajajo tudi tveganja:

• podjetje nima nadzora nad obsegom opreme in storitev, ki jih kupuje ali najema;
• ni jasno, kdo je za katero opremo zadolžen oziroma kdo kaj uporablja – ob popisih se dogaja, da oprema manjka, velikokrat je problem vračanje opreme, ko zaposlenec preneha z delovnim razmerjem;
• v primeru licenčnin in naročnin lahko podjetje zaradi slabega pregleda nad dejansko uporabo plačuje preveč;
• ob prihodu novih zaposlenih podjetje nima pregleda nad razpoložljivo opremo in ustvarja nepotrebne stroške z novimi nakupi;
• pooblastila niso jasno opredeljena zato lahko prihaja do kršitev pri uporabi opreme in dostopu do podatkov.

Ena evidenca za vse IKT-vire

Genis je za obvladovanje službene IKT-opreme in seveda tudi drugih naprav oziroma sredstev ponudil poseben modul e-Viri, ki deluje v okviru procesnega dokumentnega sistema e-GenDoc. Ta modul organizacijam omogoča vzpostavitev pregleda nad dodeljevanjem službene opreme, še posebej računalniške strojne in programske opreme ter komunikacijskih naprav.

Z e-Viri organizacije spremljajo:

• posamezna opredmetena in neopredmetena sredstva: računalniki, telefoni, zunanje naprave – npr. zasloni, tipkovnice, miške, tiskalniki …, licenčni računalniški programi, naročnine na različne komunikacijske in digitalne storitve …;
• skrbništvo nad posameznimi viri in uporabniške vloge;
• načine uporabe;
• pooblastila za uporabo;
• povezave z drugimi viri (oprema, dokumenti, evidence …)
• vse spremembe v povezavi z določeno opremo (revizijska sledljivost).

Z uvedbo modula e-Viri se vzpostavi osrednjo evidenco vseh IKT-virov, kakor tudi ostalih sredstev in storitev, ki so pomembne za vaše poslovanje. Tako izboljšate vodenje in upravljanje s službeno opremo, poenostavite usklajenost vodenja virov in sredstev z zakonodajo in zahtevami poslovanja ter lažje obvladujete stroške in tveganja.