V družbi BTC so za digitalizacijo priprave pogodb uvedli procesni dokumentni sistem Genis e-GenDoc z moduloma za upravljanje krogotoka priprave pogodb e-Procesi in za vodenje registra pogodb e-Pogodbe.

“Glavni namen uvedbe oddaljenega digitalnega podpisovanja je bil, da poskušamo zadržati pravne dokumente v izvorni digitalni obliki skozi celoten krogotok, od priprave do podpisovanja in hrambe,” je pojasnil Matej Bregar, direktor enote za IT in digitalizacijo poslovanja v BTC.

V družbi, kjer letno sklenejo več kot 3.000 pogodb ter več tisoč aneksov, so se želeli izogniti tiskanju in pošiljanju papirnih pogodb za podpisovanje. Kot pravi Bregar, se pri klasičnem procesu digitalno pripravljeni pogodbeni dokumenti v fazi podpisovanja še vedno tiskajo. To v nadaljevanju povzroča zamude in stroške pri pošiljanju ter nato pri zbiranju in ponovni digitalizaciji prejetih papirnih dokumentov za shranjevanje v elektronskem registru.

“Z uvedbo digitalnega podpisovanja smo zaprli problem izdelave papirnih kopij. Seveda bomo za svečane trenutke še vedno omogočali ročno podpisovanje. Ostalih več kot 99 odstotkov dokumentov pa hočemo čim bolj optimalno speljati skozi proces, v skladu z zakonodajo in z utečenimi normami medorganizacijskega poslovanja,” je dejal Bregar.

V družbi BTC so s prehodom na oddaljeno digitalno podpisovanje pridobili večjo preglednost ter občutno skrajšali čas priprave pogodbe, od usklajevanja in potrjevanja do aktivacije pogodbe. Slednje se še posebej izkaže v primeru masovnega pošiljanja aneksov, ko lahko naenkrat v podpis pošljejo dokumente tudi do 800 uporabnikom.