Možnost poslovne rasti brez sorazmernega povečevanja števila zaposlenih je eden izmed najpomembnejših vodstvenih argumentov za uvedbo dokumentnega sistema.

Dokumentni sistem je učinkovito orodje za kompenzacijo naraščajočih potreb po delovni sili, še posebej v organizacijah, kjer rast poslovanja povzroča eksponentno rast administrativnih opravil. Mimogrede, tudi v drugih poslovnih okoljih brez pospešene poslovne rasti se obseg dokumentacije in z njo povezanih delovnih nalog iz leta v leto samo povečuje že zaradi vse večjih administrativnih bremen, ki jih nalagajo zakonodaja, standardi ter kupci.

V številnih podjetjih se ob povečevanju obsega poslovanja najprej pojavijo ozka grla pri administrativnih postopkih. Več strank pomeni več pogodb, več naročil, več računov, več projektne dokumentacije, več zahtevkov in več poročanja. Brez ustrezne digitalne podpore organizacija pogosto rešuje težavo z dodatnim zaposlovanjem – predvsem referentov v strokovnih službah.

Dokumentni sistem lahko ta vzorec precej premeša in spremeni v korist organizacije. Namesto da bi podjetje za obvladovanje vse večjega obsega dela zaposlovalo nove ljudi, avtomatizira rutinska opravila in standardizira procese. S tem pripomore, da enako število zaposlenih obdela bistveno več dokumentov in nalog, kar zmanjša potrebo po zaposlovanju.

Večja produktivnost zaposlenih

Največji učinek dokumentnega sistema ni zmanjševanje števila zaposlenih, temveč povečanje njihove produktivnosti. Zaposleni porabijo manj časa za dejavnosti, ki kradejo čas in pridobijo več časa za naloge, s katerimi prispevajo k dodani vrednosti.

Že vrabci na strehi čivkajo o tem, da dokumentni sistem pospeši ali odpravi vrsto zamudnih nalog, na primer iskanje dokumentov, prepisovanje podatkov, usklajevanje po e-pošti, preverjanje statusov odobritev, arhiviranje dokumentacije ter pripravo gradiv za revizije in poročanje.

Če zaposleni zaradi digitalizacije dela z dokumenti pridobi le 30 minut produktivnega časa dnevno, to na letni ravni pomeni več kot 100 ur dodatne razpoložljivosti. Pri 100 zaposlenih govorimo o več kot 10.000 urah, kar je primerljivo z delom več polno zaposlenih sodelavcev.

Reševanje problemov zaradi pomanjkanja kadrov

Pomanjkanje usposobljenega kadra postaja eden največjih razvojnih izzivov podjetij. Dokumentni sistem omogoča, da organizacija ni več tako odvisna od povečevanja števila zaposlenih ampak lahko še bolj izkoristi njihovo znanje in pomnoži sinergijo.

To je posebej pomembno pri strokovnih nalogah v podpornih službah, kot je finančno računovodstvo, kadri, pravna služba, nabava, vodenje projektov in tajništvo. Na teh področjih pogosto ni težava pomanjkanje dela, temveč pomanjkanje ljudi, ki bi ga lahko kompetentno opravili. Urejeni in standardizirani procesi ob avtomatizaciji na osnovi vgrajenih pravil pomagajo pri opolnomočenju zaposlenih in dajejo odgovor na strukturne kadrovske primanjkljaje.

Hitrejše vključevanje novih zaposlenih

Rast podjetja običajno prinaša tudi nove zaposlitve. Dokumentni sistem skrajša čas uvajanja novih sodelavcev, saj so postopki standardizirani, dokumentacija centralizirana, delovni tokovi pa jasno določeni.

Znanje ni več samo v glavah in razpršeno med posamezniki, temveč postane del organizacije. To pripomore k zmanjšanju odvisnosti od ključnih zaposlenih in hitrejšo rast poslovanja.

Podpora širitvi na nove trge

Ko podjetje odpira nove poslovne enote, prevzema druga podjetja ali vstopa na nove trge, se količina dokumentacije in zahtev po skladnosti hitro poveča.

Dokumentni sistem pri tem vzpostavlja:

• enotne procese na vseh lokacijah,
• centralno upravljanje dokumentacije,
• osrednji nadzor in sledljivost,
• standardizacijo poslovanja,
• lažje zagotavljanje skladnosti z lokalnimi predpisi,
• učinkovito sodelovanje med razpršenimi ekipami.

Takšno poenotenje poslovanja ob ohranjanju posebnosti kulture in lokalnih posebnosti podjetjem omogoča, da istočasno obvladujejo administrativne stroške, ohranijo kakovostno delovno klimo in zagotovijo učinkovito vodenje.

Od stroška k vzvodu rasti

Tradicionalno so podjetja rast podpirala predvsem z novimi zaposlitvami. Danes pa je zaradi pomanjkanja kadrov in naraščajočih stroškov dela vse pomembneje, da rast temelji na produktivnosti in avtomatizaciji.

Sodobni dokumentni sistem, kot je Genis e-GenDoc, zato ni več zgolj rešitev za elektronsko hrambo in izmenjavo dokumentov. Je platforma, ki podjetju omogoča, da obvladuje večji obseg poslovanja, hitreje uvaja nove procese, inovira poslovne modele ter zmanjšuje potrebo po administrativnem delu in stroških.