Digitalizacija ni samo opustitev papirnih dokumentov ampak celovito digitalno in avtomatizirano izvajanje delovnih postopkov, ki zahtevata neprekinjen pretok procesov, podatkov in informacij.

Po več kot dveh desetletjih prehajanja na digitalen način dela vsi vemo, da digitalizacija ni zgolj preskok s papirja na zaslone. Pomeni preoblikovanje načinov dela, kjer povezave med informacijskimi sistemi predstavljajo hrbtenico novega načina poslovanja. Integracija aplikacij omogoči, da podatki tečejo nemoteno med sistemi, s čimer postanejo procesi hitrejši, bolj zanesljivi in pregledni. S tega zornega kota prav integracija aplikacij digitalizacijo v resnici omogoča.

Čeprav se začetni stroški pogosto zdijo visoki, pravilno načrtana integracija hitro zniža operativne stroške, zmanjša napake in poveča donosnost naložbe. Resda integracija aplikacij lahko predstavlja 30 odstotkov ali celo več naložbe v programsko opremo, vendar se povrne že kratkoročno.

Integracija kot sopomenka za avtomatizacijo

V iskanju izboljšav, inovacij in optimizacije podjetja zasledujejo avtomatizacijo kot sveti gral. Vendar avtomatizacija postane realnost šele, ko sistemi medsebojno komunicirajo. Na primer pri obvladovanju prejetih računov integriran sistem za upravljanje dokumentov skupaj z rešitvami za izmenjavo elektronskih računov ter umetno-inteligenčnim zajemom podatkov ali optičnim prepoznavanjem znakov skrajša čas obdelave, zmanjša ročne vnose in odpravi ozka grla. Rešitev e-Računi v dokumentnem sistemu Genis eGenDoc je zraven tega povezana še s šifrantom podatkov v sistemu ERP, na osnovi katerih krmili delovni tok in izvaja razdelitve, predloge knjižb in podobno. Na koncu procesa potrjevanja računov prav integracija poskrbi, da računovodji v sistemu ERP ni več treba ročno pripravljati knjižb ampak se vsi podatki, vključno s predlogom temeljnice prenesejo iz dokumentnega sistema.  Na tak način dokumentni sistem ne ostane zgolj shramba dokumentov, temveč postane aktivno jedro poslovnih tokov.

Vsak proces terja svoje integracije

V integriranem in modularnem dokumentnem sistemu Genis eGenDoc omenjeni modul e-Računi omogoča neposreden sprejem, obdelavo in knjiženje računov in to ob vgrajenih kontrolah. To zmanjšuje napake in pospešuje knjiženje ter poravnavanje obveznosti do dobaviteljev.

Seveda pa je vsak proces oziroma namenski modul posebej povezan z ustreznimi zunanjimi aplikacijami, storitvami in podatkovnimi viri.

Modul e-Pogodbe je recimo integriran z oddaljenim elektronskim podpisovanjem ter po potrebi z različnimi zbirkami podatkov in sistemi, kot je sistem CRM, elektronsko trgovanje in podobno. S tem je podprt in avtomatiziran celoten življenjski cikel, od priprave do podpisa in vročanja pogodbe, kar zmanjšuje tveganja in skrbi za skladnost.

Za proces nabavljanja pa so ključne integracije nabavnih zmožnosti sistema ERP, namenskega nabavnega sistema, katalogov dobaviteljev in storitev e-izmenjave z modulom e-Naročila. Slednji tako poenostavi, digitalizira in avtomatizira delovne tokove obvladovanja nabavnih zahtevkov in zagotovi, da so nabavni zahtevki skupaj s ponudbami in dobavnicami dosledno povezani s prejetimi računi.

Po drugi strani pa modul e-OrgDok, ki skrbi za upravljanje tehnične in organizacijske dokumentacije, omogoča povezovanje z različnimi zunanjimi viri dokumentov. Organizacija s takšno rešitvijo vzpostavi osrednje obvladovanje tovrstne dokumentacije, od obrazcev, tehničnih risb, specifikacij izdelkov in vzdrževalne dokumentacije do upravljanja sistemov kakovosti, pravilnikov in navodil za delo.

Integracija ima svojo ceno – kako jo upravičite?

V Genisu vam pomagamo, da izluščite procese z največjimi stroški ročne obdelave — pri večini organizacij so to prejeti računi, pogodbe in nabavni zahtevki. Pri tem lahko izvedete merjenje trenutnega stanja (čas obdelave, napake, zamude pri plačilih, …) in rezultate primerjate s pričakovanimi rezultati uvedbe sistema in integracij. Smiselno je, da uvajanje izvajate postopoma. Najprej povežite jedrne sisteme, šele nato dodajajte analitiko, umetno inteligenco in podobno. Skupaj z vašim IT-oddelkom in dobavitelji programske opreme določite načine integracij, ki so dolgoročno vzdržni, ki zmanjšajo prihodnje stroške integracij in omogočajo enostavno širitev.

Integracija ni razkošje, temveč pogoj za celovito digitalizacijo. Z rešitvami, kot so e-Računi, e-Pogodbe, e-Naročila in e-OrgDok, lahko organizacije hitro pridobijo merljive koristi: hitrejše procese, manj napak, boljšo skladnost in večjo agilnost. Vse to ob brezšivnem sobivanju z ostalimi informacijskimi sistemi v podjetju zagotavlja uresničitev vaše digitalne strategije.